Nicht nur vor Weihnachten, aber dann besonders, erhalten Unternehmen Spendenanfragen.
Eine Bitte um eine Spende oder um Unterstützung abzulehnen fällt nicht leicht, schließlich möchten Sie höflich sein und niemanden verletzen.
Trotzdem – oder gerade deswegen – sollten Sie unangenehme Tatsachen klar und deutlich formulieren. Eine Absage ist noch bitterer für den Empfänger, wenn sie den Eindruck eines Standardbriefs erweckt.
| So nicht: |
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| Gern würden wir Ihrer Bitte um eine Spende nachkommen, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen, … |
Das sagt die Redaktion dazu: Solche Briefe werden massenhaft verschickt und klingen belanglos und floskelig.
Dass da jemand „gern der Bitte nachgekommen wäre“, glaubt keiner.
| Besser so: |
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| So schwer es uns auch fällt: Diesmal ist es ein klares Nein. |
Nennen Sie einen Grund für Ihre Absage
Es ist zwar nicht immer zwingend notwendig, einen Grund für Ihre Absage zu nennen, höflicher ist es jedoch allemal und verprellt den Bittenden nicht.
Außerdem präsentieren Sie Ihr Unternehmen auch mit einer Absage. Sie wollen schließlich weder einen Geschäftspartner verärgern noch die Motivation des Schreibers für sein Engagement dämpfen.
Gründe für eine Absage
- Sie haben schon für eine andere Organisation gespendet.
- Der Spendengrund widerstrebt Ihnen (zum Beispiel wegen eines politischen Hintergrunds).
- Eine Vielzahl von Bitten wird an Sie herangetragen – eine Auswahl ist notwendig.
- Ein lokaler Bezug ist nicht gegeben.
- Das Budget ist erschöpft.
Heben Sie gemeinsame Interessen hervor
Jeder von uns kennt das von sich selbst: Wir gehen leichter mit einem Nein um, wenn unser Gegenüber mit uns auf einer Wellenlänge liegt. Wenn es möglich ist, nennen Sie gemeinsame Ziele, beispielsweise Kindern in Not zu helfen. Loben Sie das Engagement des Schreibenden – auch so wird die Absage etwas gemildert.
Müssen Sie auf alle Spendenanfragen antworten?
Wenn Sie dem Brief ansehen können, dass es sich dabei um ein Massenschreiben handelt, können Sie ihn im Papierkorb versenken: Sie müssen in diesem Fall nicht befürchten, dass Sie damit jemanden beleidigt oder gekränkt haben. Anders ist die Situation, wenn dieser Brief ganz bewusst an Sie oder Ihren Chef adressiert wurde. Wenn der Brief von einem Bekannten oder einer Stelle kommt, mit der Sie in irgendeiner Weise zusammenarbeiten, oder wenn die Bitte aus der Umgebung Ihres Firmenstandorts kommt, wird eine Reaktion von Ihnen erwartet. Nicht zu antworten wäre ein grober Fauxpas.
Musterbrief für eine Absage
| Wenn wir könnten, wie wir wollen,
sehr geehrte Frau Horstmann, wäre unser Spendenbudget mindestens doppelt so hoch wie jetzt. So müssen wir mit unseren Mitteln haushalten und haben vor wenigen Wochen entschieden, uns für die Flüchtlingshilfe in unserem Landkreis zu engagieren. Deshalb heute leider ein „Nein“ an Sie, auch wenn wir sehr bedauern, dass wir Ihre Transporte Richtung Osten nicht unterstützen können. Mit freundlichen Grüßen aus Berlin SINUS GmbH & Co. KG Sven Blumenthal |