Beeindrucken Sie Ihre Korrespondenzpartner mit einer freundlichen und professionellen Abwesenheitsbenachrichtigung. Wenn Sie folgende Checkliste abhaken, dann gehört Ihre Abwesenheits-E-Mail ganz sicher zu den besten. Ein gelungenes Beispiel finden Sie der Checkliste folgend.
| Haben Sie folgende Punkte bei Ihrer Abwesenheits-E-Mail bedacht? | |
| Anrede vorhanden? |
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| Aktuelle DIN 5008 und neue Rechtschreibregelungen beachtet? |
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| Korrekte Schreibweise des Wortes „E-Mail“ verwendet? Im Englischen schreiben Sie „e-mail“. |
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| Info, wann Sie wieder da sind (nicht, wie lange Sie weg sind) erfolgt? |
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| Hinweis, was während Ihrer Abwesenheits mit den Emails passiert, gegeben? |
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| Wenn E-Mails nicht weitgergeleitet werden: Haben Sie immer den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners mit Funktion im Unternehmen mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, und, wenn es geht, die Zeit der Erreichbarkeit angegeben? |
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| Haben Sie von Ihrer Vertretung als „meine Kollegin Franziska Meier“ und nicht „Frau Franziska Meier“ gesprochen? |
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| Haben Sie den Ausdruck „im Hause“ vermieden? Sie arbeiten nicht in einem Hause, sondern einem Unternehmen oder einem Büro. |
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| Haben Sie die Formulierung „Im Notfall wenden Sie sich bitte an: …“ weggelassen? Verwenden Sie lieber Formulierungen wie „In dringenden Fällen“. |
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| Ist ein abschließender Gruß wie „Freundliche Grüße“ vorhanden? |
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| Haben Sie Ihren Vor- und Nachname angegeben? |
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| Signatur vorhanden? |
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Muster-E-Mail
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Guten Tag, vielen Dank für Ihre E-Mail, um die ich mich ab dem 9. Januar kümmern kann, denn zurzeit bin ich noch im Urlaub. Ihr Wunsch kann nicht warten? Dann hilft Ihnen meine Kollegin Dorothee Kleist, Sekretärin des Vertriebsleiters, gern weiter. Sie erreichen sie per E-Mail: dkleist@reutersgmbh.de oder per Telefon: 040 5678-256 täglich von 8 bis 16 Uhr. Lediglich an den Feiertagen ist sie nicht im Büro. Da mich sicherlich viele E-Mails erreichen, geben Sie mir nach meiner Rückkehr bitte ein, zwei Tage Zeit, bis ich Ihnen antworte. Vielen Dank. Freundliche Grüße Reuters GmbH Barbara Huber |