Man hört es überall: Die Arbeit und die damit verbundene persönliche Belastung nehmen zu. Das bedeutet oft Überstunden. Diese beiden kleinen Tricks in der Organisation verschaffen Ihnen ein wenig Luft.
1. Nehmen Sie jede Unterlage nur einmal zur Hand
Treffen Sie Entscheidungen! Vermeiden Sie es, eine Unterlage von rechts nach links zu schieben, nur weil Sie sich nicht entscheiden können, ob Sie die Aufgabe nun angehen oder nicht. Das kostet Zeit und verstärkt den Eindruck, dass Sie
„echt viel zu tun haben“.
Häufig unterscheiden wir beim Sortieren in:
- Muss ich machen – lass ich am besten sofort hier liegen.
- Müsste ich eigentlich machen -leg ich mal hierhin.
- Dazu habe ich keine Lust – leg ich mal auf einen anderen Stapel.
- Dazu habe ich überhaupt keine Lust – lege ich mal auf einen Stapel weiter weg.
- Muss ich einfach nur später noch mal durchsehen – lege ich mal auf Wiedervorlage.
Entscheiden Sie, wenn Sie die Unterlage zum ersten Mal in die Hand nehmen, über die Priorität. Wenn es eilt, darf sie auf Ihrem Schreibtisch liegen bleiben. Packen Sie sie in Ihr A- oder B-Prioritäten-Körbchen. Oder arbeiten Sie mit farbigen Klarsichthüllen für Ihre verschiedenen Prioritäten. Das funktioniert genauso gut. Legen Sie die Unterlage sofort in eine der farbigen Hüllen. Eilt die Aufgabe nicht, verschwindet sie in der Wiedervorlage.
2. Lassen Sie keine Zettelwirtschaft zu
Gerade eben hatten Sie den Zettel, auf dem Sie die Telefonnummer notiert hatten, in der Hand. Jetzt ist er spurlos verschwunden – also wird der Papierkorb umgestülpt.
Wenn Sie „Zettel-Liebhaberei“ betreiben, passiert es sehr schnell, dass Sie ein Blatt umdrehen, um schnell etwas darauf zu notieren. Ist der Vorgang erledigt, wird das Blatt entsorgt, ohne daran zu denken, dass auf der anderen Seite auch noch etwas steht. Deshalb sucht man schon mal im Papierkorb nach Notizen.
Lösung: Schreiben Sie nichts mehr auf Zettel. Verwenden Sie lieber einen Block oder noch besser eine feste Kladde, wo Sie alles und jedes notieren. Dann kann Ihnen nichts mehr verloren gehen.