Profiwissen fürs Telefon: Drei wichtige Tipps für Ihren erfolgreichen Anruf

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Profiwissen fürs TelefonSpricht man über gutes Telefonverhalten, liegt der Schwerpunkt häufig auf dem, was Sie sagen sollten, wenn Sie selbst einen Anruf erhalten. Doch auch wenn Sie anrufen, lauern Fettnäpfchen, die Sie ganz leicht umgehen können. Schlechte Vorbereitung, mit „Ähhs“ zu beginnen oder noch einmal anzurufen, weil Sie etwas vergessen haben, all das ist unprofessionell.

Hier die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie selbst irgendwo anrufen:

  1. Es hört sich lapidar an, aber: Seien Sie vorbereitet! Überlegen Sie sich vorher, was Sie sagen möchten. Damit wirken Sie im Zweifelsfall professioneller, als wenn Sie das Gespräch mit einem „Ähhh“ beginnen. Sie klingen dann auch auf einem Anrufbeantworter professioneller, weil Sie nicht erst überlegen müssen, was Sie sagen wollen. Notieren Sie sich die Punkte, die Sie ansprechen und erreichen möchten. Aussagen wie „Da war noch was, aber ich komme nicht drauf“ sollten Sie sich nur im Privaten leisten. „Ich kann mich ja noch mal melden“ – und das dann wenige Sekunden oder Minuten später zu tun, strapaziert die Zeit Ihres Gesprächspartners. Setzen Sie deshalb auf eine gute Gesprächsvorbereitung.
  2. Lächeln Sie, bevor Sie den Hörer abnehmen, sprechen Sie langsam und deutlich und heben Sie Ihre Stimme zum Schluss ein wenig. Denn: Sie wirken am Telefon nur zu 16 Prozent durch das gesprochene Wort, also den Inhalt dessen, was Sie sagen. Und zu 84 Prozent wirken Sie durch das „Wie“. Deshalb sollten Sie dem „Wie“ ausreichend Bedeutung beimessen und ein Telefonat immer freundlich beginnen. Achten Sie zu wenig auf das „Wie“, verschenken Sie 84 Prozent Ihrer Wirkung.
  3. Auch wenn es Ihnen ungewohnt erscheint, spricht vieles dafür, sich mit Vor- und Nachnamen vorzustellen. Durch die Nennung Ihres Vornamens wirken Sie von Anfang an sympathischer – vorausgesetzt, Sie „leiern“ Ihren „Vorstellungsspruch“ nicht herunter – und schaffen eine nettere Atmosphäre. Sie meinen, das mache keinen Unterschied? Um den Unterschied zu spüren, sprechen Sie sich den Satz, mit dem Sie sich melden, einmal laut vor – einmal mit, einmal ohne Vornamen. Sie spüren den Unterschied sofort, oder?

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