Es ist jedes Jahr das Gleiche: Sie müssen rechtzeitig Ihre Sammelbestellung für die Weihnachtskarten aufgeben, und Ihre lieben Kollegen denken noch nicht einmal an Weihnachten. Damit Sie bei diesem Thema stressfrei bleiben, sollten Sie Ihre Kollegen bereits jetzt daran erinnern. Mit der folgenden Muster-E-Mail geht das ganz schnell und einfach.
Wie oft sollten Sie erinnern?
Trotz eindeutiger Formulierungen wird es möglicherweise passieren, dass nicht alle Kollegen Ihrem ersten Aufruf folgen. Wenn Sie in den vergangenen Jahren häufiger erinnert haben, sollten Sie das jetzt höchstens noch einmal tun.
Häufiges Erinnern macht Sie unglaubwürdig. Wenn Sie beim Wort genommen werden möchten, ist einmaliges Erinnern das Äußerste, was Sie tun sollten.
Schreiben Sie eine kurze Aufforderung mit der Deadline für die Bestellabgabe.
Was tun, wenn einmaliges Erinnern nicht reicht?
Nehmen Sie die Situation an, wie sie ist. Wer keine Weihnachtskarten bestellt hat, bekommt keine.
Es ist die Entscheidung der Kollegen, nicht auf Ihre E-Mail zu reagieren, und damit fallen die sich daraus ergebenden Konsequenzen in deren Verantwortung. Nehmen Sie sich also „Nicht-Reaktionen“ nicht zu Herzen. Nehmen Sie sie einfach an.
Klären Sie dieses Vorgehen vorher mit Ihrem Chef ab, da Weihnachtsgrüße zur Außenwirkung des Unternehmens gehören.
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Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich muss euch jetzt schon bitten, an Weihnachten zu denken. Ja, ich weiß, das klingt um diese Zeit etwas merkwürdig. Doch wenn ich alles gut und für alle stressfrei organisieren möchte, fange ich gern rechtzeitig damit an. Also bitte unterstützt mich dabei und schreibt mir bis zum 23. November 20.., wie viele Karten ihr benötigt. Dieser Termin ist verbindlich, und die Frist wird nicht verlängert! Es gibt in diesem Jahr keine Karten zur Auswahl. Über das Motiv ist noch nicht entschieden, aber in den letzten Jahren haben wir immer etwas Schönes ausgesucht. Damit ihr auf jeden Fall daran denkt, mir Bescheid zu geben, habe ich euch eine Erinnerung für euren Outlook-Kalender mitgeschickt. Wenn die aufblinkt, dann wird es höchste Zeit, sich bei mir zu melden. Beachtet bitte: Ich hake nach dem 23. November nicht mehr bei euch nach. Dankeschön für eure Unterstützung. Verena Mertens |