Bringen Sie mit kreativen und unmissverständlichen Formulierungen Farbe in Terminbestätigungen

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Hand aufs Herz: Lesen Sie Terminbestätigungen, die mit „Hiermit bestätigen wir“ oder „Wie soeben telefonisch besprochen“ beginnen, überhaupt zu Ende? Diese Satzanfänge sind wohl die am häufigsten verwendeten Floskeln. Doch es geht anders:

Die nüchterne Variante … … und wie Sie Farbe hineinbringen
Am 5. Mai um 10 Uhr findet im Büro von Klaus Meister die Besprechung zur Erarbeitung des Konzeptes für das Betriebsfest statt.

Konnte ich Sie mit meiner Einladung überzeugen? Dann erwarte ich jetzt Ihre Anmeldung.

 Am 5. Mai 2015 um 10 Uhr treffen Sie sich mit Klaus Meister in seinem Büro. Thema: Konzept fpr das Betriebsfest.

Da das Feld schon bald ist, kommen Sie bitte alle, damit wir Nägel mit Köpfen machen können.
Hiermit bestätigen wir Ihnen den soeben telefonisch vereinbarten Termin mit Herrn Meyer. Bitte bringen Sie zu diesem Seminar Ihre Controlling-Unterlagen mit. Anschließend ist Zeit für persönliche Gespräche. Der Termin mit Herrn Bernd Meyer steht fest. Bitte denken Sie daran, zu diesem Seminar Ihre Controlling Unterlagen mitzubringen. Anschließen können wir in lockerer Runde noch ein wenig plaudern.

Beachten Sie die Pflichtangaben für Ihre Terminbestätigungen

An die folgenden Punkte sollten Sie auf jeden Fall denken, denn sie sind das A und O der Terminbestätigung. Damit ersparen Sie sich unnötige Nachfragen und vermeiden Missverständnisse.

Wann? Wochentag und Datum, zum Beispiel: Montag, 3. September 2015.

Welche Uhrzeit, wie lange? Uhrzeit und vorgesehene Dauer des Gesprächs, zum Beispiel: 15:30 bis ca. 18:00 Uhr.

Wo? Adresse, Raum, zum Beispiel: In der XY GmbH, Musterstraße 15a, 22087 Musterhausen, Konferenzraum „Elbe“ im 6. Stock

Wer kommt noch? Teilnehmerkreis (zum Beispiel: alle Vereinsmitglieder, alle Mitarbeiter einer Abteilung, nur die Kundendienst-Monteure etc.)

Was brauche ich? Benötigte Unterlagen. Was muss ich vorbereiten, bzw. wann werden die Unterlagen vorab versendet? Benötigen die Vortragenden spezielle Technik (Beamer, Flipchart etc.)?

Welcher Rahmen? Wenn es sich beispielsweise um eine Abend- oder Festveranstaltung handelt, die Sie bestätigen, fügen Sie Bekleidungsvermerke oder Ähnliches hinzu.

Ansprechpartner? Falls es Fragen zum Termin gibt.

Weitere Angaben, die je nach Veranstaltung sinnvoll sind

  • Was erwartet mich? Tagesablauf, Programm oder Inhalt des Treffens – gegebenenfalls als Anlage.
  • Wer kommt noch (im Detail)? Liste angemeldeter Teilnehmer.
  • Angaben zur Verpflegung. Bei längeren Treffen: ob Sie für Frühstück, Mittagessen, Kaffeepause oder Abendessen vorgesorgt haben oder die Teilnehmer sich selbst um ihre Verpflegung kümmern müssen.
  • Wie komme ich dahin? Bei auswärtigen Teilnehmern: Wegbeschreibung und Parkmöglichkeiten.
  • Wo übernachte ich? Angaben zur Unterkunft bei mehrtägigen Veranstaltungen: ob Sie bereits Hotelzimmer gebucht haben oder die Teilnehmer das selbst machen.

Und so könnte Ihre Bestätigung aussehen

Terminbestätigung Bernd Schreiber/Dr. Kai Jürgens am 5. Mai 2015

Liebe Frau Bernhard,

wir haben es geschafft! Das ging ja ruck, zuck. Vielen Dank, dass Sie den Termin möglich machen konnten. Mein Chef, Bernd Schreiber, erwartet Dr. Jürgens am Mittwoch, 5. Mai 2015, um 11 Uhr in seinem Büro. Ich habe 2,5 Stunden für das Gespräch eingeplant.

Da sich der Termin über die Mittagszeit erstreckt, kümmere ich mich um einen Snack. Gibt es etwas Besonderes zu beachten? Für Hinweise auf Vorlieben oder Unverträglichkeiten wäre ich sehr dankbar.

Die Wegbeschreibung zu uns habe ich angehängt. Wenn Sie noch Fragen haben, rufen Sie mich einfach an oder schicken Sie mir eine E-Mail.

Herzliche Grüße

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