Meetings effektiver gestalten – eine Agenda muss her

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Sie und Ihr Chef können ein Lied davon singen: Ein Meeting jagt das nächste. Die meisten beginnen verspätet und werden dann noch überzogen. Das muss nicht sein.

Wenn Sie bisher noch nicht zum Einsatz kommt, könnte eine Agenda die Lösung sein. Damit vermeiden Sie Ausschweifungen, die nicht zum Thema gehören, und machen Meetings insgesamt effektiver.

Der Redaktions-Tipp: Bevor Sie die Agenda versenden, fordern Sie die Sitzungsteilnehmer auf, Ihnen bis zu einem gegebenen Termin vor dem Meeting die gewünschten Tagesordnungspunkte mitzuteilen. Bitten Sie sie um eine Angabe, wie viel Zeit Sie für den jeweiligen Punkt einplanen sollen.

Alle zum genannten Zeitpunkt vorliegenden Tagesordnungspunkte werden mit Zeitangabe in die Agenda aufgenommen. So können Sie auch das Ende der Sitzung leichter bestimmen.

So könnte Ihre E-Mail an die Teilnehmer aussehen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

damit ich das vereinbarte Meeting „Thema Projekt xy“ am 20. Juli optimal für Sie vorbereiten kann, schicken Sie mir bitte bis zum 15. Juli Ihre Wünsche für die Agenda. Geben Sie bitte auch an, wie viel Zeit Sie für den jeweiligen Punkt veranschlagen.

Tagesordnungspunkte, die nach dem 15. Juli eingehen, können in dieser Sitzung nicht mehr berücksichtigt werden.

Vielen Dank.

Freundliche Grüße

Martina Meier

Sekretariat Dr. Schröder


Sinnvoller Aufbau der Agenda

Da alle Teilnehmer bereits von dem vereinbarten Termin wissen, reicht es, wenn Sie die Agenda etwa fünf Tage vor der Besprechung versenden. Für größere Konferenzen ist natürlich ein längerer Vorlauf erforderlich, da die Agenda in der Regel gleichzeitig die Einladung ist.

Ihre Agenda zum Meeting sollte folgende Faktoren enthalten:

  1. Ort
  2. Datum
  3. Beginn
  4. Ende – bitte immer angeben, damit sich alle Teilnehmer darauf einstellen können
  5. Tagesordnungspunkte – jeweils mit Angabe des Namens des Vortragenden/Mitarbeiters
  6. Besprechungsdauer des jeweiligen Punktes
  7. Ziel
    Die Angabe des Ziels findet man selten bis gar nicht auf einer Agenda. Vielmehr sind Dinge zu lesen wie „Durchsprache des Ablaufs von Projekt xy“. Es wäre sinnvoller zu ergänzen: „Durchsprache der Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei Projekten – gewünschte Einsparung: 15 Prozent der verursachten Kosten.“ So können sich alle Teilnehmer viel besser auf das Thema vorbereiten, eventuell Unterlagen erstellen, und fangen nicht erst zu Beginn des Meetings mit dem „Denken“ an.
  8. Name des Moderators
    Der Einladende ist in der Regel der Moderator. Er sorgt für einen effizienten Ablauf der Besprechung.
  9. Teilnehmer

Verschiedenes – was soll das sein?

Sehr beliebt: der Punkt „Verschiedenes“. Darauf kann sich niemand vorbereiten, da niemand weiß, was sich dahinter verbirgt. Streichen Sie diesen Punkt ersatzlos von der Tagesordnung.

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