Gute Umgangsformen sind wichtig und liegen voll im Trend – auch oder vor allem im Job. Wenn Sie die richtigen Umgangsformen fürs Büro kennen und aus dem „Effeff“ anwenden können, dann unterstreichen Sie damit Ihre Kompetenz und machen in jeder Situation einen guten Eindruck. Das gilt auch für das Begrüßen von Besuchern, Kollegen oder das Grüßen Ihres Chefs. Lesen Sie, wann und in welcher Reihenfolge Sie als Sekretärin jemandem die Hand geben und worauf Sie achten sollten.
Sie haben die Rolle der Gastgeberin
Ob Sie als Erste die Hand zur Begrüßung reichen oder nicht, hängt unter anderem vom Gastgeberstatus ab. Empfangen Sie einen Besucher Ihres Chefs, sind Sie als seine Vertretung in der Gastgeberrolle. Hei- ßen Sie den Gast mit einem Handschlag willkommen. Machen Sie Ihre Gastgeberrolle mit Worten deutlich: „Herzlich willkommen! Ich bin Anke Schreiber, die Assistentin von Herrn Ulbricht. Schön, dass Sie da sind.“
Respektieren Sie Hierarchien
Im Beruf sind Hierarchien wichtig; deswegen ist es auch nicht egal, wer wem in welcher Reihenfolge die Hand gibt. In erster Linie entscheidet der Rang. Geschlecht und Alter spielen nur dann eine Rolle, wenn es keine Hierarchie-Unterschiede gibt.
Das heißt: Ist ein 29 Jahre alter Kunde mit seiner 45-jährigen Assistentin zu Besuch, begrüßen Sie zuerst den Kunden und dann seine Assistentin. Begrüßen Sie zwei Assistentinnen, geben Sie der (deutlich) älteren Dame den Vorrang.
Empfangen Sie mehrere Besucher, halten Sie die Rangfolge ein: Reichen Sie zuerst dem Geschäftsführer die Hand, dann dem Abteilungsleiter, dann der Projektleiterin und zuletzt dem Projektassistenten.
In größeren Gruppen – ab sechs Personen – fangen Sie mit der Begrüßung bei der ranghöchsten Person an und gehen dann reihum. Sie müssen also nicht sortieren, wer in der Hierarchie der Zweite, der Dritte und der Letzte ist.
Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: So finden Sie heraus, wer der Wichtigste ist: Sie sehen die Besucher zum ersten Mal und wissen nicht, wer derjenige ist, der in der Hierarchie ganz oben steht? Den Namen des Wichtigsten kennen Sie sicher. Dann ist es nämlich ganz einfach: Nähern Sie sich der Gruppe und sagen Sie fragend den Namen der wichtigsten Person: „Herr Dr. Wichtig?“ Herr Wichtig wird sich dann schon bemerkbar machen, und Sie können ihn als Ersten begrüßen. Bilden Sie keine Zweiklassengesellschaft: Geben Sie innerhalb einer Gruppe jedem die Hand oder keinem. In größeren Gruppen ist es auch möglich, auf das Händeschütteln zu verzichten. Ein freundlicher Gruß in die Runde ist ebenfalls höflich: „Guten Morgen, zusammen. Herzlich willkommen. Ich bin ….“
Achtung! Reicht Ihnen jemand die Hand, obwohl er noch nicht an der Reihe oder rangniedriger ist, nehmen Sie diese natürlich an. Alles andere wirkt arrogant.
Das Alter und das Geschlecht spielen im Beruf nur dann eine Rolle, wenn es keine Hierarchie-Unterschiede gibt: Begrüßen Sie als Gastgeberin drei Projektleiter und eine Projektleiterin, ist es höflich, wenn Sie der Dame den Vorzug geben.
Sie sind nicht die Gastgeberin
Sind Sie nicht in der Gastgeberrolle, zählt die Hierarchie. Der Ranghöhere, zum Beispiel der Kunde, der Vorstandsvorsitzende, der Abteilungsleiter, entscheidet, ob er Sie mit Handschlag begrüßen will oder nicht. Wenn Sie beispielsweise Ihren Chef auf eine Messe begleiten und zufällig einen Kunden treffen, ist es dessen Recht, über die Begrüßungsform zu entscheiden.
Oder: Sie treffen den Vorstandsvorsitzenden auf dem Gang. Grüßen Sie ihn mit einem freundlichen „Guten Tag, Herr Meier“ und warten Sie ab, ob er Ihnen die Hand reichen möchte.
Wer grüßt wen zuerst?
Als Gruß bezeichnet man ein „Hallo/guten Morgen/guten Tag“ oder ein regionales „Moin moin“ oder „Grüß Gott“ ohne Händeschütteln. Beim Grüßen ist es genau anders herum wie beim Begrüßen: Der Rangniedrigere grüßt den Ranghöheren zuerst. Generell gilt: Besser ein Gruß zu viel als einer zu wenig!
Was Sie niemals tun sollten
Vermeiden Sie unbedingt die Unsitte, auf den Tisch zu klopfen, statt den Anwesenden die Hand zu geben.
Ein Gruß in die Runde reicht, wenn Sie nicht jedem die Hand geben wollen. Das Tischklopfen hat Stammtischniveau.
Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: Verzichten Sie auf einen Handschlag, wenn Sie erkältet sind Wenn Sie erkältet sind, sollten Sie auf eine Begrüßung mit Handschlag verzichten, um andere nicht anzustecken. Erklären Sie Ihr Verhalten: „Heute sollten wir auf den Handschlag verzichten. Ich habe eine leichte Erkältung und möchte Sie nicht anstecken.“
Die Alternative: Waschen Sie sich – wenn möglich – unmittelbar vor der Begrüßung die Hände.