| Beispiel: |
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Sabrina hat im Augenblick sehr viel zu tun. Die Arbeit türmt sich. Um alles zu bewältigen, arbeitet sie strikt nach Prioritäten. Als sie glaubt, an diesem Abend mal pünktlich nach Hause zu kommen, wirft ihr Chef ihre Tagesplanung komplett über den Haufen.
Um 15 Uhr beauftragt er sie, eine Präsentation fertigzustellen, die er entworfen hat.
Sabrina sieht ihren pünktlichen Feierabend dahinschwinden. Und so kommt es auch. Bis sie alles erledigt hat, was an diesem Tag geschafft werden musste, plus die unerwartete Arbeit ihres Chefs, ist es 19:30 Uhr. Um 20:15 Uhr ist sie erst zu Hause.
Und so läuft es mehrmals in der Woche. Sabrina ist verärgert, erschöpft und frustriert.
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Können Sie überhaupt etwas gegen das kurzfristige Umwerfen von Prioritäten unternehmen?
Viele Sekretärinnen fühlen sich in Situationen, wie sie unser Beispiel beschreibt, hilflos. Immerhin wirft der Chef die Prioritäten um – wie soll man sich dagegen wehren? Dürfen sie überhaupt etwas sagen?
Ja, Sie sollten unbedingt etwas unternehmen, wenn Ihr Chef Ihre Prioritäten immer wieder durcheinanderbringt!
Es ist zwar sein gutes Recht als Vorgesetzter, Prioritäten zu setzen und zu verändern.
Doch wenn er dies regelmäßig macht, handelt es sich entweder um eine willkürliche, nicht durchdachte Handlung, oder er ist sehr schlecht organisiert und ist darum gezwungen, die Prioritäten kurzfristig zu ändern.
Besprechen Sie sich morgens kurz mit Ihrem Chef
Gleich morgens sollten Sie sich mit Ihrem Chef kurz besprechen. Klären Sie mit ihm seine und Ihre eigenen Prioritäten. Finden Sie heraus, womit er sich an diesem Tag beschäftigen wird, worum seine Gedanken kreisen. So können Sie viel besser absehen, was noch auf Sie zukommen könnte.
Außerdem können Sie ihn darauf aufmerksam machen, dass er Ihnen bestimmte Unterlagen bis zu einem gewissen Zeitpunkt geben muss, damit Sie sie noch fertigstellen können. „Chef, ich brauche die Unterlagen bis 13 Uhr, damit ich alles fertig bekomme. Schaffen Sie das?“
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Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Damit er daran denkt, Ihnen die Unterlagen zu geben, erinnern Sie ihn um 12:30 Uhr noch einmal daran. Falls er noch nicht so weit ist, fragen Sie ihn, ob er Ihnen schon einen Teil geben kann. Oder bieten Sie Ihre Hilfe an, damit er schneller fertig wird. Geben Sie ihm so zu verstehen, dass es Ihnen wichtig ist, dass Sie die Unterlagen jetzt erhalten.
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Sagen Sie Ihrem Chef, was Sie für den Tag noch geplant haben, und fragen Sie ihn, was davon auf morgen verschoben werden kann. Oft hat er gar nicht im Kopf, woran Sie gerade arbeiten, und kann so nicht einschätzen, ob der neue Auftrag dringender ist, als Ihre aktuelle Tätigkeit.
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Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Fragen Sie nicht, ob etwas verschoben werden kann, sondern fragen Sie, was verschoben werden kann. So entsteht gar nicht erst der Eindruck, dass Sie alles heute noch „zurechtzaubern“ könnten.
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