E-Mail-Management, wenn Ihr Chef viel unterwegs ist

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Wenn Ihr Chef viel unterwegs ist, sollten Sie klare Absprachen mit ihm treffen, wie Sie beide mit den E-Mails umgehen, die er während seiner Abwesenheit erhält. Je klarer Ihre Absprache, desto besser funktioniert die Chefentlastung.

So können Sie den Posteingang organisieren

Schlagen Sie Ihrem Chef folgende Vorgehensweise vor: Sie sortieren seine E-Mails in zwei Ordner: „Bearbeitet“ und „Unbeantwortet“.

In „Bearbeitet“ speichern Sie die E-Mails, die Sie selbst bearbeitet oder an Kollegen weitergeleitet haben. In „Unbeantwortet“ bleiben dann nur die E-Mails stehen, um die sich Ihr Chef nach seiner Rückkehr selbst kümmern muss.

Alternativ können Sie die E-Mails ausdrucken. Erledigte E-Mails können Sie in einer Mappe „Erledigtes“ sammeln. Unbeantwortete E-Mails können Sie nach Priorität geordnet in die Postmappe dazulegen.

Der Vorteil für Ihren Chef: Er hat alles, was er selbst noch sehen und erledigen muss, auf einen Blick, wenn er wieder im Büro ist.

Wenn Ihr er von unterwegs seinen E-Mail-Account im Unternehmen checken kann, bleiben im Eingangsordner nur diejenigen E-Mails stehen, die wichtig und dringend sind – die er also sofort sehen muss. Wenn er unterwegs einen Laptop mit einer anderen E-Mail-Adresse benutzt, schicken Sie alles Wichtige und Dringende an diese Adresse.

Es gibt auch Chefs, die auf Reisen Zugang zu ihrem E-Mail-Account im Unternehmen haben und zwischendurch, zum Beispiel im Zug oder im Hotel, gerne einige Aufgaben, die noch Zeit hätten, bearbeiten. Damit nutzen sie die Reisezeit besser aus und sparen hinterher Zeit.

In diesem Fall können Sie sich darauf beschränken,

  • Spams und unnötige Werbung aus dem E-Mail-Account Ihres Chefs zu löschen,
  • selbst zu bearbeiten, was Sie können und
  • das zu delegieren, was Kollegenerledigen können.
Was Sie erledigt oder delegiert haben, speichern Sie im Ordner „Bearbeitet“.

Alle anderen E-Mails lassen Sie für Ihren Chef zur Bearbeitung im Eingangsfach stehen.

Der Redaktions-Tipp: Bereiten Sie Antwortschreiben für Ihren Chef vor. Wenn es Briefe gibt, die Ihr Chef selbst unterschreiben muss – oder E-Mails, die er selbst verschickt –, können Sie diese Schreiben schon vorbereiten.

Speichern Sie E-Mails im E-Mail-Ordner „Entwürfe“. Und: Legen Sie Briefentwürfe zum Vorgang in die Postmappe dazu.

Wenn Sie Ihrem Chef wichtige E-Mails schicken, stellen Sie sicher, dass sie ankommen.

Am einfachsten ist es, Sie fragen, ob Sie eine automatische Lesebestätigung einrichten dürfen.

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