Mit gutem Benehmen können Sie viele Konflikte vermeiden und machen einen sicheren, selbstbewussten und professionellen Eindruck - für Sie als Sekretärin also unerlässlich. Wir sagen Ihnen, worauf es ankommt.
Anrufen
Wenn man über gutes Telefonverhalten spricht, liegt der Schwerpunkt häufig darauf, was Sie sagen sollten, wenn Sie einen Anruf erhalten. Doch auch wenn Sie selbst anrufen, lauern Fettnäpfchen, die Sie ganz leicht vermeiden können.
Hier die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie selbst irgendwo anrufen:
- Es hört sich lapidar an, aber seien Sie vorbereitet. Überlegen Sie sich vorher, was Sie sagen möchten. Damit wirken Sie im Zweifelsfall professioneller, als wenn Sie mit einem ,,Ähhh“ das Gespräch beginnen. Das wirkt unprofessionell.
- Notieren Sie sich die Punkte, die Sie ansprechen wollen, und das, was Sie erreichen möchten. Aussagen wie ,,Da war noch was, aber ich komme nicht drauf“, sollten Sie sich nur im Privaten leisten.
- ,,Ich kann mich ja noch mal melden“ zu sagen und das dann wenige Sekunden oder Minuten später zu tun, strapaziert die Zeit Ihres Gesprächspartners. Setzen Sie deshalb auf eine gute Gesprächsvorbereitung.
- Machen Sie sich vor jedem Anruf bewusst, dass Sie auch auf dem Anrufbeantworter landen könnten - da müssen Sie schnell auf den Punkt kommen.
Aus der Flasche trinken
Es ist nicht angebracht, im Büro oder auf Seminaren, generell im beruflichen Umfeld aus der Flasche zu trinken. Wenn Sie das privat so handhaben, achten Sie darauf, dass Sie Ihre privaten Angewohnheiten nicht eins zu eins aufs Büro übertragen. Denn hier gilt in jedem Fall: Nehmen Sie jedes Kaltgetränk aus einem Glas zu sich.
Handy
- Ihr privates Handy sollte im Büro idealerweise ganz ausgestellt sein. Denn: Sie sind bei der Arbeit und müssen nicht über Ihr Mobiltelefon zu erreichen sein. Während der Pausen können Sie es einschalten und Ihre Mailbox checken oder schauen, ob Sie SMS-Nachrichten erhalten haben. Wenn Sie über Ihr Handy erreichbar sein möchten oder müssen, sollten Sie dies mit Ihrem Chef absprechen und das Handy dann auf lautlos oder Vibrationsalarm schalten.
- In einem Meeting sollten Sie Ihr Handy auf lautlos einstellen. Brummen, Vibrieren oder gar Klingeln sind störend für den Ablauf. Vermeiden Sie auf jeden Fall, während des Meetings SMS-Nachrichten zu lesen oder zu verschicken oder einen Anruf entgegenzunehmen.
- Dringende Anrufe sollten Sie vorher ankündigen und im Fall des Anrufs das Gespräch außerhalb des Raums annehmen.