Autor: Das Sekretärinnen-Handbuch

Hand aufs Herz: Lesen Sie Terminbestätigungen, die mit „Hiermit bestätigen wir“ oder „Wie soeben telefonisch besprochen“ beginnen, überhaupt zu Ende? Diese Satzanfänge sind wohl die am häufigsten verwendeten Floskeln. Doch es geht anders:

Die Kollegen wollen ständig etwas von Ihnen, Ihr Chef ruft und Sie arbeiten an vier Vorgängen gleichzeitig. Als Assistentin sind Sie besonderen Belastungen ausgesetzt, weil Sie viele Tätigkeiten nicht selbstbestimmt ausüben können. Diesen Mangel an Selbstbestimmung erleben viele als besonders starken Stressauslöser.

Legt Ihr Chef Ihnen einen Ordner auf den Tisch mit dem Kommentar „Die Präsentation muss in zwei Stunden fertig sein!“, schüttet Ihr Körper gegebenenfalls die berühmten Stresshormone Adrenalin, Noradrenalin und Cortisol aus, die sich in unterschiedlichen Signalen bemerkbar machen. Ihr Herz schlägt schneller oder fängt sogar an zu stolpern. Sie fangen an zu schwitzen und fühlen sich wie unter Strom.

Sie fühlen sich gehetzt und haben Fluchtimpulse: „Erst mal einen Kaffee trinken“ ist zum Beispiel eine klassische Reaktion. Oder Sie gehen in eine Angriffshaltung und schleudern Ihrem Chef einen zynischen Satz entgegen wie: „Darf es auch in zehn Minuten sein?!“

Damit es so weit erst gar nicht kommt: fünf Tipps, was Sie in akuten Stresssituationen tun können:

Praxistipp Nr. 1

Wenn Ihr Chef Sie bittet, innerhalb von zwei Stunden eine umfangreiche Präsentation zu erstellen, setzen Sie sich zunächst hin, atmen dreimal kräftig ein und aus, so als würden Sie eine Kerze ausblasen. Das reinigt und macht klar.

Sagen Sie dann zu sich selbst: „Ich konzentriere mich jetzt und werde das Schritt für Schritt tun.“

Praxistipp Nr. 2

Ein altes Sprichwort sagt: „Wenn du es eilig hast, gehe langsam.“ Besonders wenn es sehr schnell gehen muss, ist es sinnvoll, dass Sie sich zunächst einen kleinen Moment Zeit nehmen und sich einen Plan machen. Auch ein ganz kleiner Plan vermittelt Sicherheit und Ruhe.

Drei Stichwörter auf einem Post-it, das Sie sich an den Bildschirm kleben können, oder eine kurze Notiz in Ihrem To-do-Buch genügt völlig.

Fragen Sie sich oder Ihren Chef, was JETZT das Wichtigste ist.

Beispiel: Ich mache erst eine Gliederung, dann schreibe ich die Textcharts, dann suche ich Bilder, um die Präsentation aufzupeppen. Erst dann kümmere ich mich um Animationen.

Praxistipp Nr. 3

Schätzen Sie danach, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Schritte benötigen werden, und halten Sie sich möglichst an den Zeitplan.

Praxistipp Nr. 4

Konzentration: Bringen Sie die Aufgaben zu Ende. Schieben Sie ablenkende Gedanken beiseite und sagen Sie sich: „Ich mache es jetzt so, wie ich es mir vorgenommen habe.“

Praxistipp Nr. 5

Verabreden Sie mit Ihren Kollegen oder Ihrem Chef ein festes Zeichen für solche stressigen Situationen.

In einem Großraumbüro wurde das so gelöst: Jeder Mitarbeiter hat einen kleinen Teddy auf dem Schreibtisch. Schaut der Teddy nach außen, heißt das: Ich bin ansprechbar. Schaut der Teddy nach innen, heißt es: Ich arbeite gerade an etwas, bei dem ich mich konzentrieren muss.

Andere Möglichkeit: Sie stellen ein einfaches Pappschild, das in der Mitte geknickt wird, sichtbar für Ihre Kollegen auf den Schreibtisch. Auf dem Schild steht zum Beispiel: „Konzentrationsphase. Ich bin in zehn Minuten wieder ansprechbar. Danke!“

Oder: Sie basteln eine Art Uhr, die Sie außen an Ihrer Tür anbringen. In der Mitte befindet sich ein Foto von Ihnen. Auf Ihrer Nase ist der Zeiger befestigt, der auf die Uhrzeit zeigt, wann Sie wieder bei allen Wünschen behilflich sind.

Keine Angst vor ungewöhnlichen Maßnahmen

Vielleicht erscheinen Ihnen die Empfehlungen aus Praxistipp 5 etwas ungewöhnlich. Doch genau das macht ihren Erfolg aus. Wenn man wirklich etwas verändern möchte, muss man schon mal zu ungewöhnlichen Maßnahmen greifen. Alles andere geht im Tagesgeschäft unter.

Beispiel: Ein „Bitte-nicht-stören-Schild“ kennen Kollegen aus anderen Zusammenhängen und schenken ihm nicht so viel Aufmerksamkeit wie einem Foto.

Vermeiden Sie diese Imagekiller-Sätze

1. „Das ist nicht meine Aufgabe“
   Auch wenn es wahr ist, schlagen Sie Ihrem Chef einen Weg vor, wie das Problem gelöst werden kann.
   Beispiel: „Ich möchte Herrn Werthe, in dessen Aufgabenbereich diese Frage fällt, nicht vorgreifen und würde ihn deshalb lieber vorher informieren. Ich kann mir folgende Lösung vorstellen: …“
2. „Das ist nicht mein Fehler“
   Statt Zeit zu verschwenden, den Fehler von sich zu weisen, suchen Sie stattdessen sofort nach Wegen, um schlimmere Konsequenzen zu verhindern.
   Beispiel: „Ich denke, es wäre im Augenblick nur vertane Zeit, nach dem Verursacher zu suchen. Wichtig ist jetzt, den Fehler sofort zu korrigieren. Ich schlage Folgendes vor: … Anschließend sollten wir in jedem Fall Ursachenforschung betreiben, damit der Fehler sich nicht wiederholt.“
3. „Ich kann mit Herrn XY nicht zusammenarbeiten“
   Jeder Chef will Mitarbeiter um sich haben, die ihm sagen, was sie können, und nicht, was sie nicht können. Versuchen Sie, ein Problem mit einer Kollegin oder einem Mitarbeiter immer erst allein zu lösen, bevor Sie Ihren Chef einbeziehen.
   Wenn Ihre Arbeit tatsächlich unter dem Verhalten des anderen leidet, informieren Sie Ihren Vorgesetzten, woran es liegt, dass Vorgaben nicht erreicht oder Zeitlimits überschritten werden.
   Wenn er wiederholt hört, dass es sich immer um dieselbe Person handelt, die Termine nicht einhält oder Aufgaben unvollständig abgibt, wird er hellhörig werden und mit dem betreffenden Mitarbeiter sprechen.
   Beispiel: „Der Termin für die Abgabe der Zahlen war bereits am vergangenen Freitag. Ich habe die Zahlen von Frau Liebig erst vor zwei Stunden erhalten und arbeite mit Hochdruck daran, die Tabelle bis zum Nachmittag fertigzustellen. Ich bin davon abhängig, dass ich die Zahlen pünktlich bekomme, damit ich Ihnen die Tabelle termingerecht liefern will.“
4. „Ich kann Aufgabe A nicht über nehmen, weil ich gerade an Aufgabe B arbeite“
   Sagen Sie Ihrem Chef nicht, was Sie nicht schaffen, sondern bitten Sie ihn, Ihnen seine Prioritäten zu nennen.
   Beispiel: „Im Augenblick gibt es einen Konflikt bezüglich der Prioritäten: Ich arbeite gerade an der Präsentation für Ihre Vorstandssitzung, für die ich noch circa drei Stunden einkalkulieren muss. Für die Auswertung der Marketingkampagne benötige ich sicher ähnlich lange. Ich bin mir nicht sicher, ob ich heute beides fertigstellen kann. Welche der beiden Aufgaben hat für Sie Priorität?“
5. „Das geht nicht“
   Vermeiden Sie diese negative Aussage gegenüber Ihrem Chef, auch wenn Sie tatsächlich davon überzeugt sind.
   Beispiel: „Wir können es versuchen. Ich denke, dabei werden uns ein paar Herausforderungen begegnen, zum Beispiel die hohen Kosten, der enge Zeithorizont und … Welches Budget haben Sie sich vorgestellt?“

Angewohnheiten ändern ist nicht leicht

• dass Ihre Meinung unwichtig sei,
• dass Ihre Meinung nicht gefragt sei,
• dass es Ihnen nicht zustehe, ihn zu kritisieren,
• dass Sie mit Kritik Ihren Job riskierten – oder zumindest das Vertrauen Ihres Chefs.

• seine Hose offen ist,
• er heftig nach Knoblauch oder Schweiß riecht oder
• er Kleidung verkehrt herum trägt.

Tipp 1: Bereiten Sie sich vor!

• „Ich habe eine Idee entwickelt, die Sie kennen lernen sollten, denn sie wird einiges erleichtern. Sollen wir nach dem Meeting darüber sprechen, oder ist es Ihnen jetzt lieber?“
• „Mir liegen ein paar strategische Veränderungen am Herzen, mit denen wir ein paar wesentliche Verbesserungen herbeiführen könnten. Ich möchte das gerne nach Ihrem Telefonat mit Ihnen absprechen. Oder wann passt es Ihnen besser?“

Tipp 2: Gehen Sie professionell auf Ihren Chef ein

• „Hallo?“
• „Hallo, sind Sie noch dran?“
• „So, da bin ich wieder.“

Warteschleife

Sie wissen es und finden es grauenvoll?

• der Anrufer gar nichts hört,
• das typische „pling, pling, pling“ ertönt,
• „Please hold the line – Bitte warten Sie – Restez au ligne s’il-vous-plait …“ mitgeteilt wird,
• „Eine kleine Nachtmusik“ in digitaler Aufbereitung gespielt wird,
• ein wildes Pop-Gedudel in schmerzhafter Lautstärke erschallt.

• klassische Musik
• eigens für Ihr Unternehmen elektronisch komponierte Musik
• die Einspielung Ihres eigenen Radiowerbespots

So können Sie den Posteingang organisieren

• Spams und unnötige Werbung aus dem E-Mail-Account Ihres Chefs zu löschen,
• selbst zu bearbeiten, was Sie können und
• das zu delegieren, was Kollegenerledigen können.

So könnte Ihre E-Mail an die Teilnehmer aussehen