Autor: lgr

Die Terminorganisation läuft nur dann reibungslos, wenn Ihr Chef Sie jedes Mal informiert, wenn er einen Termin vereinbart, abgesagt oder geändert hat. Motivieren Sie ihn dazu. Ihr Ziel ist, im Gehirn Ihres Chefs einen Automatismus entstehen zu lassen: „Termin = Sekretariat.“

Dazu gibt es einfache Hilfsmittel:

• Befestigen Sie auf dem Schreibtisch Ihres Chefs einen Zettel mit der Aufschrift „Termine bitte an mich – Sabine Meyer“. Kleben Sie ein Foto von sich dazu. Das ist keineswegs albern! Nachrichten mit Bild prägen sich besonders schnell ein.
• Stellen Sie Ihrem Chef ein Kästchen „Termine“ ins Büro. Dort legt er einen Zettel mit dem Termin oder Terminwunsch und den dazugehörenden Unterlagen ab.
• Wenn Ihr Chef Humor hat – wie die allermeisten Menschen –, „bestrafen“ und „belohnen“ Sie ihn. Bestrafen: Ihr Chef hat einen Termin nicht weitergegeben. Das macht einen Euro ins Sparschwein für eine Pizza oder eine Hilfsorganisation. Belohnen: Wenn die Terminweitergabe funktioniert hat, bereiten Sie gleich morgens den Lieblingstee Ihres Chefs zu oder legen seine Lieblingskekse zum Kaffee dazu.
• Gerade wenn Ihr Chef sehr viele Termine hat, sollten Sie jeden Tag auf einer fünfminütigen Besprechung bestehen. Am besten halten Sie die gleich vormittags ab. Sie sehen zusammen kurz die Tagestermine durch und klären, was sonst noch zu erledigen ist. Terminprobleme fallen Ihnen dann eher auf, und Sie können die meist noch beheben.
• Legen Sie Ihrem Chef abends als Letztes einen Ausdruck mit den Terminen des nächsten Tages hin, wenn es mit der Besprechung nicht so regelmäßig klappt wie geplant. Er kann Ihnen dann in aller Ruhe noch Kommentare wie Bewirtungswünsche, Überschneidungen oder Änderungen dazuschreiben, und Sie haben dann morgens alles auf dem Tisch.

Wussten Sie, dass es in Kolumbien drei Städte namens Berlin gibt? Oder dass allein in den USA neun Städte den Namen der deutschen Hauptstadt tragen? Das und noch viel mehr erfahren Sie auf der Webseite des „AddressDoctors“.

In Sekundenschnelle Postleitzahlen finden und prüfen

Auf dieser Seite können Sie in Sekundenschnelle Postleitzahlen finden oder prüfen. Dadurch werden unnötige Kosten und Risiken durch falsche Adressen minimiert.

Klicken Sie dort auf den Punkt „Online-Postleitzahlensuche“. Denken Sie daran, sich diese Seite in Ihre Favoritenliste zu stellen.

Die leichte Online-Postleitzahlensuche im Internet: www.adressdoctor.de

Trotz Computer und Internet stöhnen die meisten Kolleginnen über Stress. Sie fühlen sich überlastet, Überstunden sind an der Tagesordnung. Man fragt sich, wie die Sekretärinnen in den 1960er-Jahren alles ohne unsere elektronischen Hilfsmittel geschafft haben.

Fakt ist, dass die Aufgaben einer Sekretärin vielfältiger geworden sind

Immer mehr Chefentlastung in den verschiedensten Bereichen führt zu immer anspruchsvolleren und zeitintensiven Aufgaben – auch Sie sind sicher schon zur Managerin an der Seite Ihres Chefs geworden. Das Berufsbild der Sekretärin hat sich grundlegend gewandelt. Wurde von einer Sekretärin früher die möglichst perfekte Ausführung der Anordnungen des Chefs erwartet, ist jetzt selbstständiges Arbeiten gefragt. Dies führt zwangsläufig dazu, dass Sie heute anders arbeiten und sich anders managen müssen. Sie können

Ihre Zeit nicht mehr beliebig allen zur Verfügung stellen. Konsequentes Zeit- und Selbstmanagement ist die Devise – und das beginnt schon mit Ihrer Aufgabenplanung.

11 Tipps und Tricks für Ihre Aufgabenplanung

1. Sammeln Sie Aufgaben: Erledigen Sie gleichartige Aufgaben gesammelt. Telefonate, Korrespondenz, Internetrecherchen, E-Mails – all diese Aufgaben sollten Sie in Blöcken einplanen, um die Konzentration darauf auszunutzen.
2. Überlegen Sie sich bei der Planung von Kontakten genau, welche Art der Kommunikation jeweils die effektivste ist: persönliches Gespräch, Telefonat, Brief oder E-Mail. In der Regel ist der Zeitbedarf beim Brief am größten; es folgen das persönliche Gespräch, das Telefonat und die E-Mail, wenn Sie sich kurz halten.
3. Stellen Sie sich bei der Planung immer auch die Frage, wie Sie die Aufgabe zwar möglichst effektiv, aber mit gleicher Qualität erledigen können, und notieren Sie sich in Ihrem Plan ein Stichwort zur Vorgehensweise.
4. Planen Sie die Zeit für Ihre Planung mit ein. 15 Minuten pro Tag sind Minimum!
5. Planen Sie schwierige Aufgaben für Zeiten ein, in denen Sie erfahrungsgemäß wenig gestört werden.
6. Berücksichtigen Sie Ihren Biorhythmus. Aufgaben mit einem großen Bedarf an Konzentration legen Sie in Ihre leistungsstärksten Zeiten; in der Regel sind das die Vormittagsstunden. Routineaufgaben können Sie angehen, wenn Sie nicht ganz so fit sind, also am späten Nachmittag.
7. Planen Sie Pausen mit ein. Wenn Sie zum Beispiel eine besonders schwierige Aufgabe auf dem Programm haben, sollten Sie sich anschließend eine kleine Auszeit zur Entspannung gönnen, damit Sie voll konzentriert an die nächste Aufgabe herangehen können.
8. Belohnen Sie sich für eine besonders schwierige Aufgabe, die Sie gelöst haben, und notieren Sie die Belohnung in Ihrer Tagesplanung.
9. Erledigen Sie in der gewonnenen Zeit zusätzliche Aufgaben. Wenn Sie für eine Aufgabe einmal nicht so lange gebraucht haben wie geplant, sollten Sie dafür nur solche Arbeiten in Angriff nehmen, die Sie in der gewonnenen Zeit schaffen können.
10. Wenn Ihnen während des Tages neue Aufgaben übertragen werden, fragen Sie sofort nach den Details, die Sie dazu wissen müssen, und lassen Sie sich eine Deadline für die Erledigung geben.
11. Machen Sie am Abend einen kurzen Tagescheck: Habe ich meine A-Aufgaben geschafft? Wurde ich mehr als sonst gestört? Wenn ja, wie kann ich das ändern?

Der Sekretärinnen-Handbuch- Tipp:Reichen die bisherigen Zeitsparmaßnahmen immer noch nicht aus, sollten Sie ein Gespräch mit Ihrem Chef führen und ihm anhand der Ergebnisse Ihrer Analyse darstellen, wo das Problem liegt. Schlagen Sie ihm schon in diesem Gespräch geeignete Maßnahmen vor, um die Situation zu verbessern.

Viele Sekretärinnen und Assistentinnen organisieren Veranstaltungen – vom ganz normalen Meeting bis zum mehrere hundert Personen umfassenden Event.

Dabei muss immer öfter der goldene Mittelweg gefunden werden: Zum einen möchte man die Teilnehmer verwöhnen und beeindrucken. Zum anderen sollen die Kosten im Rahmen gehalten werden.

Unnötige Kosten vermeiden

Das Sekretärinnen-Handbuch hat einige Kostenspartipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen, schon bei der Organisation von Veranstaltungen bares Geld zu sparen, ohne dass es den Teilnehmern an irgendetwas fehlt:

1. Verzichten Sie auf trockene Snacks Leckereien wie Salz- und Partygebäck gehen richtig an Ihr Budget und machen die Teilnehmer durstig. Bieten Sie lieber frisches Obst, Joghurt oder Sandwiches an.
2. Wählen Sie Hausweine Hausweine sind immer preisgünstiger als andere Weinsorten und in der Regel gut ausgesucht. Vorheriges Verkosten empfehlen wir trotzdem.
3. Kontrollieren Sie, ob die Weinflaschen leer sind Manche Hotels, Gastronomen oder Caterer öffnen neue Flaschen, ohne bereits geöffnete vollständig geleert zu haben. Achten Sie darauf, wenn Sie während der Veranstaltung die Möglichkeit dazu haben. Ansonsten zählen Sie die leeren Weinflaschen gemeinsam mit dem Service, bevor Sie den Veranstaltungsort verlassen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihnen nicht zu viele Flaschen berechnet werden.
4. Bestellen Sie Kaffee oder Tee pro Kanne und nicht pro Tasse Die Abrechnung pro Tasse kann ganz schön ins Geld gehen. Hinzu kommt, dass viele Teilnehmer dann auch Latte Macchiato und ähnliche Kaffeespezialitäten bestellen, die wesentlich teurer als normaler Kaffee sind. Bieten Sie Ihren Teilnehmern lieber Kaffee in Kannen an.
5. Große Getränkeflaschen im Tagungsraum 0,75-Liter-Flaschen sind günstiger als viele kleine Flaschen. Überlegen Sie sich, ob es reicht, „nur“ Mineralwasser anzubieten, oder ob eine große Getränkeauswahl notwendig ist. Denken Sie dann bitte daran, auch stilles Wasser bereitstellen zu lassen.
6. Begrenzen Sie die Auswahlmöglichkeit der Speisen Möchten Sie Ihren Gästen eine Menüauswahl ermöglichen, beschränken Sie sich auf einen variablen Hauptgang und wählen Sie Vor- und Nachspeisen so, dass sie zu mehreren Hauptgängen passen. Buffets sind häufig günstiger Fragen Sie Caterer oder Restaurantchef nach deren Buffetangeboten. Diese sind häufig nicht nur preisgünstiger als Menüs, sondern lockern Ihre Veranstaltung auch auf. So haben Ihre Gäste die Möglichkeit, sich über ihre Tischnachbarn hinaus mit den anderen Teilnehmern auszutauschen.
7. Wählen Sie für das Abendessen solche Speisen, die „Masse“ ergeben Die feine französische Küche beispielsweise sieht zwar auf dem Teller gut aus und schmeckt sicherlich auch. Doch die Erfahrung zeigt: Je ausgefallener die Speisen sind, desto mehr Teilnehmer finden sich, die etwas nicht mögen oder sie gar ablehnen, weil sie die nicht kennen. Wählen Sie deshalb etwas allgemein Bekanntes aus, das die meisten gern essen. Das ist in der Regel preisgünstiger.
8. Sandwiches sind günstiger als Kanapees Ein Sandwich zu belegen ist zwar aufwändig und wird dementsprechend berechnet. Ein Kanapee zu „gestalten“ ist noch zeitintensiver. Deshalb sind Sandwiches preisgünstiger als die beliebten Kanapees, an die man spontan denkt.