Jeder kennt sie: Standardansagen auf dem Anrufbeantworter. Damit Ihre Bandansage positiv heraussticht, haben wir für Sie neun gute Tipps zusammengestellt:
- Lächeln Sie
Lächeln Sie, wenn Sie den Text aufnehmen. Der Anrufer hört Ihr Lächeln. Ihre Stimme klingt schwungvoller und freundlicher. Ihre Wirkung auf andere am Telefon hängt zu 84 Prozent vom „Wie“ ab. Ihre Worte machen nur 16 Prozent Ihrer Wirkung aus.
Deshalb: Der beste Ansagetext wirkt unfreundlich, wenn das Lächeln fehlt. - Tagesgruß
Sagen Sie „Guten Tag“, „Grüß Gott“ oder „Hallo“, bevor Sie so richtig loslegen. Ein Gruß gehört dazu. Außerdem kann der Anrufer sich so auf Ihre Stimme einstellen, was bei Anrufbeantwortern besonders wichtig ist, da der Anrufer nicht nachfragen kann, wenn er etwas nicht verstanden hat. - Erwähnen Sie den Piepston nicht
Dass man nach dem Signal sprechen soll, weiß mittlerweile jedes Kind. Sparen Sie sich deshalb den Hinweis darauf. - Wiederholen Sie nicht andauernd den Namen Ihres Unternehmens
„Guten, Tag, Sie sind verbunden mit der Meyer GmbH. Die Meyer GmbH macht Urlaub …“
Achten Sie darauf, dass Sie den Namen Ihres Unternehmens nur so oft wiederholen, wie es erforderlich ist. Sie sollten den Ansagetext nicht unnötig in die Länge ziehen und die Geduld des Anrufers nicht strapazieren. - Gestalten Sie den Text persönlich
Handelt es sich um Ihren persönlichen Anrufbeantworter, sollten Sie unbedingt Ihren vollständigen Namen angeben:
„Dies ist der Anrufbeantworter von Lara Schiffer.“
Wenn Sie auf Ansprechpartner verweisen, nennen Sie diese ebenfalls bei ihrem vollen Namen:
„In der Zwischenzeit ist Karin Weißhaupt Ihre richtige Ansprechpartnerin. Sie erreichen sie unter der Telefonnummer 0211 2345-67.“ - Sprechen Sie besonders bei der Nennung von Telefonnummern langsam und deutlich
Rattern Sie Telefonnummern, die Sie als Alternativen angeben, nicht herunter. Der Anrufer möchte sich die notieren. Das kann er nur, wenn Sie ihm die Zeit dafür geben. Wenn nicht, legt er genervt auf. Achten Sie darauf, die Ziffern stark unterschiedlich zu sprechen, sonst werden „zwei“ und „drei“ schnell verwechselt. Vermeiden Sie jegliches Nebengeräusch bei der Aufnahme. - Formulieren Sie positiv, also nicht, dass und wann Sie nicht da sind, sondern wann Sie zu erreichen sind
- Denken Sie an Notfälle
Je nach Branche, in der Sie arbeiten, mag es Sinn machen, eine Notfallnummer anzugeben, unter der ein Mitarbeiter auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten zu erreichen ist. Das ist ein schöner Service! - Halten Sie mehrere Ansagen bereit
Eine Standardansage reicht nicht aus. Wenn Sie Ihren Anrufbeantworter professionell und kundenfreundlich nutzen möchten, kommen Sie um mindestens zwei unterschiedliche Ansagetexte nicht herum. In der Regel haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Ansagen in Ihrem Telefon zu speichern. Hier finden Sie zwei Beispiele für Ihren Ansagetext.
Sachliche und gute Standardansage für ein Unternehmen, wenn auf allen Leitungen gesprochen wird
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„Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Anrufbeantworter der Schröder GmbH. Hier wird gerade auf allen Leitungen gesprochen. Bitte sagen Sie nun so konkret wie möglich, was wir für Sie tun können. Im Idealfall haben wir bei unserem Rückruf schon eine Antwort für Sie parat. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Vielen Dank.“
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Mehrere Tage Abwesenheit – Nennung einer alternativen Telefonnummer
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„Guten Tag! Dies ist der Anschluss von Anke Meier. Ich bin am 17. September ab 8 Uhr wieder erreichbar. Bis einschließlich Donnerstag vertritt mich meine Kollegin Birgit Mertens. Sie erreichen Frau Mertens, wenn Sie statt der 123 zum Schluss die 456 wählen. Natürlich können Sie auch mir eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und dem Grund Ihres Anrufs hinterlassen. Ich rufe Sie dann gern im Laufe des Freitags zurück. Dankeschön.“
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