Planen Sie Ihre Aufgaben konsequent für ein besseres Zeitmanagement

Trotz Computer und Internet stöhnen die meisten Kolleginnen über Stress. Sie fühlen sich überlastet, Überstunden sind an der Tagesordnung. Man fragt sich, wie die Sekretärinnen in den 1960er-Jahren alles ohne unsere elektronischen Hilfsmittel geschafft haben.

Fakt ist, dass die Aufgaben einer Sekretärin vielfältiger geworden sind

Immer mehr Chefentlastung in den verschiedensten Bereichen führt zu immer anspruchsvolleren und zeitintensiven Aufgaben – auch Sie sind sicher schon zur Managerin an der Seite Ihres Chefs geworden. Das Berufsbild der Sekretärin hat sich grundlegend gewandelt. Wurde von einer Sekretärin früher die möglichst perfekte Ausführung der Anordnungen des Chefs erwartet, ist jetzt selbstständiges Arbeiten gefragt. Dies führt zwangsläufig dazu, dass Sie heute anders arbeiten und sich anders managen müssen. Sie können

Ihre Zeit nicht mehr beliebig allen zur Verfügung stellen. Konsequentes Zeit- und Selbstmanagement ist die Devise – und das beginnt schon mit Ihrer Aufgabenplanung.

11 Tipps und Tricks für Ihre Aufgabenplanung

1. Sammeln Sie Aufgaben: Erledigen Sie gleichartige Aufgaben gesammelt. Telefonate, Korrespondenz, Internetrecherchen, E-Mails – all diese Aufgaben sollten Sie in Blöcken einplanen, um die Konzentration darauf auszunutzen.
2. Überlegen Sie sich bei der Planung von Kontakten genau, welche Art der Kommunikation jeweils die effektivste ist: persönliches Gespräch, Telefonat, Brief oder E-Mail. In der Regel ist der Zeitbedarf beim Brief am größten; es folgen das persönliche Gespräch, das Telefonat und die E-Mail, wenn Sie sich kurz halten.
3. Stellen Sie sich bei der Planung immer auch die Frage, wie Sie die Aufgabe zwar möglichst effektiv, aber mit gleicher Qualität erledigen können, und notieren Sie sich in Ihrem Plan ein Stichwort zur Vorgehensweise.
4. Planen Sie die Zeit für Ihre Planung mit ein. 15 Minuten pro Tag sind Minimum!
5. Planen Sie schwierige Aufgaben für Zeiten ein, in denen Sie erfahrungsgemäß wenig gestört werden.
6. Berücksichtigen Sie Ihren Biorhythmus. Aufgaben mit einem großen Bedarf an Konzentration legen Sie in Ihre leistungsstärksten Zeiten; in der Regel sind das die Vormittagsstunden. Routineaufgaben können Sie angehen, wenn Sie nicht ganz so fit sind, also am späten Nachmittag.
7. Planen Sie Pausen mit ein. Wenn Sie zum Beispiel eine besonders schwierige Aufgabe auf dem Programm haben, sollten Sie sich anschließend eine kleine Auszeit zur Entspannung gönnen, damit Sie voll konzentriert an die nächste Aufgabe herangehen können.
8. Belohnen Sie sich für eine besonders schwierige Aufgabe, die Sie gelöst haben, und notieren Sie die Belohnung in Ihrer Tagesplanung.
9. Erledigen Sie in der gewonnenen Zeit zusätzliche Aufgaben. Wenn Sie für eine Aufgabe einmal nicht so lange gebraucht haben wie geplant, sollten Sie dafür nur solche Arbeiten in Angriff nehmen, die Sie in der gewonnenen Zeit schaffen können.
10. Wenn Ihnen während des Tages neue Aufgaben übertragen werden, fragen Sie sofort nach den Details, die Sie dazu wissen müssen, und lassen Sie sich eine Deadline für die Erledigung geben.
11. Machen Sie am Abend einen kurzen Tagescheck: Habe ich meine A-Aufgaben geschafft? Wurde ich mehr als sonst gestört? Wenn ja, wie kann ich das ändern?

Der Sekretärinnen-Handbuch- Tipp:Reichen die bisherigen Zeitsparmaßnahmen immer noch nicht aus, sollten Sie ein Gespräch mit Ihrem Chef führen und ihm anhand der Ergebnisse Ihrer Analyse darstellen, wo das Problem liegt. Schlagen Sie ihm schon in diesem Gespräch geeignete Maßnahmen vor, um die Situation zu verbessern.