Viele Sekretärinnen behaupten, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können und zu müssen. Das scheint auf den ersten Blick sinnvoll – bei all den Aufgaben, die anfallen. Mehrere Dinge gleichzeitig bearbeiten – dann ist man schneller fertig, als wenn man alles nacheinander abarbeitet, das scheint Zeit zu sparen.
Der Schein trügt – Weniger ist mehr
Doch der Schein trügt. Wenn Sie häufig zwei oder drei Aufgaben parallel erledigen, sind Sie bei jeder Aufgabe nur halbherzig dabei. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich Fehler einschleichen, ist hoch. Und genau das ist es, was Sie bestimmt vermeiden möchten. Menschen, die Dinge parallel bearbeiten, verbringen in der Regel ein Viertel ihrer Arbeitszeit damit, Fehler auszugleichen, die durch diese Arbeitsweise verursacht wurden.Multitasking ist also in hohem Maße kontraproduktiv für Ihr eigentliches Ziel der Zeitersparnis. Eine E-Mail, die Sie vorschnell abschickten, während Sie mit einem Kollegen sprachen, enthielt ein falsches Datum. Sie müssen eine neue E-Mail verfassen, nachdem sich einige Kollegen bei Ihnen gemeldet haben.
Das können Sie dagegen unternehmen
Tipp Nummer 1: Arbeiten Sie mit einer Prioritätenliste, damit Sie immer wissen, was Sie zuerst erledigen müssen und was noch Zeit hat. Halten Sie sich daran und beginnen Sie immer mit Ihren A-Prioritäten.
Tipp Nummer 2: Halten Sie nur das Programm auf Ihrem Rechner geöffnet, mit dem Sie gerade arbeiten. Damit vermeiden Sie, dass Sie zwischen mehreren Programmen hin und her springen, um mal hier oder mal da kurz etwas zu ergänzen oder zu schreiben.
Tipp Nummer 3: Schalten Sie die Pop-up-Funktion in Outlook oder Notes aus. Auch das verhindert Ablenkung. Wenn Sie nicht wissen, dass Sie eine neue E-Mail erhalten haben, reduziert das die Wahrscheinlichkeit, dass Sie neugierig nachschauen. Es reicht, den Posteingang alle halbe Stunde oder jede volle Stunde zu prüfen.
Tipp Nummer 4: Setzen Sie Grenzen. Sagen Sie den Kollegen und dem Chef, dass Sie nicht gleichzeitig telefonieren und sich mit ihnen unterhalten können. Selbst ein Chef, der neben Ihnen steht und während des Telefonats gestikuliert, um sich mitzuteilen, ist ein Störfaktor. Sagen Sie ihm, dass das nicht geht und dass es Sie stresst und Sie sich spä- ter Zeit für ihn nehmen werden.