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Wütende Kollegen: 4 Tipps wie Sie souverän reagieren und kommunizieren

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Es gibt die rationalen, die zurückhaltenden und die emotionalen, temperamentvollen Typen im Büro. Bei Letzteren kann es schon einmal passieren, dass ein Gespräch aus dem Ruder läuft, zum Beispiel, weil ein Mitarbeiter mit der Anweisung, die Sie im Namen Ihres Chefs weitergeben, nicht einverstanden ist.

Jetzt kommt es darauf an, dass Sie souverän reagieren und sich das Gespräch nicht aus der Hand nehmen lassen.

Tipp 1: Bitten Sie Ihr Gegenüber, die Aussage zu wiederholen

Bleiben Sie ruhig, wenn Ihr Gesprächspartner sich im Ton vergreift, und fordern Sie ihn auf, seinen letzten Satz noch einmal zu wiederholen.

Beispiel:
„Ich habe Ihre letzte Aussage nicht richtig gehört. Können Sie die bitte noch einmal wiederholen?“
Sehr wahrscheinlich wird der Mitarbeiter jetzt kurz innehalten und die Aussage in abgemilderter Form wiedergeben, weil er selbst gemerkt hat, dass er sich danebenbenommen hat. Damit haben Sie Ihr Ziel erreicht und das Gespräch wieder in ruhigere Bahnen gelenkt.

Tipp 2: Schweigen Sie demonstrativ

Lassen Sie sich nicht provozieren, auch wenn Ihr Gegenüber den unpassenden Ton beibehält. Erwidern Sie für mindestens zehn Sekunden gar nichts und lassen Sie das Schweigen zwischen sich wirken. Halten Sie trotzdem Blickkontakt. Spätestens jetzt werden die meisten Widersacher ihren Fehler einsehen und versuchen einzulenken: „Ich wollte damit nur sagen …“ Gehen Sie nicht weiter auf die vorher aggressive Aussage ein, sondern fahren Sie ruhig und sachlich im Gespräch fort.

Tipp 3: Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, Dampf abzulassen

Gehen Sie auf seine Gemütslage ein und reden Sie nicht mehr über die Sache, sondern über das Gespräch und dessen Thema selbst.

Beispiel:
„Unser Gespräch ist im Moment sehr angespannt. Ich sehe, Sie sind richtig geladen.“
Jetzt kann der Mitarbeiter seine Wut ausdrücken. Hören Sie sich an, was ihn so aufwühlt – Voraussetzung: Der Mitarbeiter äußert seine negativen Gefühle in angemessener Form und beleidigt Sie nicht persönlich.

Tipp 4: Beenden Sie das Gespräch

Wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Gesprächspartner rede sich immer mehr in Rage und höre nicht damit auf, Sie anzugreifen, dann ziehen Sie am besten die Notbremse. Lassen Sie sich auf keinen Fall auf ein aggressives Wortgefecht ein.

Geschäftsessen souverän meistern – so sprechen Sie Restaurantmitarbeiter korrekt an

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Ist Ihnen das schon passiert? Sie begleiten Ihren Chef zu einem Geschäftsessen. Sie sehen, dass die Wasserflasche auf dem Tisch leer ist, und möchten bestellen. Aber wie machen Sie die Dame oder den Herrn im Service auf sich aufmerksam? Wie sprechen Sie ihn oder sie richtig an?

Die korrekten modernen Berufsbezeichnungen bieten sich dafür leider nicht an: „Frau Restaurantfachfrau, ich möchte bitte noch eine Flasche Wasser bestellen“ oder „Herr Restaurantfachmann, bitte bringen Sie uns noch eine Flasche Mineralwasser“ sind wenig empfehlenswerte Sprach-Ungetüme.

Das „Fräulein“ ist out

„Herr Ober“ ist zwar als Berufsbezeichnung falsch, wird aber nach wie vor verwendet. Es klingt höflich und respektvoll. Das trifft auf das „Fräulein“ nicht zu. Außerdem ist diese Anrede in Deutschland völlig out, muss also auch im Restaurant verschwinden.

Deshalb ist die moderne Empfehlung: Sprechen Sie überall dort, wo es mithilfe eines Namensschilds möglich ist, Restaurantfachkräfte mit ihrem Namen an. Manchmal wird die amerikanische Sitte praktiziert, dass sich Restaurantfachleute mit dem Namen vorstellen. Sollte dies nicht geschehen, fragen Sie: „Wie darf ich Sie anreden?“ oder „Verraten Sie mir doch Ihren Namen, damit ich weiß, wie ich Sie ansprechen kann“.

Der Redaktions-Tipp: Kennen Sie den Namen des Obers oder des „Fräuleins“ nicht, machen Sie durch ein dezentes Handzeichen auf sich aufmerksam. Vorbeieilende Servicekräfte, die keinen Blickkontakt aufnehmen, können Sie mit einem „Entschuldigen Sie bitte“ auf sich aufmerksam machen.

Wenn Sie länger „auf dem Trockenen sitzen“, sollten Sie sich selbst und Ihren Gästen zuliebe die Initiative ergreifen, aktiv einen Ansprechpartner suchen und diesen bitten, zum Tisch zu kommen und weitere Bestellungen aufzunehmen.

So optimieren Sie das Besprechungsmanagement mit einer Top-Agenda

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Sie und Ihr Chef können ein Lied davon singen: Ein Meeting jagt das nächste. Die meisten beginnen verspätet und werden dann noch überzogen. Das muss nicht sein.

Es sollte zu jeder offiziellen Besprechung eine Agenda verschickt werden, um Ausschweifungen, die nicht zum Thema gehören, zu vermeiden und so die Effektivität zu erhöhen.

Der Redaktions-Tipp: Bevor Sie die Agenda versenden, fordern Sie die Sitzungsteilnehmer auf, bis zu einem gegebenen Termin vor der Besprechung die gewünschten Tagesordnungspunkte anzugeben. Bitten Sie sie um eine Zeitangabe, wie lange sie für den Punkt veranschlagen.

Alle zum angegebenen Zeitpunkt vorliegenden Tagesordnungspunkte werden mit Zeitangabe in die Agenda aufgenommen. So können Sie das Ende der Sitzung leichter bestimmen.

So könnte Ihr Anschreiben/Ihre E-Mail an die Sitzungsteilnehmer aussehen:

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

damit ich den vereinbarten Termin „Thema Projekt xy“ am 20. November optimal für Sie vorbereiten kann, schicken Sie mir bitte bis zum 15. November Ihre Wünsche für die Tagesordnung. Geben Sie bitte an, wie viel Zeit Sie für den jeweiligen Punkt veranschlagen.

Tagesordnungspunkte, die nach dem 15. November eingehen, können nicht mehr berücksichtigt werden.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Martina Meier

Martina Meier
Sekretariat Dr. Schröder
Sinnvoller Aufbau der Agenda Da alle Teilnehmer von dem vereinbarten Termin wissen, reicht es, wenn Sie die Agenda circa vier Tage vor der Besprechung versenden. Für größere Konferenzen ist natürlich ein längerer Vorlauf erforderlich, da die Agenda in der Regel gleichzeitig die Einladung ist.

Ihre Agenda sollte folgende Punkte enthalten:

  1. Ort
  2. Datum
  3. Beginn. Ort, Datum mit Wochentag und Beginn sind selbstverständliche Angaben.
  4. Ende der Besprechung. Geben Sie immer an, wann die Besprechung voraussichtlich endet, damit sich alle Teilnehmer darauf einstellen können.
  5. Tagesordnungspunkte – mit Angabe des Namens des jeweililigen Vortragenden/Mitarbeiters.
  6. Besprechungsdauer des jeweiligen Punktes
  7. Ziel. Die Angabe des Ziels findet man selten bis gar nicht auf einer Agenda. Vielmehr sind Dinge zu lesen wie „Durchsprache des Ablaufs von Projekt xy“.
    Es wäre sinnvoller zu ergänzen: „Durchsprache der Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei Projekten – gewünschte Einsparung 15 Prozent der verursachten Kosten.“
    So können sich alle Teilnehmer viel besser auf das Thema vorbereiten, eventuell Unterlagen bereitstellen und fangen nicht erst bei Beginn der Sitzung „mit dem Denken“ an.
  8. Name des Moderators. Der Einladende ist in der Regel der Moderator. Er sorgt für einen effizienten Ablauf der Besprechung.
  9. Namen der Teilnehmer. Oft fragen Chefs nach, wer zu der Besprechung kommen wird.

Verschiedenes – was soll das sein?

Sehr beliebt: der Punkt „Verschiedenes“. Darauf kann sich niemand vorbereiten, da niemand weiß, was sich dahinter verbirgt. Streichen Sie diesen Punkt ersatzlos von der Tagesordnung.

Achtung, vermeiden Sie diese Denglisch-Sünden!

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Ihre Korrespondenz ist das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Und genau deshalb sollten Sie darauf achten, welche Wörter Sie in Ihrer Korrespondenz verwenden: Da kommt es schon mal vor, dass Sie solche Sätze lesen: „Wir mussten das Meeting canceln.“ – „Bitte briefen Sie uns.“ – „Der Prospekt wird gerade noch gelayoutet.“

Wenn Sie bei Ihren Korrespondenzschreiben auf englische Begriffe zurückgreifen wollen, müssen Sie sich immer die Frage stellen, ob diese tatsächlich zur deutschen Sprache gehören und von jedermann richtig verstanden werden. Oder ob es sich lediglich um Begriffe handelt, die dazu dienen sollen, moderner und internationaler zu wirken.

Aber „briefen“, „canceln“ oder „gelayoutet“, wobei die richtige Schreibweise nicht immer klar ist, gehören nicht zur deutschen Sprache und somit nicht in Ihre E-Mails oder Briefe.

Verwenden Sie diese alternativen deutschen Formulierungen:

  • Wir müssen die Besprechung/das Meeting absagen.
  • Bitte informieren Sie uns kurz über den aktuellen Stand.
  • Der Text wird gerade noch in das Prospekt-Layout eingearbeitet.

Falsche Verwendung von englischen Begriffen

Ein häufiges Problem bei der Übernahme von englischen Begrifflichkeiten in die deutsche Sprache besteht darin, dass sie falsch sind und eine andere Bedeutung haben. Typisches Beispiel ist die Angabe der Uhrzeit.

Beispiel:
Die Veranstaltung beginnt um 19 h.

„h“ steht für hours, stammt also aus dem Englischen und heißt „Stunden“. Die Veranstaltung beginnt also um 19 Stunden. „19 h“ ist also nur vermeintlich Englisch, denn diese Schreibweise gibt es im Englischen nicht. Korrekt wäre: Die Veranstaltung beginnt um 7 p.m. Doch das will keiner schreiben.

Mehrsprachige Grußformeln

Mit besten Grüßen/Best regards – mehrsprachige Grußformeln unter E-Mails nehmen zu, sind aber unnötig und stillos. Warum schreibt man eine deutsche E-Mail und beendet diese mit einem zweisprachigen Gruß? Darauf gibt es keine Antwort. Wir sind der Ansicht, dass es unhöflich ist.

Deshalb: Unter einer deutschsprachigen E-Mail steht ein deutscher Gruß – ausschließlich.

Die 12 wichtigsten Regeln im Großraumbüro – die Sie mit Ihren Kollegen absprechen und vereinbaren sollten

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Vielleicht kennen Sie das Phänomen, dass Ihnen nichts mehr so recht gelingt, wenn Ihnen jemand dabei auf die Finger sieht, es laut ist, ein ständiges Umtreiben Sie umgibt: Willkommen in vielen Großraumbüros! Hier kann dieses Gefühl den ganzen Tag anhalten.

Verschaffen Sie sich und Ihren Kolleginnen und Kollegen eine angenehme Atmosphäre, um in Ruhe Ihre gewohnte Leistung zu erbringen. Die folgenden Vorschläge helfen Ihnen dabei, ein für Ihr Büro passendes Regelwerk aufzustellen.
  1. Vermeiden Sie unnötigen Lärm durch laute Zurufe – vereinbaren Sie besser feste Gesprächszeiten in den Besprechungsräumen oder kommunizieren Sie per E-Mail.
  2. Ersetzen Sie unternehmensinterne Telefonate so oft wie möglich durch E-Mails. Wenn sich Telefonate nicht vermeiden lassen, bereiten Sie sie gründlich vor, damit kein Nachtelefonieren notwendig wird.
  3. Werden Sie nicht zum Büronomaden; durch Wanderungen zwischen den Arbeitsplätzen stören Sie die Konzentration Ihrer Kollegen. Nutzen Sie unbedingt die vorgegebenen Wege im Büro.
  4. Bereiten Sie sich auf Besprechungen sorgfältig vor, indem Sie alle zu klärenden Fragen aufschreiben. Fassen Sie am Ende der Besprechung alle Punkte noch einmal kurz zusammen. Sie vermeiden so unnötiges Nachfragen.
  5. Schalten Sie Ihr privates Handy auf Vibrationsalarm und verzichten Sie auf individuelle Klingeltöne, egal, wie „lustig“ diese sind.
  6. Schalten Sie die akustische E-Mail-Benachrichtigung an Ihrem Computer ab. Sie werden eingehende E-Mails sicher nicht übersehen.
  7. Führen Sie Besprechungen und Kundengespräche immer in den dafür vorgesehenen Besprechungsräumen durch – nicht an Ihrem Schreibtisch oder an dem eines Kollegen.
  8. Vermeiden Sie Zugluft: Ihre Kollegen schätzen zwar frische Luft, nicht aber die Jagd nach davonfliegenden Unterlagen oder Erkältungen und verspannte Nacken.
  9. Hauen Sie bitte nur im übertragenen Sinn „in die Tasten“, nicht im wörtlichen. Lautes Hämmern auf der Tastatur ist nicht beeindruckend, sondern extrem störend für die Kollegen.
  10. Sprechen Sie nicht vor sich hin. Lautes Denken lenkt die anderen von der Arbeit ab.
  11. Respektieren Sie die Privatsphäre am Arbeitsplatz Ihrer Kollegen. Der Schreibtisch eines Kollegen ist für Sie Tabuzone, wenn Sie einen Stift, Papier oder Sonstiges benötigen. Bedienen Sie sich also bitte nicht aus dessen Schublade, sondern füllen Sie Ihre Bestände aus dem Schrank mit dem Büromaterial auf. Sie wissen selbst, wie ärgerlich es ist, wenn von Ihrem Schreibtisch Gegenstände verschwunden sind.
  12. Nähern Sie sich einem Kollegen immer von vorn. Es ist nicht nur unhöflich, sich von hinten zu nähern, sondern schafft auch Verunsicherung und verstärkt bei den Kollegen das Gefühl, beobachtet zu werden. Zudem möchte nicht jeder Kollege, dass andere freie Sicht auf seinen Bildschirm haben. Wenn Sie sich von vorn nähern, geben Sie ihm die Möglichkeit, den Bildschirminhalt auszublenden oder vertrauliche Unterlagen auf dem Schreibtisch zur Seite zu legen

Sitzordnung: Diese Grundregeln sind wichtig

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In kleinen Kreisen setzt sich jeder, wohin er will. Höflich ist es nach wie vor, dem ranghöchsten Gast die erste Platzwahl zu überlassen. Bei offiziellen Anlässen ist der Ehrenplatz rechts vom Gastgeber, ein weiterer Ehrenplatz links von ihm. Je niedriger der Rang des Gastes, desto weiter ist dessen Platz vom Gastgeber entfernt. Das gilt für geschäftliche und private Treffen gleichermaßen.

Müssen Sie als Sekretärin für einen offiziellen Anlass eine Sitzordnung aufstellen, dann beachten Sie Folgendes:

  • Damen und ausländische Gäste sollten niemals am Ende einer Tafel sitzen. Das gilt als unhöflich.
  • Platzieren Sie die Teilnehmer in jeder Hinsicht ausgewogen: Die Gäste sollten im Hinblick auf ihr Geschlecht und ihr Temperament gut verteilt sein. Platzieren Sie temperamentvolle Personen so, dass sie sich nicht gegenseitig in die Quere kommen. Setzen Sie Menschen zusammen, die gemeinsame Interessen und Gesprächsthemen haben.
  • Sind Partner/Ehepartner eingeladen, müssen diese nicht mehr auseinandergesetzt werden. Daraus ist eine Kann-Bestimmung geworden.
  • Begleitpersonen haben immer denselben Rang wie der eingeladene Gast.
  • Runde Tische sind besonders gut geeignet, da es keine unbeliebten Außenplätze gibt.
  • Vermeiden Sie es, Tische zu nummerieren, denn dadurch entsteht eine Wertung. Geben Sie den Tischen besser Künstler- oder Blumennamen, zum Beispiel „Mozart-Tisch“, „Rosen-Tisch“.

Der Redaktions-Tipp: Wenn ein Gast kurzfristig absagt

Der Ärger ist groß, wenn die Sitzordnung nach stundenlanger Arbeit endlich steht, aber wieder umgestoßen werden muss, weil Sie wenige Stunden vor der Veranstaltung spontane Absagen erhalten. Bewahren Sie die Nerven und prüfen Sie: Ist es möglich, dass alle einen Platz aufrücken, sodass ein Außenplatz leer bleibt? Können die Stühle etwas lockerer gestellt werden, um die Lücke zu schließen? Ist dies nicht möglich, muss der Platz notfalls frei bleiben. Für die Sitznachbarn ist die Kommunikation dadurch natürlich eingeschränkt. Ihr Chef oder Sie sollten den Betroffenen die Situation erklären und Ihr Bedauern äußern, um Ärger zu vermeiden.

Mit diesen vier Tipps schaffen Sie sich 2016 mehr Freiräume

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Die Vielfalt der Aufgaben im Berufsleben nimmt zu, und aufgrund der zunehmenden Kommunikationsgeschwindigkeit erhöht sich automatisch der Arbeitsdruck. Das bekommen Sie als Assistentin und Sekretärin besonders zu spüren.

Deshalb ist der Beginn des neuen Jahres der optimale Zeitpunkt, einen prüfenden Blick auf Ihr Zeitmanagement zu werfen.

Tipp 1: So vertreiben Sie Ihre Zeitdiebe

Klar, einen Arbeitstag ohne Unterbrechungen gibt es für Sie als Assistentin oder Sekretärin nicht. Das müssen Sie akzeptieren.

Sehr viele Unterbrechungen sind unvermeidlich, zum Beispiel wenn Ihr Chef etwas von Ihnen braucht oder dann, wenn das Telefon läutet.

Aber in einigen Bereichen können Sie Störungen reduzieren, etwa dann, wenn immer wieder Kollegen oder Mitarbeiter bei Ihnen vorbeikommen, um einen kleinen Plausch zu halten oder Sie um eine Gefälligkeit zu bitten.

Deshalb: Halten Sie Ihre Unterbrechungen über eine Arbeitswoche hinweg schriftlich fest. Notieren Sie,
  • wer Sie häufiger unterbricht,
  • zu welcher Zeit Sie gestört werden,
  • wie lange diese Störung dauert,
  • warum Sie gestört werden (ist die Unterbrechung begründet oder nicht?).
Analysieren Sie dann genau, welche Störungen unumgänglich waren und welche Sie hätten vermeiden können. Wenn Sie zum Beispiel immer wieder durch Fragen von Kollegen unterbrochen werden, können Sie Folgendes vorschlagen: Bitten Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter, ihre Anliegen, die für Sie nicht unbedingt Dringlichkeitsstufe I haben, zu sammeln.

Diese sprechen Sie dann regelmäßig zu einer bestimmten Zeit in einem Arbeitsblock durch. Damit reduzieren Sie unnötige spontane Unterbrechungen und geben gleichzeitig das Signal, dass Ihre Zeit sehr begrenzt sei. Das erhöht auch bei netten Plauderern die Hemmschwelle, Sie länger als nötig von der Arbeit abzuhalten.

Verkürzen Sie Ihre Telefongespräche. Notieren Sie sich, bevor Sie jemanden anrufen, die Themen, die Sie besprechen wollen.

„Smalltalken“ Sie gezielt. Ein kurzes Gespräch, ein paar freundliche Worte hier und da – das ist sehr wichtig für ein gutes Teamklima. Achten Sie darauf, dass die Unterhaltungen nicht zu lange dauern und zu Zeitdieben werden.

Tipp 2: Setzen Sie sich kurz-, mittel- und langfristige Ziele

Wenn Sie Ihre Zeit professionell managen wollen, ist es unbedingt notwendig, dass Sie sich selbst Ziele setzen: kurzfristige, mittelfristige und auch langfristige. Beispiele:

Kurzfristig: Ich gebe die fertige XY-Statistik am Freitag, 22.1. um 14:00 Uhr ab.

Mittelfristig: Die Eventplanung für das Jahr 2017 lege ich am 30. März 2016 vor.

Langfristig: Ende 2018 habe ich meine Ausbildung zur Management-Assistentin abgeschlossen.

Die meisten Ihrer Arbeitsziele orientieren sich natürlich auch an der Zielplanung Ihres Chefs. Deshalb ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Chef in regelmäßigen Abständen darüber sprechen, wohin die Reise geht.

Konzentrieren Sie sich also immer auf die Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, und nie nur auf die anstehenden Aktivitäten, die im Moment auf Sie einstürzen. Stellen Sie sich deshalb vor jeder Aktivität diese Frage: Bringt es mich meinen Zielen ein Stück näher?

Tipp 3: Planen Sie Ihren Tagesablauf konsequent?

Sich diese Frage zu stellen ist deshalb wichtig, weil Sie dann nicht nur (passiv) reagieren, sondern (aktiv) agieren können. Sicher werden Sie immer wieder von Unvorhersehbarem überrascht werden.

Wichtig ist nur, dass Sie so viel Zeit wie möglich für die Aufgaben einplanen, die Sie Ihren Zielen näherbringen. Neben Tagesplänen sind Wochenpläne sehr nützlich. Wenn Sie am Montagmorgen 30 Minuten in Ihre Wochenplanung investieren, sparen Sie erfahrungsgemäß jeden Tag eine Stunde Zeit, denn so starten Sie mit einem Korb voller Aufgaben, die Ihnen noch frisch im Kopf sind, in die Woche. Wenn man das freitags macht, verpufft die Wirkung übers Wochenende.

So planen Sie erfolgreich:

Fragen Sie nach
  • den Ergebnissen (Wo liegen meine Ziele, was will ich erreichen?)
  • den Aktivitäten (Was muss ich tun, um diese Ergebnisse zu erzielen?)
  • den Prioritäten (Welche Dinge sind am wichtigsten? Was muss zuallererst erledigt werden?)
  • dem Zeitbedarf (Wie viel Zeit brauche ich voraussichtlich für jede Aktivität?)
  • der Flexibilität/dem Zeitpuffer (Wie viel Zeit muss ich für unvorhergesehene Dinge einplanen, die ich nicht beeinflussen kann?)

Tipp 4: So erledigen Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten

Wenn Sie sich konsequent fragen, welche Aufgaben Sie Ihren Zielen näherbringen, dann sind Sie bereits auf dem besten Weg zum prioritätenorientierten Arbeiten. Daneben gibt es aber noch die dringlichen Aufgaben – diejenigen, die zwar Zeitdruck auf Sie ausüben, aber nicht unbedingt wichtig sind. Unterscheiden Sie trotzdem immer das Wichtige vom Dringlichen.

Das heißt: Bauen Sie in Ihren Tagesablauf so viel Zeit wie möglich für das Wesentliche ein und sortieren Sie nach vier Kategorien:
  • Wichtig und dringlich: Sofort tun.
  • Wichtig, aber nicht dringlich: Termin dafür einplanen oder delegieren.
  • Dringlich, aber nicht wichtig: Delegieren, reduzieren oder eliminieren.
  • Weder dringlich noch wichtig: Papierkorb.

Resturlaub aus dem Jahr 2015 – das sollten Sie wissen

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Sie haben noch Urlaub aus dem Jahr 2015? Dann sind hier einige wichtige Punkte, die Sie dazu kennen sollten: Grundsätzlich gibt der Gesetzgeber vor, dass der Erholungsurlaub immer im laufenden Jahr genommen werden muss, ansonsten verfällt er (§ 7 III 1 BUrlG = Bundesurlaubsgesetz).

Nur unter ganz bestimmten Bedingungen können Sie Ihren Resturlaub in das Jahr 2016 übertragen, dann, wenn dies aus betrieblichen oder persönlichen Gründen erforderlich ist (§ 7 III 2 BUrlG).

Beispiel:
Sie konnten Ihren Urlaub nicht antreten, weil eine Kollegin für einen längeren Zeitraum erkrankt ist und Sie die Vertretung übernehmen mussten. Dann konnten Sie Ihren Urlaub aus betriebsbedingten Gründen nicht nehmen. Oder Sie sind selbst erkrankt. Dann konnten Sie Ihren Jahresurlaub aus persönlichen Gründen nicht nehmen.
Nehmen Sie Ihren „übertragenen Urlaub“ bis zum 31. März 2016. Danach verfällt er (§ 7 III 3 BUrlG).

Beispiel:
Stefanie hat sich aus dem Kalenderjahr 2014 zehn Tage Resturlaub übertragen lassen. Weil sie krank wurde, kann sie erst am 30. März diesen Resturlaub beantragen.
Folge: In diesem Fall kann Michaela lediglich noch für den 31. März den Resturlaub beanspruchen. Bei den übrigen neun Tagen Resturlaub kann der Chef darauf verweisen, dass dieser Urlaub verfällt.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Werfen Sie zum Thema Urlaub aber zur Sicherheit auch einen Blick in Ihren Tarifvertrag. Der könnte vorsehen, dass der Urlaub erst am 30. Juni verfällt. Sie möchten die Urlaubstage ausbezahlt bekommen? Der Urlaub soll Ihrer Erholung dienen. Deshalb ist die Abgeltung eines Urlaubsanspruchs durch Zahlung von Geldbeträgen unwirksam, § 138 BGB. Das Bundesurlaubsgesetz sieht eine Auszahlung nur vor, wenn Sie das Unternehmen verlassen und deshalb Ihren Urlaubsanspruch nicht mehr einlösen können.

Wie Sie Spendenanfragen höflich, aber eindeutig ablehnen

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Nicht nur vor Weihnachten, aber dann besonders, erhalten Unternehmen Spendenanfragen.

Eine Bitte um eine Spende oder um Unterstützung abzulehnen fällt nicht leicht, schließlich möchten Sie höflich sein und niemanden verletzen.

Trotzdem – oder gerade deswegen – sollten Sie unangenehme Tatsachen klar und deutlich formulieren. Eine Absage ist noch bitterer für den Empfänger, wenn sie den Eindruck eines Standardbriefs erweckt.

So nicht:
Gern würden wir Ihrer Bitte um eine Spende nachkommen, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen, …

Das sagt die Redaktion dazu: Solche Briefe werden massenhaft verschickt und klingen belanglos und floskelig.

Dass da jemand „gern der Bitte nachgekommen wäre“, glaubt keiner.

Besser so:
So schwer es uns auch fällt: Diesmal ist es ein klares Nein.

Nennen Sie einen Grund für Ihre Absage

Es ist zwar nicht immer zwingend notwendig, einen Grund für Ihre Absage zu nennen, höflicher ist es jedoch allemal und verprellt den Bittenden nicht.

Außerdem präsentieren Sie Ihr Unternehmen auch mit einer Absage. Sie wollen schließlich weder einen Geschäftspartner verärgern noch die Motivation des Schreibers für sein Engagement dämpfen.

Gründe für eine Absage

  • Sie haben schon für eine andere Organisation gespendet.
  • Der Spendengrund widerstrebt Ihnen (zum Beispiel wegen eines politischen Hintergrunds).
  • Eine Vielzahl von Bitten wird an Sie herangetragen – eine Auswahl ist notwendig.
  • Ein lokaler Bezug ist nicht gegeben.
  • Das Budget ist erschöpft.

Heben Sie gemeinsame Interessen hervor

Jeder von uns kennt das von sich selbst: Wir gehen leichter mit einem Nein um, wenn unser Gegenüber mit uns auf einer Wellenlänge liegt. Wenn es möglich ist, nennen Sie gemeinsame Ziele, beispielsweise Kindern in Not zu helfen. Loben Sie das Engagement des Schreibenden – auch so wird die Absage etwas gemildert.

Müssen Sie auf alle Spendenanfragen antworten?

Wenn Sie dem Brief ansehen können, dass es sich dabei um ein Massenschreiben handelt, können Sie ihn im Papierkorb versenken: Sie müssen in diesem Fall nicht befürchten, dass Sie damit jemanden beleidigt oder gekränkt haben. Anders ist die Situation, wenn dieser Brief ganz bewusst an Sie oder Ihren Chef adressiert wurde. Wenn der Brief von einem Bekannten oder einer Stelle kommt, mit der Sie in irgendeiner Weise zusammenarbeiten, oder wenn die Bitte aus der Umgebung Ihres Firmenstandorts kommt, wird eine Reaktion von Ihnen erwartet. Nicht zu antworten wäre ein grober Fauxpas.

Musterbrief für eine Absage

Wenn wir könnten, wie wir wollen,

sehr geehrte Frau Horstmann,

wäre unser Spendenbudget mindestens doppelt so hoch wie jetzt. So müssen wir mit unseren Mitteln haushalten und haben vor wenigen Wochen entschieden, uns für die Flüchtlingshilfe in unserem Landkreis zu engagieren.

Deshalb heute leider ein „Nein“ an Sie, auch wenn wir sehr bedauern, dass wir Ihre Transporte Richtung Osten nicht unterstützen können.

Mit freundlichen Grüßen aus Berlin

SINUS GmbH & Co. KG

Sven Blumenthal
Geschäftsinhaber

 

Weihnachtsurlaub – denken Sie daran, Geschäftspartner rechtzeitig zu informieren

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Viele Unternehmen überbrücken die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr mit einem Betriebsurlaub. So ein Betriebsurlaub sollte sehr früh angekündigt werden.

Je nach Unternehmen kann der Zeitpunkt sehr unterschiedlich sein. Überlegen Sie sich genau, mit wie viel Vorlauf die Kunden die Information haben müssen. Wie lange dauern Produktions- und Lieferzeiten?

Bereits lange vor der offiziellen Mitteilung kann diese Information auf der Homepage des Unternehmens an hervorgehobener Stelle erscheinen. Ebenso sollten Sie sie als kurze Zusatzbemerkung im PS von Briefen oder E-Mails anfügen. Das könnte so aussehen:

Bitte merken Sie sich vor: Betriebsurlaub der Finkenwerke GmbH von Montag, 20. Dezember 20.., bis einschließlich Freitag, 7. Januar 20…

Was sollten Sie Ihren Kunden mitteilen?

Teilen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern selbstverständlich den Termin des Betriebsurlaubs mit, aber vermitteln Sie gleichzeitig,

  • bis wann Bestellungen bei Ihnen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub abgewickelt werden können;
  • ob es während des Betriebsurlaubs einen Notdienst für dringende Angelegenheiten gibt und wann und wie er zu erreichen ist;
  • bis wann Lieferungen erfolgen können – möglicherweise nach Absprache auch zu speziellen Zeiten während des Betriebsurlaubs;
  • bis wann Rechnungen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub bezahlt werden können;
  • ob nur einige Abteilungen von diesem Betriebsurlaub betroffen, andere aber zu erreichen sind.

Wichtigstes Ziel dieser Mitteilung ist, Klarheit zu schaffen, ohne dabei Hektik und Nervosität zu verbreiten. Es muss ganz selbstverständlich klingen. Sie sind eine gewisse Zeit nicht zu erreichen, aber es kann alles ohne Nachteile für den Kunden ganz souverän geregelt werden. Das ist die Botschaft.

Beachten Sie: Nennen Sie den ersten und letzten Urlaubstag! Also: Montag, 20. Dezember 20.., und Freitag, 7. Januar 20…

Brief oder E-Mail?

Immer häufiger wird in fast allen Situationen des Geschäftslebens diese Frage zugunsten einer E-Mail entschieden. Die Vorzüge liegen auf der Hand: schneller Versand, geringer Aufwand, keine Kosten. Ein Brief ist nur dann sinnvoll oder sogar unbedingt erforderlich, wenn Sie einen Kunden oder Zulieferer ganz „offiziell“ benachrichtigen müssen und gravierende Konsequenzen entstehen können, wenn diese Mitteilung nicht ankommt, beispielsweise wenn es dadurch zu längeren Lieferfristen kommt und Ihr Kunde wiederum seine Kunden nicht termingerecht beliefern kann.

Der Redaktions-Tipp: Verschicken Sie in einem solchen Fall Ihre Information als E-Postbrief – am besten als Einwurf-Einschreiben.

Schicken Sie Ihre E-Mail nicht nur an die allgemeine E-Mail-Adresse eines Unternehmens, sondern persönlich an jeden Mitarbeiter, mit dem Sie zu tun haben. Jeder Empfänger sollte eine Einzel-E-Mail erhalten, ohne die gesamte Liste der Angeschriebenen sehen zu können.

Muster-E-Mail für Ihre Urlaubsinformation

Betreff: Betriebsurlaub von Montag, 21. Dezember 20.., bis Freitag, 2. Januar 20..

Sehr geehrter Herr Wolf,

unsere Computer und Maschinen gehen in den Weihnachtsurlaub. Wir gönnen ihnen diese Pause. Wir haben uns solidarisch erklärt und schließen uns an.

Am Freitag, 18. Dezember 20.., stellen wir um 16 Uhr unsere Computer ab und unsere Maschinen stehen still.

Am Montag, 5. Januar 20.., werden wir dann unsere Computer und Maschinen um 8 Uhr wieder mobilisieren und mit frischen Kräften starten.

Während des Betriebsurlaubs bin ich nicht zu erreichen. Wir sollten daher schon rechtzeitig alle Termine abstimmen, um den Zeitplan für unser Indien-Projekt noch vor diesem Urlaub endgültig festzulegen. Ich wäre beruhigt und wir könnten beide das neue Jahr mit größerer Gelassenheit begrüßen.

Freundliche Grüße

Behringer GmbH & Co. KG

Wolfgang Behringer
Geschäftsführer

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