Wenn ein Anrufer Ihren Chef zum x-ten Mal nicht erreicht

Sie müssen einen Anrufer immer wieder vertrösten, weil Ihr Chef den ganzen Tag in Besprechungen ist oder weil er mit diesem Anrufer einfach nicht sprechen möchte. Das ist Ihnen wahrscheinlich unangenehm und etwas peinlich, vor allen Dingen dann, wenn Ihr Chef den Anrufer einfach nicht zurückruft, weil er ganz schlicht keine Lust dazu hat.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Dass Ihr Chef nicht zurückruft, ist nicht Ihre Schuld und nicht Ihre Verantwortung. Es ist seine Entscheidung – als Führungskraft. Fühlen Sie sich deshalb nicht schuldig, und seien Sie nicht peinlich berührt. Sie haben keinen Grund dazu. Schämen Sie sich nicht für das Verhalten Ihres Chefs.

„Tut mir leid, Herr Müller ist gerade in einer Besprechung“ – und beim nächsten Mal: „Tut mir leid, Herr Müller ist immer noch in einer Besprechung.“

Mit „Es tut mir leid“ begeben Sie sich sofort in die Sünderrolle, als hätten Sie Schuld daran, dass es nicht zu einem telefonischen Kontakt mit Ihrem Chef kommt.

„Ich habe Herrn Dr. Jäger ausgerichtet, dass Sie angerufen haben. Ich richte es ihm gern noch einmal aus.“ Mit dieser Formulierung müssen Sie nicht lügen und sich keine Ausreden überlegen. Damit reißen Sie Ihren Chef nicht rein und nehmen auch nicht die Schuld auf sich. Ihren Vorgesetzten sollten Sie dennoch darauf ansprechen, wie unangenehm die Situation ist, in die er Sie bringt.

Wenn Ihr Chef für mehrere Stunden in einer Besprechung verschwindet, klären Sie vorher mit ihm, wann Pausen geplant sind, um ihn wegen wichtiger Anrufe erreichen zu können. Stimmen Sie sich vorher mit ihm ab, für welche Anrufer Sie ihn in der Sitzung stören dürfen.

Wenn die Pausen nicht feststehen, klären Sie, ob man bei der Rezeption oder einem Kollegen neben dem Besprechungsraum die Telefonnotizen hinterlegen kann, die er sich dann in einer Pause abholt und kurz durchgeht.

Fragen Sie die Anrufer, die Sie nicht durchstellen sollen, wie Sie ihnen weiterhelfen können. Prüfen Sie die Möglichkeit, ob eventuell jemand anders aus Ihrem Unternehmen in dieser Angelegenheit Ihren Chef vertreten kann, sofern Sie es nicht selbst können.

Machen Sie dem Anrufer den Vorschlag, ihn mit einem Kollegen zu verbinden. Geben Sie ihm dazu den Namen und die Funktion/den Aufgabenbereich Ihres Kollegen an: „Ich würde Sie gern mit Herrn Westermann verbinden. Er ist Ihr richtiger Ansprechpartner und unser Fachmann für detaillierte Auskünfte im Bereich Logistik.“

Sie haben Ihrem Anrufer einen Rückruf Ihres Chefs zu einem bestimmten Zeitpunkt zugesagt. Später kann Ihr Chef den Termin nicht einhalten. Rufen Sie den Wartenden an, um ihm die Gründe dafür zu nennen. Er wird es sicher verstehen und angenehm überrascht sein, dass Sie ihn überhaupt verständigen.

In den meisten Fällen ist es doch so, dass der Anruf einfach auf „morgen“ verschoben wird, ohne dass man sich Gedanken darüber macht, dass der Anrufer „heute“ wartet. Den zweiten Termin sollte Ihr Chef aber unbedingt einhalten, sonst wird Ihr Kunde doch unzufrieden sein.