Die Vielfalt der Aufgaben im Berufsleben nimmt zu, und aufgrund der zunehmenden Kommunikationsgeschwindigkeit erhöht sich automatisch der Arbeitsdruck. Das bekommen Sie als Assistentin und Sekretärin besonders zu spüren.
Deshalb ist der Beginn des neuen Jahres der optimale Zeitpunkt, einen prüfenden Blick auf Ihr Zeitmanagement zu werfen.
Tipp 1: So vertreiben Sie Ihre Zeitdiebe
Klar, einen Arbeitstag ohne Unterbrechungen gibt es für Sie als Assistentin oder Sekretärin nicht. Das müssen Sie akzeptieren.
Sehr viele Unterbrechungen sind unvermeidlich, zum Beispiel wenn Ihr Chef etwas von Ihnen braucht oder dann, wenn das Telefon läutet.
Aber in einigen Bereichen können Sie Störungen reduzieren, etwa dann, wenn immer wieder Kollegen oder Mitarbeiter bei Ihnen vorbeikommen, um einen kleinen Plausch zu halten oder Sie um eine Gefälligkeit zu bitten.
Deshalb: Halten Sie Ihre Unterbrechungen über eine Arbeitswoche hinweg schriftlich fest. Notieren Sie,
- wer Sie häufiger unterbricht,
- zu welcher Zeit Sie gestört werden,
- wie lange diese Störung dauert,
- warum Sie gestört werden (ist die Unterbrechung begründet oder nicht?).
Analysieren Sie dann genau, welche Störungen unumgänglich waren und welche Sie hätten vermeiden können. Wenn Sie zum Beispiel immer wieder durch Fragen von Kollegen unterbrochen werden, können Sie Folgendes vorschlagen: Bitten Sie Ihre Kollegen und Mitarbeiter, ihre Anliegen, die für Sie nicht unbedingt Dringlichkeitsstufe I haben, zu sammeln.
Diese sprechen Sie dann regelmäßig zu einer bestimmten Zeit in einem Arbeitsblock durch. Damit reduzieren Sie unnötige spontane Unterbrechungen und geben gleichzeitig das Signal, dass Ihre Zeit sehr begrenzt sei. Das erhöht auch bei netten Plauderern die Hemmschwelle, Sie länger als nötig von der Arbeit abzuhalten.
Verkürzen Sie Ihre Telefongespräche. Notieren Sie sich, bevor Sie jemanden anrufen, die Themen, die Sie besprechen wollen.
„Smalltalken“ Sie gezielt. Ein kurzes Gespräch, ein paar freundliche Worte hier und da – das ist sehr wichtig für ein gutes Teamklima. Achten Sie darauf, dass die Unterhaltungen nicht zu lange dauern und zu Zeitdieben werden.
Tipp 2: Setzen Sie sich kurz-, mittel- und langfristige Ziele
Wenn Sie Ihre Zeit professionell managen wollen, ist es unbedingt notwendig, dass Sie sich selbst Ziele setzen: kurzfristige, mittelfristige und auch langfristige. Beispiele:
Kurzfristig: Ich gebe die fertige XY-Statistik am Freitag, 22.1. um 14:00 Uhr ab.
Mittelfristig: Die Eventplanung für das Jahr 2017 lege ich am 30. März 2016 vor.
Langfristig: Ende 2018 habe ich meine Ausbildung zur Management-Assistentin abgeschlossen.
Die meisten Ihrer Arbeitsziele orientieren sich natürlich auch an der Zielplanung Ihres Chefs. Deshalb ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Chef in regelmäßigen Abständen darüber sprechen, wohin die Reise geht.
Konzentrieren Sie sich also immer auf die Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, und nie nur auf die anstehenden Aktivitäten, die im Moment auf Sie einstürzen. Stellen Sie sich deshalb vor jeder Aktivität diese Frage: Bringt es mich meinen Zielen ein Stück näher?
Tipp 3: Planen Sie Ihren Tagesablauf konsequent?
Sich diese Frage zu stellen ist deshalb wichtig, weil Sie dann nicht nur (passiv) reagieren, sondern (aktiv) agieren können. Sicher werden Sie immer wieder von Unvorhersehbarem überrascht werden.
Wichtig ist nur, dass Sie so viel Zeit wie möglich für die Aufgaben einplanen, die Sie Ihren Zielen näherbringen. Neben Tagesplänen sind Wochenpläne sehr nützlich. Wenn Sie am Montagmorgen 30 Minuten in Ihre Wochenplanung investieren, sparen Sie erfahrungsgemäß jeden Tag eine Stunde Zeit, denn so starten Sie mit einem Korb voller Aufgaben, die Ihnen noch frisch im Kopf sind, in die Woche. Wenn man das freitags macht, verpufft die Wirkung übers Wochenende.
So planen Sie erfolgreich:
Fragen Sie nach
- den Ergebnissen (Wo liegen meine Ziele, was will ich erreichen?)
- den Aktivitäten (Was muss ich tun, um diese Ergebnisse zu erzielen?)
- den Prioritäten (Welche Dinge sind am wichtigsten? Was muss zuallererst erledigt werden?)
- dem Zeitbedarf (Wie viel Zeit brauche ich voraussichtlich für jede Aktivität?)
- der Flexibilität/dem Zeitpuffer (Wie viel Zeit muss ich für unvorhergesehene Dinge einplanen, die ich nicht beeinflussen kann?)
Tipp 4: So erledigen Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten
Wenn Sie sich konsequent fragen, welche Aufgaben Sie Ihren Zielen näherbringen, dann sind Sie bereits auf dem besten Weg zum prioritätenorientierten Arbeiten. Daneben gibt es aber noch die dringlichen Aufgaben – diejenigen, die zwar Zeitdruck auf Sie ausüben, aber nicht unbedingt wichtig sind. Unterscheiden Sie trotzdem immer das Wichtige vom Dringlichen.
Das heißt: Bauen Sie in Ihren Tagesablauf so viel Zeit wie möglich für das Wesentliche ein und sortieren Sie nach vier Kategorien:
- Wichtig und dringlich: Sofort tun.
- Wichtig, aber nicht dringlich: Termin dafür einplanen oder delegieren.
- Dringlich, aber nicht wichtig: Delegieren, reduzieren oder eliminieren.
- Weder dringlich noch wichtig: Papierkorb.