Sie haben Ihrem Chef zwei Verabredungen zum gleichen Termin beschert oder vergessen, den Messestand zu buchen? So etwas kann passieren. Niemand ist gefeit vor Fehlern. Sie sind auch nur ein Mensch und machen Fehler. Gehen Sie deshalb nicht zu hart mit sich ins Gericht.
Wichtig ist jetzt: Stehen Sie zu Ihrem Fehler
Mit gelungenen Formulierungen sollten Sie versuchen, souverän Sand aus dem Getriebe Ihrer Geschäftsbeziehungen zu entfernen.
So nicht: |
Wir gehen davon aus, dass wir die Ersatzteile leider nicht zum vereinbarten Termin liefern können.
Das sagt die Sekada-Redaktion dazu: Vermeiden Sie derart nebulöse und ,,feige“ Aussagen! Schaffen Sie klare Verhältnisse durch eindeutige Informationen!
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Besser so: |
Wir wissen, wie dringend Sie die Ersatzteile benötigen. Wir werden alles tun, um so bald wie möglich liefern zu können. Aber bis zum 14. August schaffen wir es nicht mehr.
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Mit dieser Formulierung signalisieren Sie Verständnis für die Situation. Sie zeigen guten Willen und geben klar zu, dass es zu einer Verzögerung kommt. Wenn Sie den definitiven Liefertermin nennen können, dann fügen Sie diesen selbstverständlich hinzu. Aber bitte keine Spekulationen!
So nicht: |
Ich vermute, dass Sie wegen des momentan erhöhten Arbeitsanfalls noch nichts von uns gehört haben.
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Besser so: | Bitte entschuldigen Sie, dass Sie noch nichts von uns gehört haben. Dass wir gerade sehr viel zu tun haben, ist zwar eine Erklärung, aber keine Entschul digung. Wir machen uns jetzt sofort für Sie an die Arbeit. |
So nicht: |
Wir werden ganz sicher irgendwann einen neuen Termin finden. Das sagt die Sekada-Redaktion dazu: Irgendwann und irgendwo das hört sich sehr nach ,,Sankt Nimmerleinstag“ an. Indirekt und ungewollt signalisieren Sie hiermit: ,,Ist doch völlig gleichgültig, wann …“
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Besser so: |
Als neuen Termin schlagen wir vor: Donnerstag, 1. Dezember, 14 Uhr im Büro von Klaus Schneider.
Der Sekada-Redaktions-Tipp: Schreiben Sie statt ,,im Büro von Herrn Schneider“ lieber wie in unserem Beispiel ,,… von Klaus Schneider“. Das klingt weniger distanziert und freundlicher.
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Muster-Entschuldigung
Enthschuldigung Guten Tag, sehr geehrter Herr Hölderlin, nach mehreren Stunden suchen und eine Nacht später traue ich mich, Ihnen diese E-Mail zu schicken.
Ich habe die Ausschreibungsunterlagen fur Ihr Projekt in Hamburg so gut weggelegt, dass sie unauffindbar sind. Und bevor ich noch länger vergeblich suche, gebe ich mir lieber die Blöße, zu sagen, dass ich sie nicht mehr finde. Suche ich noch länger, macht es das Ganze wahrscheinlich nur schlimmer.
Wären Sie so nett, mir die Unterlagen noch einmal zuzuschicken?
Entschuldigen Sie bitte, dass ich Ihnen Mehrarbeit verursache.
Schuster GmbH
Gaby Mertens
Sekretariat Vertrieb |