8 hilfreiche Tipps, um die Kosten für eine Veranstaltung im Rahmen zu halten

Viele Sekretärinnen und Assistentinnen organisieren Veranstaltungen – vom ganz normalen Meeting bis zum mehrere hundert Personen umfassenden Event.

Dabei muss immer öfter der goldene Mittelweg gefunden werden: Zum einen möchte man die Teilnehmer verwöhnen und beeindrucken. Zum anderen sollen die Kosten im Rahmen gehalten werden.

Unnötige Kosten vermeiden

Das Sekretärinnen-Handbuch hat einige Kostenspartipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen helfen, schon bei der Organisation von Veranstaltungen bares Geld zu sparen, ohne dass es den Teilnehmern an irgendetwas fehlt:

  1. Verzichten Sie auf trockene Snacks Leckereien wie Salz- und Partygebäck gehen richtig an Ihr Budget und machen die Teilnehmer durstig. Bieten Sie lieber frisches Obst, Joghurt oder Sandwiches an.
  2. Wählen Sie Hausweine Hausweine sind immer preisgünstiger als andere Weinsorten und in der Regel gut ausgesucht. Vorheriges Verkosten empfehlen wir trotzdem.
  3. Kontrollieren Sie, ob die Weinflaschen leer sind Manche Hotels, Gastronomen oder Caterer öffnen neue Flaschen, ohne bereits geöffnete vollständig geleert zu haben. Achten Sie darauf, wenn Sie während der Veranstaltung die Möglichkeit dazu haben. Ansonsten zählen Sie die leeren Weinflaschen gemeinsam mit dem Service, bevor Sie den Veranstaltungsort verlassen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihnen nicht zu viele Flaschen berechnet werden.
  4. Bestellen Sie Kaffee oder Tee pro Kanne und nicht pro Tasse Die Abrechnung pro Tasse kann ganz schön ins Geld gehen. Hinzu kommt, dass viele Teilnehmer dann auch Latte Macchiato und ähnliche Kaffeespezialitäten bestellen, die wesentlich teurer als normaler Kaffee sind. Bieten Sie Ihren Teilnehmern lieber Kaffee in Kannen an.
  5. Große Getränkeflaschen im Tagungsraum 0,75-Liter-Flaschen sind günstiger als viele kleine Flaschen. Überlegen Sie sich, ob es reicht, „nur“ Mineralwasser anzubieten, oder ob eine große Getränkeauswahl notwendig ist. Denken Sie dann bitte daran, auch stilles Wasser bereitstellen zu lassen.
  6. Begrenzen Sie die Auswahlmöglichkeit der Speisen Möchten Sie Ihren Gästen eine Menüauswahl ermöglichen, beschränken Sie sich auf einen variablen Hauptgang und wählen Sie Vor- und Nachspeisen so, dass sie zu mehreren Hauptgängen passen. Buffets sind häufig günstiger Fragen Sie Caterer oder Restaurantchef nach deren Buffetangeboten. Diese sind häufig nicht nur preisgünstiger als Menüs, sondern lockern Ihre Veranstaltung auch auf. So haben Ihre Gäste die Möglichkeit, sich über ihre Tischnachbarn hinaus mit den anderen Teilnehmern auszutauschen.
  7. Wählen Sie für das Abendessen solche Speisen, die „Masse“ ergeben Die feine französische Küche beispielsweise sieht zwar auf dem Teller gut aus und schmeckt sicherlich auch. Doch die Erfahrung zeigt: Je ausgefallener die Speisen sind, desto mehr Teilnehmer finden sich, die etwas nicht mögen oder sie gar ablehnen, weil sie die nicht kennen. Wählen Sie deshalb etwas allgemein Bekanntes aus, das die meisten gern essen. Das ist in der Regel preisgünstiger.
  8. Sandwiches sind günstiger als Kanapees Ein Sandwich zu belegen ist zwar aufwändig und wird dementsprechend berechnet. Ein Kanapee zu „gestalten“ ist noch zeitintensiver. Deshalb sind Sandwiches preisgünstiger als die beliebten Kanapees, an die man spontan denkt.

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