Sie und Ihr Chef können ein Lied davon singen: Ein Meeting jagt das nächste. Die meisten beginnen verspätet und werden dann noch überzogen. Das muss nicht sein.
Es sollte zu jeder offiziellen Besprechung eine Agenda verschickt werden, um Ausschweifungen, die nicht zum Thema gehören, zu vermeiden und so die Effektivität zu erhöhen.
Der Redaktions-Tipp: Bevor Sie die Agenda versenden, fordern Sie die Sitzungsteilnehmer auf, bis zu einem gegebenen Termin vor der Besprechung die gewünschten Tagesordnungspunkte anzugeben. Bitten Sie sie um eine Zeitangabe, wie lange sie für den Punkt veranschlagen.
Alle zum angegebenen Zeitpunkt vorliegenden Tagesordnungspunkte werden mit Zeitangabe in die Agenda aufgenommen. So können Sie das Ende der Sitzung leichter bestimmen.
So könnte Ihr Anschreiben/Ihre E-Mail an die Sitzungsteilnehmer aussehen:
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Liebe Kolleginnen und Kollegen,
damit ich den vereinbarten Termin „Thema Projekt xy“ am 20. November optimal für Sie vorbereiten kann, schicken Sie mir bitte bis zum 15. November Ihre Wünsche für die Tagesordnung. Geben Sie bitte an, wie viel Zeit Sie für den jeweiligen Punkt veranschlagen.
Tagesordnungspunkte, die nach dem 15. November eingehen, können nicht mehr berücksichtigt werden.
Vielen Dank.
Freundliche Grüße
Martina Meier
Martina Meier
Sekretariat Dr. Schröder
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Sinnvoller Aufbau der Agenda Da alle Teilnehmer von dem vereinbarten Termin wissen, reicht es, wenn Sie die Agenda circa vier Tage vor der Besprechung versenden. Für größere Konferenzen ist natürlich ein längerer Vorlauf erforderlich, da die Agenda in der Regel gleichzeitig die Einladung ist.
Ihre Agenda sollte folgende Punkte enthalten:
- Ort
- Datum
- Beginn. Ort, Datum mit Wochentag und Beginn sind selbstverständliche Angaben.
- Ende der Besprechung. Geben Sie immer an, wann die Besprechung voraussichtlich endet, damit sich alle Teilnehmer darauf einstellen können.
- Tagesordnungspunkte – mit Angabe des Namens des jeweililigen Vortragenden/Mitarbeiters.
- Besprechungsdauer des jeweiligen Punktes
- Ziel. Die Angabe des Ziels findet man selten bis gar nicht auf einer Agenda. Vielmehr sind Dinge zu lesen wie „Durchsprache des Ablaufs von Projekt xy“.
Es wäre sinnvoller zu ergänzen: „Durchsprache der Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei Projekten – gewünschte Einsparung 15 Prozent der verursachten Kosten.“
So können sich alle Teilnehmer viel besser auf das Thema vorbereiten, eventuell Unterlagen bereitstellen und fangen nicht erst bei Beginn der Sitzung „mit dem Denken“ an. - Name des Moderators. Der Einladende ist in der Regel der Moderator. Er sorgt für einen effizienten Ablauf der Besprechung.
- Namen der Teilnehmer. Oft fragen Chefs nach, wer zu der Besprechung kommen wird.
Verschiedenes – was soll das sein?
Sehr beliebt: der Punkt „Verschiedenes“. Darauf kann sich niemand vorbereiten, da niemand weiß, was sich dahinter verbirgt. Streichen Sie diesen Punkt ersatzlos von der Tagesordnung.