Formulieren Sie so genau wie möglich – so sparen Sie Zeit und vermeiden Missverständnisse

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihr Chef und Sie aneinander vorbeireden? Werden Sie bei Ihrer Arbeit mitunter ausgebremst, weil etwas nicht richtig „rübergekommen“ ist? Missversteht Ihr Chef Sie schon mal?

Beispiel: Claudias Chef ruft morgens früh um 8 Uhr vom Hotel aus an: „Haben Sie mir die Liste gemailt?“ – „Ja, Chef, ich wusste ja, dass es dringend ist.“ Der Chef klingt genervt: „Ich habe die Liste aber nicht!“ – „Das kann nicht sein, die habe ich schon vor einer halben Stunde geschickt.“ Jetzt wird der Chef laut:„Die ist aber nicht da!“ – „Aber ich sehe es doch in meinem Ausgangsordner, dass ich sie geschickt habe. – „Das kann gar nicht sein!“

So könnte es noch eine ganze Weile hin und her gehen. Mit dem Ergebnis, dass der Chef richtig sauer auf seine Mitarbeiterin und Claudia verzweifelt ist. Ein Missverständnis, wie es bestimmt jede von uns schon einmal erlebt hat.

Tückische Fallen in unserer Sprache

Unsere Sprache hat einige tückische Fallen: Ein einziger Begriff kann für viele verschiedene Bedeutungen stehen. Dadurch wird Sprache ungenau. Je pauschaler die Begriffe sind, die Sie im Gespräch verwenden, umso schneller kann es zu Missverständnissen kommen.

Dieser Effekt findet sich häufig in Witzen wieder, die mit dem Prinzip des Missverstehens spielen: Lehrer: „Die Polizei sucht einen Schüler, der im Umkreis der Schule Mädchen belästigt.“ Schüler: „Wo kann ich mich melden?“

Nicht nur durch das genaue Hinhören vermeiden Sie Missverständnisse, sondern auch durch Ihre eigenen genauen Formulierungen

Vermeiden Sie Missverständnisse

Je genauer Sie eine Aussage oder Frage formulieren, umso geringer ist das Risiko, dass Ihr Gegenüber Sie missversteht. Daher wäre der Streit zwischen Claudia und ihrem Chef nicht nötig gewesen. Claudia hätte besser gesagt, welche Liste genau sie denn geschickt hat. Dann wäre schnell klar geworden, dass das nicht die Liste war, die der Chef brauchte.

Auch der Chef hat sich ungenau ausgedrückt – darauf hatte Claudia zwar keinen Einfluss, aber sie hätte nachfragen können.

Ärgern Sie sich nicht darüber, was der andere hätte anders machen können, sondern ergreifen Sie die Initiative.

Der Sekretärinnen HandbuchTipp: Formulieren Sie Ihre Aussagen oder Fragen so genau wie möglich, um Doppeldeutigkeiten oder Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Office-Knigge: Tischmanieren in der Kantine – so machen Sie auch in der Pause den besten Eindruck

In Ihrem Unternehmen gibt es eine Mitarbeiterkantine? Dann sollten Sie die wichtigsten Umgangsregeln kennen, um den berühmten „Tritt ins Fettnäpfchen“ zu vermeiden.

Die wichtigsten Tischregeln

Auch wenn es in Kantinen nicht zugeht wie im Sterne-Restaurant, sollten Sie die wichtigsten Tischregeln beherzigen. Denn Sie sind umgeben von Kollegen und Vorgesetzten – und auch beim Essen prägen Sie durch Ihr Benehmen Ihr Image.

  • Stützen Sie sich nicht mit den Ellenbogen auf dem Tisch ab – weder beim Trinken noch beim Essen
  • Führen Sie das Besteck zum Mund – und nicht umgekehrt.
  • Trinken Sie nicht aus der Flasche, sondern aus dem Glas.
  • Hinterlassen Sie einen sauberen Platz. Wenn mal was danebengefallen ist, wischen Sie es mit einer Serviette weg.
  • Sprechen Sie nicht mit vollem Mund und gestikulieren Sie nicht mit dem Besteck herum.
  • Verwenden Sie eine Serviette, die Sie sich auf den Schoß legen.
  • Das Besteck und die Serviette handhaben Sie bei einem Kantinentablett wie sonst auch. Sie legen die Serviette – sowohl Stoffals auch Papierserviette – nach Beendigung des Essens auf das Tablett und nicht auf den Teller. Das Besteck legen Sie weder zwischendurch noch am Ende auf das Tablett, sondern immer auf den Teller.
  • Tratschen Sie nicht über Vorgesetzte und Kollegen.

Zeitgemäße Korrespondenz: „Wir gratulieren zum 25-jährigen Betriebsjubiläum“ – warum Sie diesen Satz nicht schreiben sollten

Sie wissen, dass wir vom Sekretärinnen-Handbuch immer auf der Suche nach Stilblüten und Sprachirrtümern sind. Dieses Mal haben wir einen Ausdruck für Sie, den wir bislang nicht hinterfragt hatten.

Es geht um die Formulierungen „Wir gratulieren Ihnen ganz herzlich zu Ihrem zehnjährigen Betriebsjubiläum“ oder „Wir wünschen Ihnen zum 25-jährigen Firmenjubiläum alles Gute“.

Der Ausdruck „x-jähriges Jubiläum“ ist mittlerweile so in unseren Sprachgebrauch übergegangen, dass wir ihn ohne zu überlegen auch für unsere Korrespondenz verwenden.

Machen sie diesen Fehler nicht

Ein typisches Beispiel für eine Formulierung, von der wir alle wissen, was sie bedeutet, obwohl sie unlogisch ist. Dieser Satz bedeutet wörtlich, dass das Jubiläum x Jahre dauert, und das ist wohl nicht so.

Der 30-jährige Krieg dauerte 30 Jahre – das Jubiläum des Unternehmens aber nicht 25 Jahre. Dort wurde sicher nicht die ganze Zeit gefeiert.

Mit „-jährig“ drücken wir eine bestimmte Dauer aus. Ein vierjähriges Kind ist vier Jahre alt. Wir würden aber nie zum „vierjährigen Geburtstag“ gratulieren. Der Geburtstag dauert einen Tag und nicht vier Jahre.

So gratulieren Sie richtig!

Das Unternehmen ist 25 Jahre alt, und wir gratulieren zum 25-jährigen Bestehen, aber nicht zum 25-jährigen Jubiläum. Der Mitarbeiter arbeitet seit zehn Jahren im Unternehmen. Dann gratulieren wir besser zu zehnjähriger Betriebszugehörigkeit oder zum zehnten Jubiläum.

Wenn Sie also bisher wie viele andere „25-jähriges Jubiläum“ geschrieben haben, werden die Empfänger das nicht hinterfragt haben, weil es so vertraut klingt. Es ist ein gängiger Ausdruck. Wichtig ist nur, dass Sie es mit diesem Wissen besser machen und sich vom Sprachgebrauch nicht leichtfertig beeinflussen lassen.

Und wenn Ihnen ein Gratulationsschreiben zum x-jährigen Jubiläum auf den Tisch kommt, dann sehen Sie einfach mit einem Lächeln darüber hinweg. Vergessen Sie nicht: Auch wenn der Ausdruck unlogisch ist, lautet die Kernbotschaft solcher Gratulationen: „Eine tolle Leistung! Wir freuen uns mit Ihnen und gratulieren ganz herzlich!“

Für ein besseres Zeitmanagement: Verzichten Sie auf Multitasking!

Viele Sekretärinnen behaupten, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können und zu müssen. Das scheint auf den ersten Blick sinnvoll – bei all den Aufgaben, die anfallen. Mehrere Dinge gleichzeitig bearbeiten – dann ist man schneller fertig, als wenn man alles nacheinander abarbeitet, das scheint Zeit zu sparen.

Der Schein trügt – Weniger ist mehr

Doch der Schein trügt. Wenn Sie häufig zwei oder drei Aufgaben parallel erledigen, sind Sie bei jeder Aufgabe nur halbherzig dabei. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen, ist hoch. Und genau das ist es, was Sie bestimmt vermeiden möchten. Menschen, die Dinge parallel bearbeiten, verbringen in der Regel ein Viertel ihrer Arbeitszeit damit, Fehler auszugleichen, die durch diese Arbeitsweise verursacht wurden.Multitasking ist also in hohem Maße kontraproduktiv für Ihr eigentliches Ziel der Zeitersparnis. Eine E-Mail, die Sie vorschnell abschickten, während Sie mit einem Kollegen sprachen, enthielt ein falsches Datum.  Sie müssen eine neue E-Mail verfassen, nachdem sich einige Kollegen bei Ihnen gemeldet haben.

Das können Sie dagegen unternehmen

Tipp Nummer 1: Arbeiten Sie mit einer Prioritätenliste, damit Sie immer wissen, was Sie zuerst erledigen müssen und was noch Zeit hat. Halten Sie sich daran und beginnen Sie immer mit Ihren A-Prioritäten.

Tipp Nummer 2: Halten Sie nur das Programm auf Ihrem Rechner geöffnet, mit dem Sie gerade arbeiten. Damit vermeiden Sie, dass Sie zwischen mehreren Programmen hin und her springen, um mal hier oder mal da kurz etwas zu ergänzen oder zu schreiben.

Tipp Nummer 3: Schalten Sie die Pop-up-Funktion in Outlook oder Notes aus. Auch das verhindert Ablenkung. Wenn Sie nicht wissen, dass Sie eine neue E-Mail erhalten haben, reduziert das die Wahrscheinlichkeit, dass Sie neugierig nachschauen. Es reicht, den Posteingang alle halbe Stunde oder jede volle Stunde zu prüfen.

Tipp Nummer 4: Setzen Sie Grenzen. Sagen Sie den Kollegen und dem Chef, dass Sie nicht gleichzeitig telefonieren und sich mit ihnen unterhalten können. Selbst ein Chef, der neben Ihnen steht und während des Telefonats gestikuliert, um sich mitzuteilen, ist ein Störfaktor. Sagen Sie ihm, dass das nicht geht und dass es Sie stresst und Sie sich spä- ter Zeit für ihn nehmen werden.

Testen Sie Ihre Grammatikkenntnisse rund um das Verb „hängen“

Das Wort „hängen“ ist Ihnen vertraut. Ist Ihnen bewusst, dass es sich um zwei Verben mit unterschiedlicher Bedeutung und verschiedenen Konjugationen handelt?

Was ist richtig – a oder b?

1a) Zuerst hatte er seinen Mantel aufgehängt.
1b) Zuerst hatte er seinen Mantel aufgehangen.

2a) Sein Regenschirm hängte bereits in der Garderobe.
2b) Sein Regenschirm hing bereits in der Garderobe.

3a) Er selbst hatte ihn dort an den Haken gehängt.
3b) Er selbst hatte ihn dort an den Haken gehangen.

4a) Er hängte so sehr an den Sachen.
4b) Er hing so sehr an den Sachen.

5a) … die an dem Kleiderständer hingen.
5b) … die an dem Kleiderständer hängten.

Bringen Sie die beiden Verben „hängen“ nicht durcheinander

Verb 1: hängen – hängte – gehängt: Hier geht es um die Aktion des Hängens.
Verb 2: hängen – hing – gehangen: Hier wird der Zustand des Hängens beschrieben.

 

 

 

Richtig sind diese Antworten: 1a, 2b, 3a, 4b, 5a

4 wichtige Fragen, die Sie mit Ihrem Chef vor Besprechungen klären sollten

Wenn Ihr Chef eine Besprechung hat, sind Sie als Sekretärin oder Assistentin eine der wichtigsten Akteurinnen. Sie haben alles organisiert, Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Damit alles perfekt und Ihr Chef letztendlich zufrieden ist, sollten Sie einiges mit ihm klären, bevor die Besprechung beginnt.

1. Dürfen Sie während eines Besuchs Anrufer durchstellen?

Und wenn ja, wen? Möglicherweise wird keine Unterbrechung gewünscht. Vielleicht wird auch ein Anruf erwartet, von dem Ihr Chef Ihnen nichts erzählt hat.

2. Sollen Sie anklopfen, wenn Sie stören müssen?

Kein Eintritt ohne Zustimmung!“ Dies würde bedeuten, dass Sie, wenn Sie in einen Besprechungsoder Konferenzraum hineingehen, anklopfen müssten.

Das Sekretärinnen-Handbuch meint dazu: Jedes Anklopfen unterbricht die Besprechung noch mehr als ohnehin nötig. Betreten Sie so geräuscharm und unauffällig wie möglich einen Raum, in dem gerade eine Präsentation oder Besprechung stattfindet. Und da Sie als Sekretärin in jedem Fall großes Vertrauen genießen, werden Sie beim Betreten eines Raums wohl kaum Geheimnisse erfahren, die nicht für Ihre Ohren und Augen bestimmt sind.

Um die Störung minimal zu gestalten, empfehlen wir Ihnen ebenfalls, Worte der Begrüßung oder ein „Entschuldigung“ zu vermeiden. Nicken Sie kurz freundlich in die Runde, und steuern Sie dann auf Ihren Ansprechpartner zu.

Fragen Sie Ihren Chef: Zudem sollten Sie Ihren Chef fragen, wie es ihm am liebsten ist. Besonders dann, wenn es um Besprechungen in seinem Büro geht, sollte er Ihnen sagen, ob er ein Anklopfen bevorzugt.

Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: Wenn Sie einen Besprechungs- oder Konferenzraum betreten, sollten Sie dies sicher und aufrecht tun. Tippeln Sie nicht hinein, gehen Sie nicht auf Zehenspitzen, und ziehen Sie nicht entschuldigend die Schultern hoch. Das wirkt unprofessionell. Sie jedoch möchten souverän wirken! Deshalb: aufrecht und sicher gehen

3. Ist es passend, wenn Mitarbeiter ins Besprechungszimmer gehen?

Klären Sie mit Ihrem Chef, ob andere Mitarbeiter im Laufe der Verhandlung den Raum betreten können, wenn sie Unterlagen für die Besprechung nachreichen wollen, oder ob nur Sie ihm Unterlagen hineinbringen sollen.

4. Bewirtung

Natürlich klären Sie vorab, wie die Bewirtung aussehen soll und ob überhaupt bewirtet wird.

Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: Denken Sie bitte ernsthaft darüber nach, ob Kaffee angeboten werden muss. Bei internen Besprechungen sind schon sehr viele Unternehmen dazu übergegangen, keinen Kaffee oder andere Getränke mehr vorzusehen. Bei wichtigem Besuch werden natürlich kalte und warme Getränke serviert.

Informieren Sie Ihre Gäste darüber, ob es etwas zu essen gibt

Wenn eine Besprechung über die Mittagszeit geht, sollten Sie Ihre Besucher entsprechend bewirten. Denn mit knurrendem Magen lässt es sich nicht gut konferieren.

Idealerweise haben Sie die Besucher vorab darüber informiert, dass sie ein kleiner Snack oder ein Essen erwartet.

Wie Sie Bruchstriche und Rechenzeichen richtig einsetzen

Selbst Sekretärinnen, die die DIN sehr gut kennen, kommen ins Grü- beln, wenn sich die Frage stellt, wie Bruchstriche und Rechenzeichen nach DIN 5008 korrekt geschrieben werden.

Für die Rechenzeichen gilt: Alle Rechenzeichen werden mit je einem Leerschritt davor und dahinter verwendet:

Beispiele für Rechenzeichen:

1 + 3 = 4
25 – 10 = 15
2 x 3 = 6
3 . 4 = 12 *
12 : 4 = 3 

*) Es handelt sich nicht um einen Irrtum: Den „Mal-Punkt“ können Sie tatsächlich mit dem normalen Punkt auf Ihrer Tastatur darstellen. Er befindet sich auf der Grundlinie.

Das „x“ als Multiplikationszeichen soll laut DIN für Flächenformate und räumliche Abmessungen verwendet werden. Sie haben mit der aktuellen DIN die Möglichkeit, mithilfe Ihrer Textverarbeitung den Multiplikationspunkt jederzeit hochzusetzen oder ein mittiges Sonderzeichen zu verwenden. Das ist eindeutiger und schafft keine Verwirrungen.

Für das Schreiben von Bruchstrichen bietet Ihnen die DIN zwei Möglichkeiten an: „/“ und „––“, die Sie beide verwenden dürfen.

Beispiele für schräge Bruchstriche:

7/8
2/5
2/3
½
¼

Beachten Sie: Weder vor noch nach dem Bruchstrich steht ein Leerzeichen, egal, ob Sie mit der großen Schreibweise von Zahlen arbeiten oder nicht!

Sollten Sie den waagerechten Bruchstrich benötigen, verwenden Sie den Grundstrich auf der Tastatur und setzen ihn hoch. Der Bruchstrich beginnt mit dem ersten Zeichen des Bruchs und endet mit dem letzten

 

Komma – kleiner Strich mit großer Wirkung

Sie glauben, Zeichensetzung sei nur so eine typische kleinliche Deutschlehrer-Schikane? Ist Ihnen bewusst, was ein Komma alles ausrichten und anrichten kann?

Die folgenden Beispiele werden ganz sicher Ihre Meinung verändern:

Ein Komma kann Leben retten

Wir essen jetzt Opa.
Wir essen jetzt, Opa.

Ein Komma kann Illusionen zerstören

Papa steht auf Mama.
Papa steht auf, Mama.

Ein Komma kann die Lebenseinstellung verändern

Zur Arbeit, nicht zum Müßiggang sind wir geboren.
Zur Arbeit nicht, zum Müßiggang sind wir geboren.

Ein Komma kann die Solidarität zerstören

Er entschied sich, immer zu helfen.
Er entschied, sich immer zu helfen.

Ein Komma kann die Arbeitsbeziehung zwischen Sekretärin und Chef revolutionieren

Die Sekretärin empfiehlt, ihrem Chef immer zu gehorchen.
Die Sekretärin empfiehlt ihrem Chef, immer zu gehorchen.

Ein Komma kann den Neidkomplex fördern

Claudia Hovermann erhielt den ersten Preis, nicht aber Johannes Dohler.
Claudia Hovermann erhielt den ersten Preis nicht, aber Johannes Dohler.

Buffet bei der Weihnachtsfeier – diese Regeln sollten Sie kennen

Für Sie als Sekretärin sind gute Umgangsformen besonders wichtig. Sie sind bei der Weihnachtsfeier Ihres Unternehmens – nicht anders als in allen Bereichen Ihres Berufs – wie eine „lebendige Visitenkarte“ Ihres Unternehmens, die sich durch Souveränität in jeder Situation auszeichnet.

Gibt es bei der Weihnachtsfeier ein Buffet, sollten Sie die wichtigsten Umgangsformenempfehlungen kennen, um Fettnäpfchen zu umgehen und einen souveränen Eindruck zu machen.

„Guten Appetit“?

Bei einem Buffet isst jeder, was und wann er möchte. Wenn also schon Kollegen an einem Tisch sitzen und essen und Sie sich dazugesellen, sagen Sie nicht „Guten Appetit“ – denn diesen Wunsch haben die Sitzenden vielleicht schon mehrmals im Laufe der letzten 15 Minuten erwidert – und das dann gezwungenermaßen teilweise mit vollem Mund. Außerdem sagt „Guten Appetit“ nur der, der das Essen zubereitet hat.

Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: Grüßen Sie die Runde mit einem „Guten Abend“ oder „Hallo“ und setzen Sie sich dazu. Gegebenenfalls sollten Sie fragen, ob noch ein Platz frei sei, falls keine feste Tischordnung besteht.

Zu viel auf einem Teller

Denken Sie daran: Sie können sich so oft Nachschlag holen, wie Sie möchten. Es gibt also keinen guten Grund, sich den Teller randvoll mit Speisen zu bepacken. Das sieht unschön und ein wenig „gefräßig“ aus.

Speisenzusammenstellung

Auch wenn es Ihnen persönlich nichts ausmacht, Fisch, Fleisch, Nudeln, also mehrere Hauptgerichte, gleichzeitig auf dem Teller zu Ihrem Platz zu jonglieren, ist es stilvoller, die Speisenzusammenstellung mit Bedacht zu wählen. Alles durcheinander und alles zusammen auf einen Schlag auf einem Teller ist nicht sonderlich elegant. Entscheiden Sie sich für ein Gericht mit den entsprechenden Beilagen. Wenn Sie die anderen Gerichte auch kosten möchten, legen Sie sich nur eine kleine Portion auf und holen sich dann spä- ter das nächste Gericht, das Sie probieren möchten. Beginnen Sie mit den Vorspeisen, dann folgen die Hauptgerichte und zum Schluss das Dessert – diese Reihenfolge sollten Sie einhalten.

Nachtisch

Auch wenn er noch so lecker aussieht: Holen Sie sich den Nachtisch nicht mit dem Hauptgericht zusammen, sondern danach. Zum einen könnte der Service sonst, wenn Sie den Tisch verlassen, um sich beispielsweise noch einen Nachschlag vom Hauptgericht zu holen, den Nachtisch einfach abräumen. Zum anderen wirkt es ungeduldig und gierig.

Der Teller bleibt stehen

Wenn Sie sich am Buffet einen Nachschlag holen möchten, gibt es dort mit Sicherheit saubere Teller, die Sie verwenden sollten. Es ist unschön, den leer gegessenen, schmutzigen Teller durchs Lokal zu tragen, um sich noch einmal etwas aufzulegen. Ihren benutzten Teller sollten Sie auf jeden Fall an Ihrem Platz stehen lassen. Der aufmerksame Service wird ihn abräumen. Sollte er bei ihrer Rückkehr vom Buffet noch immer dort stehen, stellen Sie ihn etwas zur Seite und bitten den Service, den Teller mitzunehmen.

Besteck

In der Regel ist Besteck für den Vorspeisengang und für ein Hauptgericht eingedeckt. Wenn Sie ein drittes Besteck benötigen, müssen und sollten Sie das benutzte nicht „bunkern“ und auf den Tisch legen. Denn es gilt: Besteck, das den Tisch einmal verlassen hat, berührt ihn nicht wieder. Außerdem macht es sich nicht gut, wenn Sie Ihr Messer irgendwie abwischen, um es dann auf Ihre Serviette oder den Tisch zu legen. Also: Legen Sie Ihr Besteck, Messer und Gabel, parallel nebeneinander auf den benutzten Teller. Der Service wird beides abräumen.

Serviette

Einigen Menschen ist es nicht wichtig, eine Serviette auf dem Schoß zu haben. Allerdings: Es ist schlechter Stil, sich den Mund abzuwischen und die noch gefaltete Serviette dazu zu benutzen und nach jeder Benutzung wieder auf den Tisch zu legen. Niemand möchte Fettrückstände oder Krümel – geschweige denn Essensreste – auf Ihrer Serviette sehen.

Deshalb: Legen Sie sich die Serviette auf den Schoß, um allen Tischnachbarn unangenehme Ansichten zu ersparen. Außerdem ist so auch an eng belegten Tischen immer klar, wem welche Serviette gehört.

Wohin mit der Serviette …

… wenn Sie sich noch etwas vom Buffet holen möchten oder zur Toilette gehen müssen? Ganz einfach: Legen Sie die locker zusammengefaltet links neben Ihren Teller. Falten Sie die Serviette so zusammen, dass keine Essensreste zu sehen sind.

Auf den Tisch – nicht auf den Teller! – gehört die Serviette auch, wenn das Essen komplett beendet ist, egal, ob Papier- oder Stoffserviette.

So begrüßen Sie jeden richtig und mit Stil

Gute Umgangsformen sind wichtig und liegen voll im Trend – auch oder vor allem im Job. Wenn Sie die richtigen Umgangsformen fürs Büro kennen und aus dem „Effeff“ anwenden können, dann unterstreichen Sie damit Ihre Kompetenz und machen in jeder Situation einen guten Eindruck. Das gilt auch für das Begrüßen von Besuchern, Kollegen oder das Grüßen Ihres Chefs. Lesen Sie, wann und in welcher Reihenfolge Sie als Sekretärin jemandem die Hand geben und worauf Sie achten sollten.

Sie haben die Rolle der Gastgeberin

Ob Sie als Erste die Hand zur Begrüßung reichen oder nicht, hängt unter anderem vom Gastgeberstatus ab. Empfangen Sie einen Besucher Ihres Chefs, sind Sie als seine Vertretung in der Gastgeberrolle. Hei- ßen Sie den Gast mit einem Handschlag willkommen. Machen Sie Ihre Gastgeberrolle mit Worten deutlich: „Herzlich willkommen! Ich bin Anke Schreiber, die Assistentin von Herrn Ulbricht. Schön, dass Sie da sind.“

Respektieren Sie Hierarchien

Im Beruf sind Hierarchien wichtig; deswegen ist es auch nicht egal, wer wem in welcher Reihenfolge die Hand gibt. In erster Linie entscheidet der Rang. Geschlecht und Alter spielen nur dann eine Rolle, wenn es keine Hierarchie-Unterschiede gibt.

Das heißt: Ist ein 29 Jahre alter Kunde mit seiner 45-jährigen Assistentin zu Besuch, begrüßen Sie zuerst den Kunden und dann seine Assistentin. Begrüßen Sie zwei Assistentinnen, geben Sie der (deutlich) älteren Dame den Vorrang.

Empfangen Sie mehrere Besucher, halten Sie die Rangfolge ein: Reichen Sie zuerst dem Geschäftsführer die Hand, dann dem Abteilungsleiter, dann der Projektleiterin und zuletzt dem Projektassistenten.

In größeren Gruppen – ab sechs Personen – fangen Sie mit der Begrüßung bei der ranghöchsten Person an und gehen dann reihum. Sie müssen also nicht sortieren, wer in der Hierarchie der Zweite, der Dritte und der Letzte ist.

Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: So finden Sie heraus, wer der Wichtigste ist: Sie sehen die Besucher zum ersten Mal und wissen nicht, wer derjenige ist, der in der Hierarchie ganz oben steht? Den Namen des Wichtigsten kennen Sie sicher. Dann ist es nämlich ganz einfach: Nähern Sie sich der Gruppe und sagen Sie fragend den Namen der wichtigsten Person: „Herr Dr. Wichtig?“ Herr Wichtig wird sich dann schon bemerkbar machen, und Sie können ihn als Ersten begrüßen. Bilden Sie keine Zweiklassengesellschaft: Geben Sie innerhalb einer Gruppe jedem die Hand oder keinem. In größeren Gruppen ist es auch möglich, auf das Händeschütteln zu verzichten. Ein freundlicher Gruß in die Runde ist ebenfalls höflich: „Guten Morgen, zusammen. Herzlich willkommen. Ich bin ….“

Achtung! Reicht Ihnen jemand die Hand, obwohl er noch nicht an der Reihe oder rangniedriger ist, nehmen Sie diese natürlich an. Alles andere wirkt arrogant.

Das Alter und das Geschlecht spielen im Beruf nur dann eine Rolle, wenn es keine Hierarchie-Unterschiede gibt: Begrüßen Sie als Gastgeberin drei Projektleiter und eine Projektleiterin, ist es höflich, wenn Sie der Dame den Vorzug geben.

Sie sind nicht die Gastgeberin

Sind Sie nicht in der Gastgeberrolle, zählt die Hierarchie. Der Ranghöhere, zum Beispiel der Kunde, der Vorstandsvorsitzende, der Abteilungsleiter, entscheidet, ob er Sie mit Handschlag begrüßen will oder nicht. Wenn Sie beispielsweise Ihren Chef auf eine Messe begleiten und zufällig einen Kunden treffen, ist es dessen Recht, über die Begrüßungsform zu entscheiden.

Oder: Sie treffen den Vorstandsvorsitzenden auf dem Gang. Grüßen Sie ihn mit einem freundlichen „Guten Tag, Herr Meier“ und warten Sie ab, ob er Ihnen die Hand reichen möchte.

Wer grüßt wen zuerst?

Als Gruß bezeichnet man ein „Hallo/guten Morgen/guten Tag“ oder ein regionales „Moin moin“ oder „Grüß Gott“ ohne Händeschütteln. Beim Grüßen ist es genau anders herum wie beim Begrüßen: Der Rangniedrigere grüßt den Ranghöheren zuerst. Generell gilt: Besser ein Gruß zu viel als einer zu wenig!

Was Sie niemals tun sollten

Vermeiden Sie unbedingt die Unsitte, auf den Tisch zu klopfen, statt den Anwesenden die Hand zu geben.

Ein Gruß in die Runde reicht, wenn Sie nicht jedem die Hand geben wollen. Das Tischklopfen hat Stammtischniveau.

Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: Verzichten Sie auf einen Handschlag, wenn Sie erkältet sind Wenn Sie erkältet sind, sollten Sie auf eine Begrüßung mit Handschlag verzichten, um andere nicht anzustecken. Erklären Sie Ihr Verhalten: „Heute sollten wir auf den Handschlag verzichten. Ich habe eine leichte Erkältung und möchte Sie nicht anstecken.“

Die Alternative: Waschen Sie sich – wenn möglich – unmittelbar vor der Begrüßung die Hände.