Nicht immer können Sie Ihre Korrespondenz sofort erledigen. Es gibt zu viel zu tun – da müssen Sie Prioritäten setzen.
Manchmal ist es so, dass Kolleginnen und Kollegen Ihnen Informationen nicht rechtzeitig zuliefern und Briefe und E-Mails deshalb nicht schnell beantwortet werden können. Der zu spät herausgegangene Brief oder die E-Mail enthält dann häufig Floskeln wie diese:
| So nicht: |
|---|
| Sehr geehrte Frau Müller,
ich bitte um Entschuldigung, dass ich erst jetzt dazu komme, Ihnen zu antworten. |
Es ist gut, dass man sich für die Verspätung entschuldigt. Schlecht ist die Formulierung „erst jetzt“, weil sie das Negative verstärkt.
| So bitte auch nicht: |
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| Sehr geehrte Frau Müller,
entschuldigen Sie die verzögerte Beantwortung Ihrer Anfrage. |
Das ist schlimm. Zwar entschuldigt man sich, jedoch ist die Wortwahl nicht für eine zeitgemäße Korrespondenz geeignet.
Die „verzögerte Beantwortung“ erinnert an distanziertes Beamtendeutsch.
Diese Formulierung bringt nicht zum Ausdruck, dass es Ihnen wirklich leid tut, dass Sie nicht schneller reagiert haben.
| Besser so: |
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| Guten Tag, sehr geehrte Frau Müller,
entschuldigen Sie, dass ich nicht schon früher geantwortet habe. |
Das Wörtchen „verzögert“ wurde durch „nicht schon früher“ ersetzt. Ein negatives Wort wurde durch eine positive Formulierung ersetzt; dadurch wirkt der gesamte Satz positiv und ernst gemeint.
| Oder so: |
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| Sehr geehrter Herr Dr. Müller,
ich hätte Ihnen gern schon früher auf Ihre E-Mail geantwortet. Jetzt habe ich alle Informationen, sodass Sie alles zusammen erhalten. |