Autor: Das Sekretärinnen-Handbuch

1. Vermeiden Sie unnötigen Lärm durch laute Zurufe – vereinbaren Sie besser feste Gesprächszeiten in den Besprechungsräumen oder kommunizieren Sie per E-Mail.
2. Ersetzen Sie unternehmensinterne Telefonate so oft wie möglich durch E-Mails. Wenn sich Telefonate nicht vermeiden lassen, bereiten Sie sie gründlich vor, damit kein Nachtelefonieren notwendig wird.
3. Werden Sie nicht zum Büronomaden; durch Wanderungen zwischen den Arbeitsplätzen stören Sie die Konzentration Ihrer Kollegen. Nutzen Sie unbedingt die vorgegebenen Wege im Büro.
4. Bereiten Sie sich auf Besprechungen sorgfältig vor, indem Sie alle zu klärenden Fragen aufschreiben. Fassen Sie am Ende der Besprechung alle Punkte noch einmal kurz zusammen. Sie vermeiden so unnötiges Nachfragen.
5. Schalten Sie Ihr privates Handy auf Vibrationsalarm und verzichten Sie auf individuelle Klingeltöne, egal, wie „lustig“ diese sind.
6. Schalten Sie die akustische E-Mail-Benachrichtigung an Ihrem Computer ab. Sie werden eingehende E-Mails sicher nicht übersehen.
7. Führen Sie Besprechungen und Kundengespräche immer in den dafür vorgesehenen Besprechungsräumen durch – nicht an Ihrem Schreibtisch oder an dem eines Kollegen.
8. Vermeiden Sie Zugluft: Ihre Kollegen schätzen zwar frische Luft, nicht aber die Jagd nach davonfliegenden Unterlagen oder Erkältungen und verspannte Nacken.
9. Hauen Sie bitte nur im übertragenen Sinn „in die Tasten“, nicht im wörtlichen. Lautes Hämmern auf der Tastatur ist nicht beeindruckend, sondern extrem störend für die Kollegen.
10. Sprechen Sie nicht vor sich hin. Lautes Denken lenkt die anderen von der Arbeit ab.
11. Respektieren Sie die Privatsphäre am Arbeitsplatz Ihrer Kollegen. Der Schreibtisch eines Kollegen ist für Sie Tabuzone, wenn Sie einen Stift, Papier oder Sonstiges benötigen. Bedienen Sie sich also bitte nicht aus dessen Schublade, sondern füllen Sie Ihre Bestände aus dem Schrank mit dem Büromaterial auf. Sie wissen selbst, wie ärgerlich es ist, wenn von Ihrem Schreibtisch Gegenstände verschwunden sind.
12. Nähern Sie sich einem Kollegen immer von vorn. Es ist nicht nur unhöflich, sich von hinten zu nähern, sondern schafft auch Verunsicherung und verstärkt bei den Kollegen das Gefühl, beobachtet zu werden. Zudem möchte nicht jeder Kollege, dass andere freie Sicht auf seinen Bildschirm haben. Wenn Sie sich von vorn nähern, geben Sie ihm die Möglichkeit, den Bildschirminhalt auszublenden oder vertrauliche Unterlagen auf dem Schreibtisch zur Seite zu legen

Müssen Sie als Sekretärin für einen offiziellen Anlass eine Sitzordnung aufstellen, dann beachten Sie Folgendes:

• Damen und ausländische Gäste sollten niemals am Ende einer Tafel sitzen. Das gilt als unhöflich.
• Platzieren Sie die Teilnehmer in jeder Hinsicht ausgewogen: Die Gäste sollten im Hinblick auf ihr Geschlecht und ihr Temperament gut verteilt sein. Platzieren Sie temperamentvolle Personen so, dass sie sich nicht gegenseitig in die Quere kommen. Setzen Sie Menschen zusammen, die gemeinsame Interessen und Gesprächsthemen haben.
• Sind Partner/Ehepartner eingeladen, müssen diese nicht mehr auseinandergesetzt werden. Daraus ist eine Kann-Bestimmung geworden.
• Begleitpersonen haben immer denselben Rang wie der eingeladene Gast.
• Runde Tische sind besonders gut geeignet, da es keine unbeliebten Außenplätze gibt.
• Vermeiden Sie es, Tische zu nummerieren, denn dadurch entsteht eine Wertung. Geben Sie den Tischen besser Künstler- oder Blumennamen, zum Beispiel „Mozart-Tisch“, „Rosen-Tisch“.

Der Redaktions-Tipp: Wenn ein Gast kurzfristig absagt

Tipp 1: So vertreiben Sie Ihre Zeitdiebe

Nicht nur vor Weihnachten, aber dann besonders, erhalten Unternehmen Spendenanfragen.

Eine Bitte um eine Spende oder um Unterstützung abzulehnen fällt nicht leicht, schließlich möchten Sie höflich sein und niemanden verletzen.

Trotzdem – oder gerade deswegen – sollten Sie unangenehme Tatsachen klar und deutlich formulieren. Eine Absage ist noch bitterer für den Empfänger, wenn sie den Eindruck eines Standardbriefs erweckt.

Das sagt die Redaktion dazu: Solche Briefe werden massenhaft verschickt und klingen belanglos und floskelig.

Dass da jemand „gern der Bitte nachgekommen wäre“, glaubt keiner.

Nennen Sie einen Grund für Ihre Absage

Es ist zwar nicht immer zwingend notwendig, einen Grund für Ihre Absage zu nennen, höflicher ist es jedoch allemal und verprellt den Bittenden nicht.

Außerdem präsentieren Sie Ihr Unternehmen auch mit einer Absage. Sie wollen schließlich weder einen Geschäftspartner verärgern noch die Motivation des Schreibers für sein Engagement dämpfen.

Gründe für eine Absage

• Sie haben schon für eine andere Organisation gespendet.
• Der Spendengrund widerstrebt Ihnen (zum Beispiel wegen eines politischen Hintergrunds).
• Eine Vielzahl von Bitten wird an Sie herangetragen – eine Auswahl ist notwendig.
• Ein lokaler Bezug ist nicht gegeben.
• Das Budget ist erschöpft.

Heben Sie gemeinsame Interessen hervor

Jeder von uns kennt das von sich selbst: Wir gehen leichter mit einem Nein um, wenn unser Gegenüber mit uns auf einer Wellenlänge liegt. Wenn es möglich ist, nennen Sie gemeinsame Ziele, beispielsweise Kindern in Not zu helfen. Loben Sie das Engagement des Schreibenden – auch so wird die Absage etwas gemildert.

Müssen Sie auf alle Spendenanfragen antworten?

Wenn Sie dem Brief ansehen können, dass es sich dabei um ein Massenschreiben handelt, können Sie ihn im Papierkorb versenken: Sie müssen in diesem Fall nicht befürchten, dass Sie damit jemanden beleidigt oder gekränkt haben. Anders ist die Situation, wenn dieser Brief ganz bewusst an Sie oder Ihren Chef adressiert wurde. Wenn der Brief von einem Bekannten oder einer Stelle kommt, mit der Sie in irgendeiner Weise zusammenarbeiten, oder wenn die Bitte aus der Umgebung Ihres Firmenstandorts kommt, wird eine Reaktion von Ihnen erwartet. Nicht zu antworten wäre ein grober Fauxpas.

Musterbrief für eine Absage

Viele Unternehmen überbrücken die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr mit einem Betriebsurlaub. So ein Betriebsurlaub sollte sehr früh angekündigt werden.

Je nach Unternehmen kann der Zeitpunkt sehr unterschiedlich sein. Überlegen Sie sich genau, mit wie viel Vorlauf die Kunden die Information haben müssen. Wie lange dauern Produktions- und Lieferzeiten?

Bereits lange vor der offiziellen Mitteilung kann diese Information auf der Homepage des Unternehmens an hervorgehobener Stelle erscheinen. Ebenso sollten Sie sie als kurze Zusatzbemerkung im PS von Briefen oder E-Mails anfügen. Das könnte so aussehen:

Was sollten Sie Ihren Kunden mitteilen?

Teilen Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern selbstverständlich den Termin des Betriebsurlaubs mit, aber vermitteln Sie gleichzeitig,

• bis wann Bestellungen bei Ihnen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub abgewickelt werden können;
• ob es während des Betriebsurlaubs einen Notdienst für dringende Angelegenheiten gibt und wann und wie er zu erreichen ist;
• bis wann Lieferungen erfolgen können – möglicherweise nach Absprache auch zu speziellen Zeiten während des Betriebsurlaubs;
• bis wann Rechnungen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub bezahlt werden können;
• ob nur einige Abteilungen von diesem Betriebsurlaub betroffen, andere aber zu erreichen sind.

Wichtigstes Ziel dieser Mitteilung ist, Klarheit zu schaffen, ohne dabei Hektik und Nervosität zu verbreiten. Es muss ganz selbstverständlich klingen. Sie sind eine gewisse Zeit nicht zu erreichen, aber es kann alles ohne Nachteile für den Kunden ganz souverän geregelt werden. Das ist die Botschaft.

Beachten Sie: Nennen Sie den ersten und letzten Urlaubstag! Also: Montag, 20. Dezember 20.., und Freitag, 7. Januar 20…

Brief oder E-Mail?

Immer häufiger wird in fast allen Situationen des Geschäftslebens diese Frage zugunsten einer E-Mail entschieden. Die Vorzüge liegen auf der Hand: schneller Versand, geringer Aufwand, keine Kosten. Ein Brief ist nur dann sinnvoll oder sogar unbedingt erforderlich, wenn Sie einen Kunden oder Zulieferer ganz „offiziell“ benachrichtigen müssen und gravierende Konsequenzen entstehen können, wenn diese Mitteilung nicht ankommt, beispielsweise wenn es dadurch zu längeren Lieferfristen kommt und Ihr Kunde wiederum seine Kunden nicht termingerecht beliefern kann.

Der Redaktions-Tipp: Verschicken Sie in einem solchen Fall Ihre Information als E-Postbrief – am besten als Einwurf-Einschreiben.

Schicken Sie Ihre E-Mail nicht nur an die allgemeine E-Mail-Adresse eines Unternehmens, sondern persönlich an jeden Mitarbeiter, mit dem Sie zu tun haben. Jeder Empfänger sollte eine Einzel-E-Mail erhalten, ohne die gesamte Liste der Angeschriebenen sehen zu können.

Muster-E-Mail für Ihre Urlaubsinformation

Sie suchen noch nach einem Text, den Sie englischsprachigen Geschäftspartnern zu Weihnachten schicken können?

Wir haben zwei schöne, neutrale Texte für Sie, die für viele Empfänger geeignet sind.

Der Redaktions-Tipp: Je nachdem, ob Sie neutrale Grüße oder weihnachtliche Grüße versenden möchten, ersetzen Sie in den Sätzen einfach „Christmas“ durch „holidays“ oder umgekehrt. Die Texte sind in British English verfasst.

Vorschlag 1

Vorschlag 2

Nicht immer können Sie Ihre Korrespondenz sofort erledigen. Es gibt zu viel zu tun – da müssen Sie Prioritäten setzen.

Manchmal ist es so, dass Kolleginnen und Kollegen Ihnen Informationen nicht rechtzeitig zuliefern und Briefe und E-Mails deshalb nicht schnell beantwortet werden können. Der zu spät herausgegangene Brief oder die E-Mail enthält dann häufig Floskeln wie diese:

Es ist gut, dass man sich für die Verspätung entschuldigt. Schlecht ist die Formulierung „erst jetzt“, weil sie das Negative verstärkt.

Das ist schlimm. Zwar entschuldigt man sich, jedoch ist die Wortwahl nicht für eine zeitgemäße Korrespondenz geeignet.

Die „verzögerte Beantwortung“ erinnert an distanziertes Beamtendeutsch.

Diese Formulierung bringt nicht zum Ausdruck, dass es Ihnen wirklich leid tut, dass Sie nicht schneller reagiert haben.

Das Wörtchen „verzögert“ wurde durch „nicht schon früher“ ersetzt. Ein negatives Wort wurde durch eine positive Formulierung ersetzt; dadurch wirkt der gesamte Satz positiv und ernst gemeint.

Viele Unternehmen spenden zur Weihnachtszeit. Meist geht das noch einher mit dem Versand von Weihnachtskarten. Unsere Anregung: Schlagen Sie Ihrem Chef vor, auf Weihnachtskarten komplett zu verzichten.

Den ganzen Betrag, den Sie bislang für Weihnachtskarten ausgegeben haben, können Sie direkt spenden.

Textvorschlag 1

Textvorschlag 2

Wenn Ihr Chef Sie von unterwegs aus anruft, geht es nicht immer um etwas Wichtiges. Manchmal schon! Fest steht: Er will Sie auf jeden Fall erreichen können. Wenn Ihr Telefon ins Leere klingelt, macht das keinen guten Eindruck.

Beispiel: Bettinas Chef benötigt für ein Gespräch bei einem Kunden noch ein bereits etwas älteres Angebot, auf das der Kunde jetzt zurückkommen will. Er ruft bei Bettina an – sie geht nicht ans Telefon. Sie ist von einer Kollegin in ein Gespräch über die Planung der nächsten Messe verwickelt worden und hält sich in deren Büro auf. Bettinas Chef denkt: „Was macht meine Sekretärin, wenn ich nicht da bin?“

Treffen Sie Vorkehrungen, dass so etwas nicht passieren kann