Viele Unternehmen überbrücken die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr mit einem Betriebsurlaub. So ein Betriebsurlaub sollte sehr früh angekündigt werden.
Je nach Unternehmen kann der Zeitpunkt sehr unterschiedlich sein. Überlegen Sie sich genau, mit wie viel Vorlauf die Kunden die Information haben müssen. Wie lange dauern Produktions- und Lieferzeiten?
Bereits lange vor der offiziellen Mitteilung kann diese Information auf der Homepage des Unternehmens an hervorgehobener Stelle erscheinen. Ebenso sollten Sie sie als kurze Zusatzbemerkung im PS von Briefen oder E-Mails anfügen. Das könnte so aussehen:
| Bitte merken Sie sich vor: Betriebsurlaub der Finkenwerke GmbH von Montag, 20. Dezember 20.., bis einschließlich Freitag, 7. Januar 20… |
Was sollten Sie Ihren Kunden mitteilen?
Teilen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern selbstverständlich den Termin des Betriebsurlaubs mit, aber vermitteln Sie gleichzeitig,
- bis wann Bestellungen bei Ihnen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub abgewickelt werden können;
- ob es während des Betriebsurlaubs einen Notdienst für dringende Angelegenheiten gibt und wann und wie er zu erreichen ist;
- bis wann Lieferungen erfolgen können – möglicherweise nach Absprache auch zu speziellen Zeiten während des Betriebsurlaubs;
- bis wann Rechnungen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub bezahlt werden können;
- ob nur einige Abteilungen von diesem Betriebsurlaub betroffen, andere aber zu erreichen sind.
Wichtigstes Ziel dieser Mitteilung ist, Klarheit zu schaffen, ohne dabei Hektik und Nervosität zu verbreiten. Es muss ganz selbstverständlich klingen. Sie sind eine gewisse Zeit nicht zu erreichen, aber es kann alles ohne Nachteile für den Kunden ganz souverän geregelt werden. Das ist die Botschaft.
Beachten Sie: Nennen Sie den ersten und letzten Urlaubstag! Also: Montag, 20. Dezember 20.., und Freitag, 7. Januar 20…
Brief oder E-Mail?
Immer häufiger wird in fast allen Situationen des Geschäftslebens diese Frage zugunsten einer E-Mail entschieden. Die Vorzüge liegen auf der Hand: schneller Versand, geringer Aufwand, keine Kosten. Ein Brief ist nur dann sinnvoll oder sogar unbedingt erforderlich, wenn Sie einen Kunden oder Zulieferer ganz „offiziell“ benachrichtigen müssen und gravierende Konsequenzen entstehen können, wenn diese Mitteilung nicht ankommt, beispielsweise wenn es dadurch zu längeren Lieferfristen kommt und Ihr Kunde wiederum seine Kunden nicht termingerecht beliefern kann.
Der Redaktions-Tipp: Verschicken Sie in einem solchen Fall Ihre Information als E-Postbrief – am besten als Einwurf-Einschreiben.
Schicken Sie Ihre E-Mail nicht nur an die allgemeine E-Mail-Adresse eines Unternehmens, sondern persönlich an jeden Mitarbeiter, mit dem Sie zu tun haben. Jeder Empfänger sollte eine Einzel-E-Mail erhalten, ohne die gesamte Liste der Angeschriebenen sehen zu können.
Muster-E-Mail für Ihre Urlaubsinformation
| Betreff: Betriebsurlaub von Montag, 21. Dezember 20.., bis Freitag, 2. Januar 20..
Sehr geehrter Herr Wolf, unsere Computer und Maschinen gehen in den Weihnachtsurlaub. Wir gönnen ihnen diese Pause. Wir haben uns solidarisch erklärt und schließen uns an. Am Freitag, 18. Dezember 20.., stellen wir um 16 Uhr unsere Computer ab und unsere Maschinen stehen still. Am Montag, 5. Januar 20.., werden wir dann unsere Computer und Maschinen um 8 Uhr wieder mobilisieren und mit frischen Kräften starten. Während des Betriebsurlaubs bin ich nicht zu erreichen. Wir sollten daher schon rechtzeitig alle Termine abstimmen, um den Zeitplan für unser Indien-Projekt noch vor diesem Urlaub endgültig festzulegen. Ich wäre beruhigt und wir könnten beide das neue Jahr mit größerer Gelassenheit begrüßen. Freundliche Grüße Behringer GmbH & Co. KG Wolfgang Behringer ! Plus notwendige Angaben für Geschäftsbriefe und E-Mails ! |