Wenn Ihr Chef Sie von unterwegs aus anruft, geht es nicht immer um etwas Wichtiges. Manchmal schon! Fest steht: Er will Sie auf jeden Fall erreichen können. Wenn Ihr Telefon ins Leere klingelt, macht das keinen guten Eindruck.
Beispiel: Bettinas Chef benötigt für ein Gespräch bei einem Kunden noch ein bereits etwas älteres Angebot, auf das der Kunde jetzt zurückkommen will. Er ruft bei Bettina an – sie geht nicht ans Telefon. Sie ist von einer Kollegin in ein Gespräch über die Planung der nächsten Messe verwickelt worden und hält sich in deren Büro auf. Bettinas Chef denkt: „Was macht meine Sekretärin, wenn ich nicht da bin?“
Treffen Sie Vorkehrungen, dass so etwas nicht passieren kann
Wenn Sie oft nicht am Platz sind, besorgen Sie sich ein tragbares Telefon. Das können Sie mitnehmen, wenn Sie zum Beispiel mit einer Teamkollegin woanders etwas zu besprechen haben.
Geben Sie Ihrem Chef Ihre Handynummer oder private Telefonnummer für den Notfall. Das ist auch bei einer Zeitverschiebung hilfreich. Nennen Sie ihm eine Zeit, bis zu der er Sie spätestens noch anrufen könne.
Sie können SMS-Kürzel vereinbaren. „RR“ kann bedeuten, dass Sie Ihren Chef schnell zurückrufen sollen. „EE“ kann für „eilige E-Mail“ stehen.
Legen Sie Termine wie einen Zahnarztbesuch auch dann auf den Abend, wenn Ihr Chef nicht da ist.
Blockieren Sie die Telefonleitung nicht unnötig. Bitten Sie Kolleginnen und Kollegen zu sich, statt mit ihnen lange zu telefonieren.
Stellen Sie auch bei kurzen Abwesenheiten, zum Beispiel, wenn Sie zur Toilette gehen, Ihr Telefon auf eine Kollegin um. Anrufe sollten nie ins Leere gehen.