Autor: lgr

Die Kollegen wollen ständig etwas von Ihnen, Ihr Chef ruft, Sie arbeiten an vier Vorgängen gleichzeitig und abends im Bett fällt Ihnen ein, dass Sie vielleicht vergessen haben etwas zu erledigen.

Ihre Gedanken kreisen immer wieder um die Arbeit – Sie können nicht einschlafen? Sorgen Sie schon während Ihrer Arbeitszeit für Entspannung. Wir haben für Sie drei Tricks, die Sie einfach im Büro umsetzen können.

1. Gehen Sie in der Mittagspause an die frische Luft

Einer Studie des Marktforschungsinstituts Innofact zufolge verbringt ein Drittel aller Arbeitnehmer seine Mittagspause am Schreibtisch. Sorgen Sie stattdessen für Bewegung – und gehen Sie raus.

UV-Licht produziert – wie auch Bewegung – Endorphine und wirkt nachweislich antidepressiv. Laden Sie auch mal andere Kolleginnen oder Kollegen zu Ihrem Mittagsspaziergang ein. Das ist unterhaltsam, hilft Ihnen, Beziehungen zu knüpfen, und verschafft Ihnen möglicherweise wichtige Informationen.

2. Wenden Sie die progressive Muskelrelaxation an

Die Methode stammt von dem Schweden Edmund Jakobsen. Durch die Stressreaktion verspannen wir einzelne Körperpartien unbewusst.

Besonders angespannt ist oft die Nacken-Schulter-Partie. „Jemandem sitzt die Angst im Nacken“, sagt der Volksmund. Durch bewusstes Anund Entspannen dieser Körperregionen wird eine zunehmende (progressive) Entspannung erreicht.

Sie können, während Sie am Schreibtisch sitzen, die Hände zu Fäusten ballen und gleichzeitig die Schultern anspannen. Halten Sie die Spannung einige Sekunden und lassen Sie dann los. Achten Sie beim Loslassen besonders auf den Unterschied zwischen Anspannung und angenehmer Entspannung. Dann ziehen Sie die Schultern hoch und spannen gleichzeitig den Rücken an. 

Wieder Spannung halten und loslassen. Nehmen Sie deutlich den Unterschied zwischen An- und Entspannung wahr. Sie können auch die Beine anspannen und loslassen.

3. Schaffen Sie sich Entspannung für die Augen

Durch die Bildschirmarbeit werden unsere Augen ganz besonders beansprucht. Augenärzte stellen fest, dass viele Menschen trockene Augen haben, weil sie am Bildschirm zu wenig blinzeln.

Augentropfen, die die Tränenflüssigkeit ersetzen, können da Abhilfe schaffen.

Außerdem können Sie hin und wieder die Hände aneinander reiben und dann die warmen Handflächen auf Ihre geöffneten Augen legen.

Genießen Sie dann die Wärme und die Dunkelheit, denn diese wirken sich entspannend auf die gestressten Augen aus.

Wenn in diesem Jahr eine Weihnachtsfeier in Ihrem Unternehmen stattfindet, blicken einige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der vielleicht mit gemischten Gefühlen entgegen. Wie ist es bei Ihnen: Freuen Sie sich auf die Veranstaltung, oder ist Ihnen die Teilnahme eher eine lästige Pflicht?

Natürlich kann Sie niemand zwingen, an der Weihnachtsfeier teilzunehmen – es sei denn, diese findet während der Arbeitszeit statt. Dann müssten Sie schon Urlaub nehmen, um der Festivität zu entgehen.

Doch das empfehlen wir Ihnen auf gar keinen Fall. Weihnachtsfeiern während der Arbeitszeit sollten Sie nicht boykottieren. Das würde ein schlechtes Licht auf Sie werfen und wäre sehr unkollegial.

Feiern außerhalb der Arbeitszeit

Wenn Sie einen triftigen Grund haben, nicht zu erscheinen, wie zum Beispiel den einer Krankheit, eines Todesfalls oder Ähnliches, dann wird Ihre Entschuldigung sicher akzeptiert und verstanden werden. Haben Sie keinen guten Absagegrund in petto, besteht zwar trotzdem keine Anwesenheitspflicht, aber Ihre Teilnahme wäre sicher besser für ein angenehmes Miteinander mit den Kollegen und Ihrem Chef. Also glänzen Sie lieber nicht durch Abwesenheit!

Unsere Empfehlung lautet deshalb: Gute Miene zum bösen Spiel machen, auch wenn Sie so gar keine Lust haben.

Vermeiden Sie es auf jeden Fall, deutlich zu machen, dass sie überhaupt keine Lust haben.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Wenn Sie auch im Laufe des Abends keinen Gefallen an der Feier gefunden haben, sollten Sie nach dem Essen noch etwa eine halbe Stunde bleiben. Sofort nach dem Essen die Veranstaltung zu verlassen, wäre sehr unhöflich.

Überlegen Sie, warum Sie keine Lust zu der Weihnachtsfeier haben und was Sie ändern können oder welche Rahmenbedingungen sich seit der letzten Feier verändert haben. Vielleicht fällt es Ihnen dann leichter, sich auf das gemeinsame Fest zu freuen. Lassen Sie sich von Kolleginnen, die sich darauf freuen, motivieren.

Sich um die Gäste während einer Messe zu kümmern ist immer eine besondere Herausforderung – ganz besonders dann, wenn es sich um Fremde handelt und man zudem neue Geschäftskontakte herstellen möchte.

Dafür ist es nur von Vorteil, wenn Sie die kleinen, aber entscheidenden Etikettefallen kennen und somit elegant umschiffen können. Stellen Sie sich solche Fallen wie harmlos aussehende Pfützen vor – wenn Sie aber hineintreten, entpuppen sie sich als tiefe schwarze Löcher, in denen Sie komplett versinken können.

Diese zehn Etiketteregeln sollten für alle Standmitarbeiter selbstverständlich sein:

1. Gehen Sie den Kunden entgegen und verstecken Sie sich nicht in einer Ecke des Messestands.
2. Bilden Sie keine Clique – ein Besucher fühlt sich sonst als Störenfried und wird sich dem nächsten Stand zuwenden.
3.  Halten Sie bei der Begrüßung jedes Kunden Augenkontakt mit ihm und lassen Sie sich nicht ablenken.
4. Gehen Sie mit anderen Standmitarbeitern stets höflich, freundlich und respektvoll um – schlechte Stimmung und Streitereien werden sofort von Außenstehenden „aufgespürt“ und setzen das gesamte Unternehmen in ein schlechtes Licht.
5. Kritik an den Kollegen – auch wenn sie gerechtfertigt sein sollte – darf niemals in Gegenwart eines Besuchers geäußert werden.
6. Achten Sie auf Ihre Körperhaltung: Verschränken Sie die Arme nicht vor dem Körper. Verstecken Sie Ihre Hände nicht den Hosenoder Jackentaschen und lehnen Sie sich nicht an Theken, Regale oder Exponate an. Eine offene, gerade Körperhaltung signalisiert Ihrem Besucher nicht nur, dass er willkommen ist, sondern hilft Ihnen auch, sich besser zu fühlen.
7.  Essen Sie nicht am Stand und kauen Sie kein Kaugummi – ein wiederkäuender Verkäufer oder Gästebetreuer wirkt uninteressiert und flegelhaft.
8. Lassen Sie das Handy aus, wenn Sie am Messestand arbeiten. Ein Gespräch mit einem Messekunden darf nicht durch das Läuten des Handys gestört oder gar vereitelt werden.
9. Sorgen Sie regelmäßig dafür, dass Ihr Atem frisch riecht – Körperhygiene ist sowieso ein selbstverständliches Muss!
10. Schicken Sie keinen Kunden ohne Informationen weg: Auch wenn gerade kein Mitarbeiter für ein Gespräch frei ist, muss die Zeit reichen, dem Kunden einen Termin anzubieten.

Spricht man über gutes Telefonverhalten, liegt der Schwerpunkt häufig auf dem, was Sie sagen sollten, wenn Sie selbst einen Anruf erhalten. Doch auch wenn Sie anrufen, lauern Fettnäpfchen, die Sie ganz leicht umgehen können. Schlechte Vorbereitung, mit „Ähhs“ zu beginnen oder noch einmal anzurufen, weil Sie etwas vergessen haben, all das ist unprofessionell.

Hier die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie selbst irgendwo anrufen:

1. Es hört sich lapidar an, aber: Seien Sie vorbereitet! Überlegen Sie sich vorher, was Sie sagen möchten. Damit wirken Sie im Zweifelsfall professioneller, als wenn Sie das Gespräch mit einem „Ähhh“ beginnen. Sie klingen dann auch auf einem Anrufbeantworter professioneller, weil Sie nicht erst überlegen müssen, was Sie sagen wollen. Notieren Sie sich die Punkte, die Sie ansprechen und erreichen möchten. Aussagen wie „Da war noch was, aber ich komme nicht drauf“ sollten Sie sich nur im Privaten leisten. „Ich kann mich ja noch mal melden“ – und das dann wenige Sekunden oder Minuten später zu tun, strapaziert die Zeit Ihres Gesprächspartners. Setzen Sie deshalb auf eine gute Gesprächsvorbereitung.
2. Lächeln Sie, bevor Sie den Hörer abnehmen, sprechen Sie langsam und deutlich und heben Sie Ihre Stimme zum Schluss ein wenig. Denn: Sie wirken am Telefon nur zu 16 Prozent durch das gesprochene Wort, also den Inhalt dessen, was Sie sagen. Und zu 84 Prozent wirken Sie durch das „Wie“. Deshalb sollten Sie dem „Wie“ ausreichend Bedeutung beimessen und ein Telefonat immer freundlich beginnen. Achten Sie zu wenig auf das „Wie“, verschenken Sie 84 Prozent Ihrer Wirkung.
3. Auch wenn es Ihnen ungewohnt erscheint, spricht vieles dafür, sich mit Vor- und Nachnamen vorzustellen. Durch die Nennung Ihres Vornamens wirken Sie von Anfang an sympathischer – vorausgesetzt, Sie „leiern“ Ihren „Vorstellungsspruch“ nicht herunter – und schaffen eine nettere Atmosphäre. Sie meinen, das mache keinen Unterschied? Um den Unterschied zu spüren, sprechen Sie sich den Satz, mit dem Sie sich melden, einmal laut vor – einmal mit, einmal ohne Vornamen. Sie spüren den Unterschied sofort, oder?

Fällt es Ihnen schwer, nein zu sagen, wenn jemand Sie um etwas bittet? Stapelt sich daher die Arbeit auf Ihrem Schreibtisch, weil Sie zu oft ja sagen?

Sicherlich ist Ihnen das auch schon passiert: Sie haben das Nein im Kopf, aber über Ihre Lippen kommt ein gequältes „Na gut, wenn’s denn sein muss …“. Im Nachhinein ärgern Sie sich dann darüber, schon wieder eine Aufgabe angenommen zu haben, die Sie gar nicht machen wollten.

Sagen Sie nicht so lange ja, bis Sie überreagieren

Kennen Sie folgende oder ähnliche Sätze aus Ihrem Mund:

• „Sie sehen doch, dass ich gerade viel zu tun habe!“
• „Das kann ich doch jetzt nicht auch noch machen!“
• „Immer bekomme ich die xy-Aufgabe!“
• „Ich möchte auch mal pünktlich Feierabend machen, aber nein …“

Diese vorwurfsvollen Reaktionen entstehen dann, wenn Sie im Vorfeld zu oft ja gesagt haben – trotz Bauchgrummeln – und sich urplötzlich Ihrer eigenen Überforderung gegenübersehen. Außerdem wirken Sie nicht sehr souverän, wenn Sie sich zu diesen Äußerungen hinreißen lassen.

Es macht Sie nicht egoistisch, sondern es ist einfach nur ehrlich und vernünftig, wenn Sie mit einem Nein im richtigen Moment Ihre eigenen Aufgaben im Blick behalten. Lassen Sie also das Fass nicht überlaufen, sondern signalisieren Sie rechtzeitig: „Bis hierher und nicht weiter.“ Kurz: Sagen Sie nein!

Lassen Sie sich nicht überrumpeln! So gewinnen Sie Zeit für Ihr Nein

Oft rutscht Ihnen ein Ja über die Lippen, weil Sie vorschnell geantwortet haben. Wenn jemand Sie um etwas bittet, analysieren Sie kurz die Situation:

• Wer fragt Sie/spricht Sie an mit seiner Bitte/Aufgabe?
• Wie wichtig ist die Person für Sie/für Ihre Arbeit?
• Was genau wird von Ihnen erbeten/ verlangt?
• Warum genau wollen Sie die Aufgabe nicht übernehmen?
• Was leidet oder muss zurücktreten, wenn Sie doch ja sagen würden?
• Inwieweit ist die Bitte an Sie überhaupt gerechtfertigt?

Natürlich gibt es einen Unterschied, ob die Bitte von Ihrem Chef, einem Kollegen aus dem Haus oder einer Kollegin aus Ihrer eigenen Abteilung kommt.

Bei Ihrem Chef ist es umso wichtiger, dass Sie

• Ruhe bewahren,
• freundlich und sachlich bleiben
• und ohne Vorwürfe reagieren

Nehmen Sie sich Zeit für eine Entscheidung!

Bevor Sie eine eindeutige Antwort geben, können Sie sich oft Bedenkzeit erbitten:

• „Das kommt jetzt etwas plötzlich für mich. Ich gebe Ihnen in fünf Minuten Bescheid, wenn ich mir einen Überblick verschafft habe.“
• „Das kann ich Ihnen jetzt nicht sofort sagen. Bis morgen früh weiß ich, ob das bis Ende der Woche noch klappt.“
• „Da muss ich erst meinen Chef fragen, ob ich die Präsentation verschieben kann.“

Haben Sie das schon erlebt? Plötzlich steht jemand in Ihrem Sekretariat und möchte Ihren Chef sprechen. Er hat sich nicht angemeldet. Nach dem Motto: „Ich war gerade in der Gegend und dachte, ich schau mal vorbei. Vielleicht hat Herr Dr. Wichtig ja einen Augenblick Zeit.“

Grundsätzlich gilt: Jemand, der keinen Termin hat, muss in Kauf nehmen, dass seine spontane Aktion nicht zum Erfolg führen wird. Also seien Sie ganz entspannt. Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen.

So gehen Sie vor, wenn unangemeldeter Besuch vor der Tür steht

Sie müssen Ihrem Chef die Chance geben, den Gast nicht zu empfangen. Folgendes sollten Sie beachten:

1. Lassen Sie nicht zu, dass der Besucher an Ihnen vorbeiläuft. Notfalls stehen Sie schnell auf und stellen sich zwischen Cheftür und Besucher.
2. Wenn der Besucher den Chef schon durch die geöffnete Tür gesehen hat, gilt ebenfalls: Lassen Sie nicht zu, dass er einfach hineinläuft! Stellen Sie sich dazwischen.

Der Sekretärinnen-Handbuch- Tipp: Ihr Chef muss den Besucher kurz begrüßen, wenn er bereits „gesichtet“ wurde. Den Gast komplett ohne einen kurzen Handschlag abzuwimmeln, erscheint etwas unhöflich.

Das könnten Sie sagen:

„Herr Müller, ich schaue gerade mal, ob Herr Dr. Wichtig Zeit hat. Einen Augenblick bitte.“

Falls der Besucher nicht gesagt hat, was er von Ihrem Chef möchte, fragen Sie danach: „Sagen Sie mir bitte noch, zu welchem Thema Sie Herrn Dr. Wichtig sprechen möchten.“

Bieten Sie ihm einen Platz an oder bitten Sie ihn, dort zu warten, wo er gerade steht.

Denken Sie daran: Er sollte außer Hörweite sein. Schließen Sie also die Tür zum Chefbüro hinter sich.

Ihr Chef will den Besucher empfangen

Das ist eine einfache Situation. Sie bitten den Gast herein.

Ihr Chef will den Besucher nicht empfangen

Wenn Ihr Chef keine Zeit oder Lust hat, den Gast zu sprechen, ist nun Ihr Abwimmeltalent gefragt.

So sagen Sie höflich „Jetzt geht es nicht“

„Herr Müller, es geht gerade leider nicht. Herr Dr. Wichtig bereitet seinen nächsten Termin vor – er ist schon auf dem Sprung. Was kann ich ihm denn ausrichten?“

Wenn er antwortet „Ach ich will ja nur eben guten Tag sagen und bin dann sofort wieder weg“, wiederholen Sie ganz freundlich, was Sie gerade gesagt haben. Das ist die „Sprung in der Platte“– Technik. Sie bewährt sich in Situationen, wenn Ihr Gegenüber die erste Antwort nicht gleich akzeptiert.

Der Sekretärinnen-Handbuch- Tipp: Sagen Sie nicht von vornherein, Ihr Chef sei in einem Gespräch. Falls Ihr Chef doch Zeit und Lust hat, den Besucher zu sprechen, stehen Sie sonst dumm da.

Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Bieten Sie dem Besucher nicht gleich einen anderen Termin an. Jemand, der spontan vorbeischaut, will vielleicht wirklich nur „hallo“ sagen, oder das Anliegen ist so unwichtig, dass es auch telefonisch geregelt werden könnte. Wenn der Besucher einen Termin wünscht, wird er das schon sagen.

Viele Sekretärinnen verbringen einige Zeit damit, ihren Chef auch privat zu organisieren. Prinzipiell gilt: Solange Ihr Chef Sie nur hin und wieder als Privatsekretärin beschäftigt, kommen Sie seinen Wünschen nach.

Erledigen Sie diese Aufgaben gut, aber ohne viel Aufwand. Beispiel Einkäufe: In Ihrer Schublade haben Sie immer Kataloge von guten Versandhäusern parat. Wenn Ihr Chef Geschenke für die Familie sucht, drücken Sie ihm die Kataloge in die Hand, damit er etwas auswählt. Dann bestellen Sie es. Eine Tour durch Geschäfte lehnen Sie von vornherein ab.

Behandeln Sie private Aufträge wie geschäftliche. Dringendes und Wichtiges machen Sie zuerst. Fragen Sie auch hierbei immer: „Bis wann muss es erledigt sein?“

Seien Sie bereit, private Arbeiten abzulehnen

Wenn der „Privatkram“ derart überhand nimmt, dass Ihre eigentlichen Aufgaben darunter leiden, sprechen Sie mit Ihrem Chef. „Chef, ich erledige mittlerweile jeden Tag zwei Stunden nur private Dinge für Sie. Unter zehn Stunden am Tag komme ich nicht aus dem Büro. In Zukunft kann ich das nicht mehr leisten. Ich schlage vor, dass Sie Privatangelegenheiten an eine persönliche Assistentin delegieren, vielleicht eine auf 400-Euro-Basis?“

Private Hilfsbereitschaft hat ihre Grenzen: Ihr Chef kann nicht verlangen, dass Sie während seines Urlaubs bei ihm zu Hause nach dem Rechten schauen. So lehnen Sie das ab: „Das ist zu privat und außerdem zu aufwändig. Fragen Sie bitte den Hausmeister oder Ihre Nachbarin.“

Es gibt auch Ausnahmen

Ausnahme ist ein Arbeitsvertrag als „persönliche Assistentin“. In diesem Fall stehen private Dienstleistungen ganz offiziell in der Stellenbeschreibung. Persönliche Assistentinnen werden nicht immer vom Unternehmen, sondern oft vom Chef privat angestellt. Einige arbeiten im Home- Office ihres Chefs. Die organisieren Berufliches und Privates. Auch hier gilt: Sie organisieren das Haus/Büro und das Sekretariat. Putzen, Babysitten und Bügeln gehören nicht dazu – außer es wurde so vereinbart.

Sie sollen ein Päckchen für Ihren Chef versenden. Damit diese Aufgabe nicht zum Zeitfresser für Sie wird und Sie nicht erst zur Post laufen müssen, um dort alle Informationen einzuholen, gibt es im Internet die Seite www.xpaket.de.

Mit dieser Internetseite ermitteln Sie einfach und komfortabel den günstigsten Versender für Ihr Paket.

Mit Xpaket kostbare Zeit sparen

Sie tragen einfach in die dafür vorgesehenen Felder die Abmessungen sowie das Gewicht ein. Mit dem Klick auf „Versandkosten berechnen“ erhalten Sie eine Liste der Versenderangebote nach Preisen sortiert. Um noch weniger Zeit aufzuwenden, können Sie in der Auswahl angeben, dass das Paket gegen einen Aufpreis in Ihrem Unternehmen abgeholt werden soll. Die Abholzeiten sind von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Einige holen die angemeldeten Pakete am nächsten Werktag ab. Wenn dieses Zeitfenster ausreicht, dann ist die Paketabholung eine gute Alternative. Dringende Sendungen sollten Sie dann lieber selbst wegbringen. Die üblichen Versandbesonderheiten wie Express- oder Samstagszustellung können Sie ebenso wählen wie die Zustellung per Nachnahme.

Außerdem finden Sie dort jede Menge nützlicher Versandtipps, und die Paketverfolgung gibt es als Service ebenso.

Die Redaktion meint: Eine absolut nützliche Seite, die in Ihr Favoritenmenü gehört, wenn Sie öfter Pakete versenden.

1. Klären Sie mit Ihrem Chef ab, wie viele Termine Sie an einem Tag maximal vergeben dürfen.
2. Fragen Sie Ihren Chef, ob er sich ab und an einen terminfreien Bürotag oder einen terminfreien halben Tag wünscht.
3. Terminieren Sie so, dass Ihr Chef immer noch genügend Zeit hat, um die Termine vor- und nachzubereiten und seine Arbeit im Büro zu erledigen.
4. Vereinbaren Sie keine unnötigen Besprechungen. Kein Chef mag es, wenn er plötzlich vom Besuch eines Versicherungsvertreters überrascht wird.
5. Fragen Sie immer genau nach, wer einen Termin bei Ihrem Chef haben möchte, wann und warum. Kein Chef mag Termine mit unbestimmten Besuchern.
6. Wenn Sie die Person und das Unternehmen nicht kennen oder das Gefühl haben, dass Ihr Chef diesen Termin nicht wünscht, oder dieser jetzt einfach nicht passt, sprechen Sie sich mit ihm ab, bevor Sie den Termin vergeben.
7. Planen Sie zwischen zwei Sitzungen im Unternehmen immer mindestens eine halbe Stunde Pufferzeit ein. Es kann sein, dass eine Besprechung länger dauert. Außerdem bleibt Ihrem Chef so noch Zeit, um zwischendurch Unterlagen zu holen, ein Telefonat zu führen oder E-Mails zu checken oder einfach kurz auf die Toilette zu gehen.
8. Bei externen Terminen planen Sie eine Extra-Pufferzeit ein – erstens, weil Besprechungen auch mal länger dauern können, und zweitens, weil der Straßenverkehr ein Problem werden kann.
9. Zeit für eine Mittagspause muss immer sein – und sei es nur eine halbe Stunde an ganz stressigen Tagen.
10. Wenn Ihr Chef von einer Reise zurückkommt, halten Sie ihm den ersten Tag terminfrei.
11. Bitten Sie Ihren Chef darum, Ihnen seine privaten Termine zu nennen, damit Sie darauf Rücksicht nehmen können.
12. Unterbrechen Sie im Notfall eine Besprechung, die länger dauert als geplant und den Zeitplan gefährdet. Sagen Sie: „Sie müssen jetzt in die nächste Sitzung/ zu einem Kunden/zum Zug.“

Sie verfassen für Ihr Unternehmen hin und wieder Stellenanzeigen oder lesen diese Korrektur? Dann hat Ihr Sekretärinnen-Handbuch einige Tipps, die Sie beachten sollten, damit Ihr Unternehmen nicht in eine sehr teure Kostenfalle eines Bewerbungsverfahrens schlittert. Wichtig ist eine rechtlich einwandfreie Formulierung der Stellenanzeigen.

Tipp 1: Formulieren Sie geschlechtsneutral!

Wenn Sie mit Ihrer Stellenanzeige nur Frauen ansprechen, dann werden die Männer ausgeschlossen, das heißt diskriminiert. Umgekehrt sieht der Fall genauso aus. Suchen Sie also keine „Sekretärin des Vertriebsleiters“ oder keinen „Lagerverwalter“, auch wenn Sie bereits jetzt schon wissen, dass sich überwiegend Frauen beziehungsweise Männer um diese Stelle bewerben werden. Verwenden Sie eine Formulierung mit Schrägstrichen – Sekretär/ -in gesucht – oder setzen Sie „(m/w)“ hinter die Stellenbezeichnung – Pförtner (m/w) gesucht.

Tipp 2: Verzichten Sie auf Altersangaben!

Vermeiden Sie jede Formulierung, die sich auf das Alter eines Bewerbers bezieht. Das betrifft sowohl die Bewerberkriterien als auch die Arbeitsplatzbeschreibung.

Erlaubt ist auch, sogenannte Juniorbeziehungsweise Senior-Stellen auszuschreiben, auch wenn das auf den ersten Blick den Eindruck erweckt, als handle es sich hierbei um eine Alterseinschränkung für die Bewerber. Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat in einem solchen Fall so entschieden: Ein Junior- Consultant muss nicht jung sein; die Stellenbezeichnung sagt nur aus, dass Sie Bewerber mit wenig Berufserfahrung suchen

Tipp 3: Fordern Sie Sprachkenntnisse nur dann, wenn diese unbedingt notwendig sind!

Wenn beispielsweise die Stelle der Raumpflegerin besetzt werden soll, dann sollten Sie keine Sprachkenntnisse verlangen. Hierbei handelt es sich um eine Helfertätigkeit, die ohne besondere Sprachkenntnisse gut zu erledigen ist.

Suchen Sie bitte niemals „eine-/n deutsche/-n Muttersprachler/-in“! Das Arbeitsgericht Berlin hat entschieden, dass diese Formulierung nicht dem AGG entspricht, mit der Begründung, dass auch Bewerber mit fremder Muttersprache sich perfekte Deutschkenntnisse angeeignet haben können

Sie dürfen allerdings Deutschkenntnisse vom Bewerber verlangen, wenn die Stelle diese erforderlich macht. Für die Stelle einer Sekretärin oder die eines Mitarbeiters mit häufigem Kundenkontakt dürfen Sie das Bewerberkriterium „gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift“ durchaus in Ihre Stellenanzeige schreiben.

Tipp 4: Fordern Sie keine Bewerbungen mit Foto an!

Schreiben Sie nicht: „Ihre Bewerbung mit Foto schicken Sie an …“ Wenn Sie beispielsweise einem ausländischen oder behinderten Bewerber absagen, dann können diese behaupten, dass sie aufgrund der Nationalität oder der Behinderung vom weiteren Bewerbungsverfahren ausgeschlossen wurden. Diesen Vorwurf schließlich zu entkräften, dürfte schwierig werden. Warum sollten Sie denn sonst ein Foto angefordert haben? Schreiben Sie lieber: „Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen schicken Sie an …“

Was genau bedeutet das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz?

Nach § 1 AGG besteht das Ziel des Gesetzes darin, Benachteiligungen für die Beschäftigten aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen.

Das Gesetz gilt für alle Arbeitnehmer einschließlich Auszubildender sowie der Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis. Für den Arbeitgeber bedeutet dies, dass die personalpolitischen Entscheidungen mit nachvollziehbaren und rationalen Kriterien begründet werden müssen, um Verstöße gegen das Benachteiligungsverbot zu vermeiden.

Im Falle eines Verstoßes kann sich der Betroffene beschweren.

Diese Konsequenzen kann es haben, wenn eine Stellenanzeige nicht dem AGG entspricht

In einer Stellenanzeige stand „Geschäftsführer gesucht“. Eine Rechtsanwältin bewarb sich um diese Stelle, jedoch ohne Erfolg. Sie klagte und bekam Recht. Das Unternehmen, das diese nicht geschlechtsneutrale Stellenanzeige geschaltet hatte, musste der Juristin eine Entschädigung von über 13.000 Euro zahlen (Oberlandesgericht Karlsruhe, 13.9.2011, Az. 17 U 99/10).

Ein anderes Unternehmen suchte mit einer Stellenanzeige „ein/e junge/ n, engagierte/n Volljurist/in“.

Weil ein 52-jähriger Rechtsanwalt die Stelle nicht bekam, verklagte er den Arbeitgeber wegen Altersdiskriminierung und erhielt ein Monatsgehalt als Entschädigung (BAG, 19.8.2010, Az. 8 AZR 530/09).