Zum „täglichen Brot“ der meisten Sekretärinnen/Assistentinnen gehört der Empfang von Gästen. Damit der erste Kontakt zum Geschäftspartner möglichst gelungen verläuft und Sie mit Professionalität punkten, lautet unsere Empfehlung: Nennen Sie immer auch Ihren Vornamen.
So läuft das Kennenlernen am besten ab
Am schönsten ist es, Sie sprechen einen Besucher zuerst mit seinem Namen an und stellen sich dann selbst vor. Das hörte sich dann in Kombination mit einem angemessenen Händedruck so an:
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Herr Müller – ich bin Gabi Muster,
die Sekretärin von Herrn Meyer –,
schön, dass Sie da sind, herzlich
willkommen.
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Wie Sie sehen, beinhaltet unsere Empfehlung für die eigene Vorstellung den Vornamen der Sekretärin. Leider gibt es in Deutschland sehr häufig noch Vorbehalte, seinen Vornamen zu nennen – nur ist nicht klar, weshalb.
Vier Gründe, weshalb Sie Ihren Vornamen nennen sollten
- Wenn Sie zuerst Ihren Vornamen nennen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Gast Ihren Nachnamen versteht, um einiges größer. Er hat einfach mehr Zeit, sich auf Ihre Stimme einzustellen.
- Sie schaffen mit der Nennung Ihres Vor- und Zunamens eine freundlichere, weniger distanzierte Beziehung zu Ihrem Kunden, als wenn Sie sich nur mit Ihrem Nachnamen vorstellen.
- Wenn Sie sich mit Ihrem vollständigen Namen vorstellen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Besucher sich ebenfalls so vorstellt. So haben auch Sie bessere Chancen, den Namen Ihres Gegenübers zu verstehen, da dies oft nicht auf Anhieb gelingt.
- Im Ausland, beispielsweise in den USA oder Schweden, ist die Nennung des Vornamens eine Selbstverständlichkeit. Stellen Sie sich nur mit Nachnamen vor, werden Sie vielleicht mit „Hi Müller“ angesprochen.