Nicht nur persönliche Treffen mit Geschäftspartnern und Kunden, sondern auch Gespräche am Telefon sind ausschlaggebend für Ihren Erfolg als Assistentin und Sekretärin. Wissenschaftliche Untersuchungen beweisen: Bereits die ersten 20 Sekunden entscheiden über den Erfolg oder Misserfolg eines Gesprächs.
Das Gleiche gilt für Telefongespräche. Der Zeitaufwand für eine gute Vorbereitung auf wichtige Gespräche, zum Beispiel mit neuen Geschäftspartnern, lohnt sich also immer, egal, ob Sie Ihrem Gesprächspartner persönlich gegenüberstehen oder nur per Telefon mit ihm verbunden sind.
Der Vorteil beim Telefonieren: Sie können einen kurzen schriftlichen Leitfaden vorbereiten und sich während des Gesprächs daran orientieren. So verlieren Sie auch bei schwierigen Gesprächen nie den roten Faden.
Berücksichtigen Sie bei Ihren wichtigen Telefongesprächen die folgenden Phasen:
1. Steigen Sie locker und positiv in das Gespräch ein
Fallen Sie nicht gleich mit der Tür ins Haus, sondern starten Sie, nachdem Sie sich einander vorgestellt haben, mit einem kurzen Small Talk. Zum Beispiel:
„Guten Tag, ich bin Sabine Weber, die Assistentin von Herrn Dr. Englert. Ich freue mich, dass ich Sie gleich beim ersten Versuch persönlich erreiche. Herr Dr. Englert und Sie haben auf dem Deutschen Projektleiter-Tag über neue Wege im IT-Management gesprochen und Visitenkarten ausgetauscht …“
2. Nennen Sie den Grund Ihres Anrufs in ein bis zwei Sätzen
Halten Sie den Einstieg verbindlich, aber kurz. Denn weder Sie noch Ihr Gesprächspartner verfügen über unbegrenzte Zeit. Deshalb sollten Sie zügig zur Sache kommen und den Grund Ihres Anrufs kurz und prägnant formulieren, etwa:
„Ich komme auf Sie zu, weil Herr Dr. Englert in der nächsten Woche geschäftlich in Köln ist. Er würde die Gelegenheit gerne nutzen, um das Gespräch mit Ihnen fortzusetzen …“
3. Formulieren Sie den Nutzen für den Gesprächspartner
Nichts ist wichtiger, als dem Gegenüber möglichst schnell zu erklären, wo sein Vorteil liegt, zum Beispiel:
„Sie haben Ihr Interesse an unserer Methode XY signalisiert. Wir haben XY bereits in zahlreichen Unternehmen erfolgreich eingeführt …“
4. Nehmen Sie mögliche Einwände gleich vorweg
Bestimmte Einwände kommen mit hoher Wahrscheinlichkeit. Hier können Sie gleich vorsorgen:
„Herr Dr. Englert würde für das Gespräch ca. eine Stunde veranschlagen, mehr nicht. Es geht erst einmal um einen groben Informationsrahmen …“
5. Treffen Sie eine konkrete Vereinbarung
Legen Sie einen Termin fest oder treffen Sie eine feste Vereinbarung, die Sie anschließend schriftlich bestätigen, zum Beispiel:
„Herr Dr. Englert hat noch am Montag, den 9. Juni, und am Mittwoch, den 23. Juni, nachmittags Zeit. Wie sieht es bei Ihnen an diesen Tagen aus?“
6. Sorgen Sie für einen positiven Gesprächsabschluss
Der letzte Eindruck bleibt. Deshalb dürfen positive Worte zum Ende des Gesprächs nicht fehlen:
„Vielen Dank, dass Sie sich Zeit genommen haben. Herr Dr. Englert freut sich, Sie am Mittwoch zu sehen.“