Ihr Schreibtisch quillt über. Sie haben enorm viel zu tun. Dann kommt ein Kollege zu Ihnen und bittet Sie, ihm für ein Meeting am Nachmittag aufwändige Unterlagen zu kopieren und zu binden. Er müsse jetzt dringend weg. Noch ehe Sie sich’s versehen, liegen die zu kopierenden Unterlagen auf Ihrem Tisch.
Kennen Sie solche Situationen?
Lehnen Sie solche Bitten ab, damit Sie Ihre wichtigen Aufgaben ungestört erledigen können! Wir sagen Ihnen, wie.
1. Tipp: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Antwort
Lassen Sie sich nicht überrumpeln und sagen Sie nicht vorschnell ja, wenn alles in Ihnen gern nein sagen würde. Schauen Sie sich genau an, was Sie für Ihren Kollegen übernehmen sollen. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstehen. Und: Wenn Sie unsicher sind, bitten Sie sich Bedenkzeit aus – Sie würden ihn später anrufen.
- „Das kommt jetzt etwas plötzlich für mich. Ich gebe Ihnen in fünf Minuten Bescheid, wenn ich mir einen Überblick verschafft habe.“
- „Da muss ich erst meinen Chef fragen, ob ich die Präsentation verschieben kann.“
2. Tipp: Zeigen Sie Wohlwollen
Damit Ihr Verhalten nicht als mangelnde Kollegialität und Arbeitsverweigerung verstanden wird, können Sie mit einigen positiven Formulierungen für eine positive Atmosphäre sorgen und Ihr Nein freundlicher gestalten.
- „Ich würde dir sehr gern helfen, aber ich komme nicht dazu.“
- „So gern ich dir helfen würde, ich habe sehr viele dringende Aufgaben zu erledigen. Es geht nicht.“
Mit diesen Formulierungen signalisieren Sie generelle Hilfsbereitschaft – nur eben jetzt nicht.
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Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Seien Sie darauf vorbereitet, dass der Kollege „bettelt“ und Sie zu überreden versucht. Statt sich dann zu rechtfertigen, wiederholen Sie einfach, was Sie bereits gesagt haben. Damit unterstreichen Sie Ihren Standpunkt und Ihre Entschlossenheit und müssen nicht nach weiteren Erklärungen suchen.
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3. Tipp: Sagen Sie nein – klar und deutlich!
Wenn Ihnen Ihr Nein unangenehm ist, werden Sie vermutlich versuchen, es schön zu verpacken. Füllwörter wie „eigentlich“ und „eher nicht“ schleichen sich ein. Doch damit wirkt Ihre Aussage schwach und angreifbar.
Wenn Sie mit einem deutlichen Nein reagieren – ohne Weichmacher –, dann senden Sie eine klare Botschaft: „Ich bin mir sicher, dass ich das nicht tun werde, und stehe dazu.“
4. Tipp: Nennen Sie Ihren Grund!
Einen Grund für das Nein zu nennen, ist keine Rechtfertigung, sondern eine Erklärung dafür. Es wäre nur dann eine Rechtfertigung, wenn Sie die Ablehnung mit langen Erklärungen verharmlosten.
Bleiben Sie sachlich, nennen Sie Fakten! Machen Sie dabei deutlich, dass Ihr Nein nicht gegen Ihren Kollegen oder gegen Ihren Chef gerichtet ist, sondern nachvollziehbare, sachliche Gründe dafür sprechen. Vor allem, wenn die Bitte von Ihrem Chef kommt, ist die gute Begründung Ihres Neins besonders wichtig.
5. Tipp: Bieten Sie eine Alternative an!
Statt eines einfachen, abschmetternden Neins signalisieren Sie Kollegialität und Zuverlässigkeit und bieten eine Alternative an.
Damit zeigen Sie, dass Sie das Anliegen des Kollegen – oder gar des Chefs – ernst nehmen.
- „Ich kann das gerne bis Mittwochnachmittag für dich erledigen.“
- „Heute schaffe ich das nicht -wenn du Zeit hast bis Montag, bin ich dabei und helfe dir.“
- „Ich bin mir sicher, Frau Müller kann Ihnen dabei noch besser helfen als ich!“
- „Wir teilen uns das am besten auf; dann kann ich gerne einen Part übernehmen.“
Beachten Sie: Wenn es keine Alternative gibt, weil die Aufgabe beispielsweise komplett in den Aufgabenbereich des Kollegen fällt, dann bieten Sie keine an.
Sagen Sie ihm, dass es seine Aufgabe sei und Sie keine Zeit hätten, ihm zu helfen.