Die Kollegen wollen ständig etwas von Ihnen, Ihr Chef ruft und Sie arbeiten an vier Vorgängen gleichzeitig. Als Assistentin sind Sie besonderen Belastungen ausgesetzt, weil Sie viele Tätigkeiten nicht selbstbestimmt ausüben können. Diesen Mangel an Selbstbestimmung erleben viele als besonders starken Stressauslöser.
Legt Ihr Chef Ihnen einen Ordner auf den Tisch mit dem Kommentar „Die Präsentation muss in zwei Stunden fertig sein!“, schüttet Ihr Körper gegebenenfalls die berühmten Stresshormone Adrenalin, Noradrenalin und Cortisol aus, die sich in unterschiedlichen Signalen bemerkbar machen. Ihr Herz schlägt schneller oder fängt sogar an zu stolpern. Sie fangen an zu schwitzen und fühlen sich wie unter Strom.
Sie fühlen sich gehetzt und haben Fluchtimpulse: „Erst mal einen Kaffee trinken“ ist zum Beispiel eine klassische Reaktion. Oder Sie gehen in eine Angriffshaltung und schleudern Ihrem Chef einen zynischen Satz entgegen wie: „Darf es auch in zehn Minuten sein?!“
Damit es so weit erst gar nicht kommt: fünf Tipps, was Sie in akuten Stresssituationen tun können:
Praxistipp Nr. 1
Wenn Ihr Chef Sie bittet, innerhalb von zwei Stunden eine umfangreiche Präsentation zu erstellen, setzen Sie sich zunächst hin, atmen dreimal kräftig ein und aus, so als würden Sie eine Kerze ausblasen. Das reinigt und macht klar.
Sagen Sie dann zu sich selbst: „Ich konzentriere mich jetzt und werde das Schritt für Schritt tun.“
Praxistipp Nr. 2
Ein altes Sprichwort sagt: „Wenn du es eilig hast, gehe langsam.“ Besonders wenn es sehr schnell gehen muss, ist es sinnvoll, dass Sie sich zunächst einen kleinen Moment Zeit nehmen und sich einen Plan machen. Auch ein ganz kleiner Plan vermittelt Sicherheit und Ruhe.
Drei Stichwörter auf einem Post-it, das Sie sich an den Bildschirm kleben können, oder eine kurze Notiz in Ihrem To-do-Buch genügt völlig.
Fragen Sie sich oder Ihren Chef, was JETZT das Wichtigste ist.
Beispiel: Ich mache erst eine Gliederung, dann schreibe ich die Textcharts, dann suche ich Bilder, um die Präsentation aufzupeppen. Erst dann kümmere ich mich um Animationen.
Praxistipp Nr. 3
Schätzen Sie danach, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Schritte benötigen werden, und halten Sie sich möglichst an den Zeitplan.
Praxistipp Nr. 4
Konzentration: Bringen Sie die Aufgaben zu Ende. Schieben Sie ablenkende Gedanken beiseite und sagen Sie sich: „Ich mache es jetzt so, wie ich es mir vorgenommen habe.“
Praxistipp Nr. 5
Verabreden Sie mit Ihren Kollegen oder Ihrem Chef ein festes Zeichen für solche stressigen Situationen.
In einem Großraumbüro wurde das so gelöst: Jeder Mitarbeiter hat einen kleinen Teddy auf dem Schreibtisch. Schaut der Teddy nach außen, heißt das: Ich bin ansprechbar. Schaut der Teddy nach innen, heißt es: Ich arbeite gerade an etwas, bei dem ich mich konzentrieren muss.
Andere Möglichkeit: Sie stellen ein einfaches Pappschild, das in der Mitte geknickt wird, sichtbar für Ihre Kollegen auf den Schreibtisch. Auf dem Schild steht zum Beispiel: „Konzentrationsphase. Ich bin in zehn Minuten wieder ansprechbar. Danke!“
Oder: Sie basteln eine Art Uhr, die Sie außen an Ihrer Tür anbringen. In der Mitte befindet sich ein Foto von Ihnen. Auf Ihrer Nase ist der Zeiger befestigt, der auf die Uhrzeit zeigt, wann Sie wieder bei allen Wünschen behilflich sind.
Keine Angst vor ungewöhnlichen Maßnahmen
Vielleicht erscheinen Ihnen die Empfehlungen aus Praxistipp 5 etwas ungewöhnlich. Doch genau das macht ihren Erfolg aus. Wenn man wirklich etwas verändern möchte, muss man schon mal zu ungewöhnlichen Maßnahmen greifen. Alles andere geht im Tagesgeschäft unter.
Beispiel: Ein „Bitte-nicht-stören-Schild“ kennen Kollegen aus anderen Zusammenhängen und schenken ihm nicht so viel Aufmerksamkeit wie einem Foto.