Es gibt Unternehmen, in denen die eiserne Regel gilt, dass Besucher ohne Termin gar nicht bis zum Chef vordringen. Wenn es in Ihrem Unternehmen keine solche Regel gibt, gilt prinzipiell: Wer ohne Termin kommt – vielleicht weil er gerade „in der Gegend ist“ – muss damit rechnen, dass der gewünschte Gesprächspartner dann nicht zu sprechen ist.
Bleiben Sie bei unangemeldetem Besuch also ganz entspannt. Lassen Sie sich nicht aus der Ruhe bringen – auch dann nicht, wenn es sich um einen wichtigen Geschäftspartner handelt.
Manche unangemeldeten Besucher wollen nicht sofort verstehen und denken, dass Sie sich überreden ließen. Die sagen dann beispielsweise: „Ach, ich will nur hallo sagen und bin dann in fünf Minuten wieder weg.“ In diesem Fall sagen Sie einfach dasselbe noch einmal.
Wenn Ihr Chef den Besucher nicht empfangen will, sagen Sie dem Gast freundlich ab.
So sagen Sie freundlich „Jetzt geht es nicht“:
„Herr Müller, momentan geht es leider nicht. Herr Knappich bereitet seinen nächsten Termin vor. Er ist schon auf dem Sprung. Was kann ich ihm ausrichten?“
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Was Sie zusätzlich beachten sollten:
- Lassen Sie nicht zu, dass der Besucher an Ihnen vorbeiläuft. Notfalls stellen Sie sich zwischen die Cheftür und den Besucher.
- Stellen Sie sich auch dann dazwischen, wenn der Besucher Ihren Chef bereits gesehen hat, weil die Tür zum Chefzimmer offen steht. In diesem Fall sollte Ihr Chef zumindest kurz mit dem Besucher sprechen. Alles andere wäre unhöflich.
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Lügen Sie nicht: Sagen Sie nicht von vornherein, dass Ihr Chef in einem Gespräch sei. Falls Ihr Chef den Besucher dann doch gerne empfangen will, ist das für Sie peinlich.
Sagen Sie nicht: „Mein Chef ist nicht da“, wenn das gar nicht stimmt. Vielleicht öffnet gerade in diesem Moment Ihr Chef seine Bürotür, um zum Kopierer zu gehen. Dann hat der Gast Sie beim Lügen ertappt. -
Wenn Sie einen unangemeldeten Gast wegschicken müssen, bieten Sie nicht sofort von sich aus einen Termin an. Möglicherweise handelt es sich um eine kurze Sache, die sich telefonisch klären lässt.