Wenn Ihr Chef eine Besprechung hat, sind Sie als Sekretärin oder Assistentin eine der wichtigsten Akteurinnen. Sie haben alles organisiert, Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Damit alles perfekt und Ihr Chef letztendlich zufrieden ist, sollten Sie einiges mit ihm klären, bevor die Besprechung beginnt.
1. Dürfen Sie während eines Besuchs Anrufer durchstellen?
Und wenn ja, wen? Möglicherweise wird keine Unterbrechung gewünscht. Vielleicht wird auch ein Anruf erwartet, von dem Ihr Chef Ihnen nichts erzählt hat.
2. Sollen Sie anklopfen, wenn Sie stören müssen?
Kein Eintritt ohne Zustimmung!“ Dies würde bedeuten, dass Sie, wenn Sie in einen Besprechungsoder Konferenzraum hineingehen, anklopfen müssten.
Das Sekretärinnen-Handbuch meint dazu: Jedes Anklopfen unterbricht die Besprechung noch mehr als ohnehin nötig. Betreten Sie so geräuscharm und unauffällig wie möglich einen Raum, in dem gerade eine Präsentation oder Besprechung stattfindet. Und da Sie als Sekretärin in jedem Fall großes Vertrauen genießen, werden Sie beim Betreten eines Raums wohl kaum Geheimnisse erfahren, die nicht für Ihre Ohren und Augen bestimmt sind.
Um die Störung minimal zu gestalten, empfehlen wir Ihnen ebenfalls, Worte der Begrüßung oder ein „Entschuldigung“ zu vermeiden. Nicken Sie kurz freundlich in die Runde, und steuern Sie dann auf Ihren Ansprechpartner zu.
Fragen Sie Ihren Chef: Zudem sollten Sie Ihren Chef fragen, wie es ihm am liebsten ist. Besonders dann, wenn es um Besprechungen in seinem Büro geht, sollte er Ihnen sagen, ob er ein Anklopfen bevorzugt.
Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: Wenn Sie einen Besprechungs- oder Konferenzraum betreten, sollten Sie dies sicher und aufrecht tun. Tippeln Sie nicht hinein, gehen Sie nicht auf Zehenspitzen, und ziehen Sie nicht entschuldigend die Schultern hoch. Das wirkt unprofessionell. Sie jedoch möchten souverän wirken! Deshalb: aufrecht und sicher gehen
3. Ist es passend, wenn Mitarbeiter ins Besprechungszimmer gehen?
Klären Sie mit Ihrem Chef, ob andere Mitarbeiter im Laufe der Verhandlung den Raum betreten können, wenn sie Unterlagen für die Besprechung nachreichen wollen, oder ob nur Sie ihm Unterlagen hineinbringen sollen.
4. Bewirtung
Natürlich klären Sie vorab, wie die Bewirtung aussehen soll und ob überhaupt bewirtet wird.
Der Sekretärinnen-HandbuchTipp: Denken Sie bitte ernsthaft darüber nach, ob Kaffee angeboten werden muss. Bei internen Besprechungen sind schon sehr viele Unternehmen dazu übergegangen, keinen Kaffee oder andere Getränke mehr vorzusehen. Bei wichtigem Besuch werden natürlich kalte und warme Getränke serviert.
Informieren Sie Ihre Gäste darüber, ob es etwas zu essen gibt
Wenn eine Besprechung über die Mittagszeit geht, sollten Sie Ihre Besucher entsprechend bewirten. Denn mit knurrendem Magen lässt es sich nicht gut konferieren.
Idealerweise haben Sie die Besucher vorab darüber informiert, dass sie ein kleiner Snack oder ein Essen erwartet.