| Beispiel: Franziska ist die Sekretärin des Einkäufers in einer Baustoff-Fabrik. Ihr Chef hält sich derzeit bei einem Straßenbauprojekt in Afrika auf. Handy und E-Mail funktionieren nicht. Ein Lieferant ruft Franziska an. Er teilt ihr mit, dass er sich mit ihrem Chef mündlich über eine Just-in-time-Lieferung von Baumaterial für den nächsten Tag geeinigt hätte, aber ohne eine schriftliche Bestellung nicht ausliefern könne. Was kann Franziska tun? |
Auf den ersten Blick steckt Franziska in einer Zwickmühle: Sie ist nicht befugt, eine Bestellung in Auftrag zu geben. Das wäre eine Kompetenzüberschreitung.
Andererseits stünde die Produktion still, wenn nicht bestellt würde. Eine Vertretung hat ihr Chef nicht. Sie überlegt, wer von der Nichtlieferung am meisten betroffen wäre: Na klar, die Produktion! Sie ruft den Produktionsleiter an. Der braucht das Baumaterial tatsächlich dringend, telefoniert selbst mit dem Lieferanten und unterschreibt dann die schriftliche Bestellung.
Fazit: Wenn jemand eine Entscheidung von Ihnen fordert und Ihr Chef nicht erreichbar ist: Delegieren Sie die Entscheidung an einen Verantwortlichen.
Das können Sie tun, wenn Ihr Chef keine Vertretung hat:
- Fragen Sie, bis wann die Entscheidung spätestens gefallen sein muss.
- Wenn noch Zeit ist: Schreiben Sie Ihrem Chef eine E-Mail, sprechen Sie ihm eine kurze Mitteilung auf die Mailbox oder hinterlassen Sie ihm eine Nachricht im Hotel.
- Wenn die Entscheidung unverzüglich getroffen werden muss: Bleiben Sie ruhig und überlegen Sie, wen das Problem im Unternehmen noch betrifft. Diese Person ist Ihr Ansprechpartner.
- Wenn es keinen anderen Ansprechpartner gibt: Schildern Sie den Fall dem Vorgesetzten/Partner Ihres Chefs. Wenn Ihr Chef Alleinunternehmer ist, fällt diese Option aus. Dann müssen Sie versuchen, selbst zu entscheiden, oder auf die Entscheidung Ihres Chefs warten.
- Handeln Sie keineswegs allein und überstürzt – auch derjenige, der auf die Entscheidung drängt, kann sich irren.
- Wenn Ihr Chef will, dass Sie in einem solchen Fall entscheiden, kann er Ihnen in Zukunft immer noch Handlungsvollmacht erteilen.