Die Terminorganisation läuft nur dann reibungslos, wenn Ihr Chef Sie jedes Mal informiert, wenn er einen Termin vereinbart, abgesagt oder geändert hat. Motivieren Sie ihn dazu. Ihr Ziel ist, im Gehirn Ihres Chefs einen Automatismus entstehen zu lassen: „Termin = Sekretariat.“
Dazu gibt es einfache Hilfsmittel:
- Befestigen Sie auf dem Schreibtisch Ihres Chefs einen Zettel mit der Aufschrift „Termine bitte an mich – Sabine Meyer“. Kleben Sie ein Foto von sich dazu. Das ist keineswegs albern! Nachrichten mit Bild prägen sich besonders schnell ein.
- Stellen Sie Ihrem Chef ein Kästchen „Termine“ ins Büro. Dort legt er einen Zettel mit dem Termin oder Terminwunsch und den dazugehörenden Unterlagen ab.
- Wenn Ihr Chef Humor hat – wie die allermeisten Menschen –, „bestrafen“ und „belohnen“ Sie ihn. Bestrafen: Ihr Chef hat einen Termin nicht weitergegeben. Das macht einen Euro ins Sparschwein für eine Pizza oder eine Hilfsorganisation. Belohnen: Wenn die Terminweitergabe funktioniert hat, bereiten Sie gleich morgens den Lieblingstee Ihres Chefs zu oder legen seine Lieblingskekse zum Kaffee dazu.
- Gerade wenn Ihr Chef sehr viele Termine hat, sollten Sie jeden Tag auf einer fünfminütigen Besprechung bestehen. Am besten halten Sie die gleich vormittags ab. Sie sehen zusammen kurz die Tagestermine durch und klären, was sonst noch zu erledigen ist. Terminprobleme fallen Ihnen dann eher auf, und Sie können die meist noch beheben.
- Legen Sie Ihrem Chef abends als Letztes einen Ausdruck mit den Terminen des nächsten Tages hin, wenn es mit der Besprechung nicht so regelmäßig klappt wie geplant. Er kann Ihnen dann in aller Ruhe noch Kommentare wie Bewirtungswünsche, Überschneidungen oder Änderungen dazuschreiben, und Sie haben dann morgens alles auf dem Tisch.