Sie sollen für Ihren Chef herausfinden, ob der Ansprechpartner eines eventuellen zukünftigen Kooperationsunternehmens, der mit i. V. unterschreibt, tatsächlich diese Vollmacht hat und damit vertretungsberechtigt ist? Dann ist das eine heikle Situation für Sie.
Auf den ersten Blick lässt sich eine rechtsverbindliche Vollmacht leider nicht als solche erkennen. Wer mit den Zusätzen „i. V.“ oder „ppa.“ unterschreibt, ohne die entsprechenden Vollmachten tatsächlich zu besitzen, macht sich nach deutscher Rechtsprechung strafbar.
Zu einer Vollmacht gehört zumindest ein entsprechendes Vollmachtsdokument; bei der Prokura ist darüber hinaus ein Eintrag im zuständigen Handelsregister vorgeschrieben.
Wenn Ihr Chef also Zweifel hegt, ob ein Briefunterzeichner tatsächlich vertretungsberechtigt ist, müssen Sie eine schriftliche Vollmacht der Person anfordern und Ihrem Chef vorlegen. Da könnte die sich anbahnende Geschäftsbeziehung einen erheblichen Knacks bekommen.
Was Ihren Chef beruhigen könnte: Oft werden Geschäftskontakte vorwiegend von einem bestimmten Mitarbeiter mit Wissen des Betriebseigentümers oder Unternehmers gepflegt. Dann kommen Vertretungsverhältnisse gewissermaßen „schleichend“ zustande, denn beim Geschäftspartner entsteht so der nachvollziehbare Eindruck, dass der Mitarbeiter vertretungsberechtigt sei.
In einem solchen Fall haftet der Betriebseigentümer auch dann für die vom Mitarbeiter eingegangenen Verpflichtungen, wenn dieser zu solchen Schritten gar nicht bevollmächtigt war.