Immer wieder erreichen uns in der Redaktionssprechstunde Fragen zum Verteilervermerk. Die Leserinnen möchten wissen, wann, wie und wo dieser Hinweis richtig platziert ist. Deswegen haben wir alle wichtigen Punkte für Sie übersichtlich zusammengefasst.
Grundsätzlich gilt: Im Verteilervermerk listen Sie die Namen der Personen auf, die ein Schreiben erhalten sollen. Sind Mitarbeiter eines anderen Unternehmens im Verteiler, ergänzen Sie natürlich die Namen der jeweiligen Unternehmen.
Hier das Wichtigste im Überblick
- Verwenden Sie den Begriff „Verteiler“, um auszudrücken, dass noch andere das Schriftstück erhalten haben. „CC“ (carbon copy) ist Englisch und kein geeigneter Ersatz für „Verteiler“.
- Nennen Sie immer die Vor- und Zunamen der Empfänger.
- In vielen Unternehmen werden nur Abkürzungen verwendet. Das ist nicht empfehlenswert. Stattdessen vermerken Sie die entsprechende Abteilung.
- Die Angabe der Abteilung ist kein Muss.
- Die Angabe „Herr“ oder „Frau“ ist kein Muss, da ja in der Regel aus dem Vornamen zu erkennen ist, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt.
- Sortieren Sie den Verteiler immer alphabetisch nach Nachnamen und nicht nach Hierarchie, Bereich oder Geschlecht.
- Der Verteilervermerk steht linksbündig mit dem übrigen Text.
- Das Wort „Verteiler“ können Sie durch Fettdruck hervorheben.
- Es folgt danach kein Doppelpunkt.
- Die Namen werden unterhalb des Wortes „Verteiler“ aufgeführt.
- Er wird mit einer Zeile Abstand zur PC-schriftlich wiederholten Unterschrift geschrieben – wie im folgenden Beispiel 1 dargestellt.
Beispiel 1
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Mit freundlichen Grüßen
. Gärtner AG
. . . Gabi Müller Assistentin des Vorstands
. Verteiler
Peter Meyer, Marketing
Günter Steinholz, Produktion
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Haben Sie auch einen Anlagevermerk angeführt, steht der Verteilervermerk mit einer Leerzeile Abstand dazu:
Beispiel 2
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Mit freundlichen Grüßen
. Gärtner AG
.
.
.
Gabi Müller
Assistentin des Vorstands
.
Anlage
.
Verteiler
Peter Meyer, Marketing
Günter Steinholz, Produktion
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Führen Sie den Namen des Unternehmens auf, dann nennen Sie zuerst den Firmennamen und dann, mit einem Komma abgetrennt, die Namen der Empfänger. Bleiben Sie auch hier bei der alphabetischen Sortierung.
Beispiel 3
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Mit freundlichen Grüßen
. Gärtner AG
.
.
.
Gabi Müller
Assistentin des Vorstands
.
Verteiler
Adimaxx GmbH, Frank Gehra
Adimaxx GmbH, Sabine Rother
Gärtner OHG, Sigmund Schlau
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Wenn Sie auf dem Briefbogen nicht mehr ausreichend Platz für den Verteiler haben, können Sie diesen auf Höhe der Grußformel setzen. Betätigen Sie zweimal die Tabulator-Taste, dann befindet er sich optisch an einer gelungenen Stelle. Ganz korrekt wird er so platziert: Grad 50 beziehungsweise 125 mm vom linken Blattrand.
Die Angabe des Firmennamens unterhalb der Grußzeile ist kein Muss. Deshalb haben wir in den beiden folgenden Beispielen darauf verzichtet, um Ihnen Varianten zu zeigen.
Beispiel 4
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Mit freundlichen Grüßen Verteiler
. Adimaxx GmbH, Frank Gehra . Adimaxx GmbH, Sabine Rother
. Gärtner OHG, Sigmund Schlau
Gabi Müller
Assistentin des Vorstands
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Beispiel 5
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Mit freundlichen Grüßen Anlagen
. 1 Rechnung
. 1 Firmenbroschüre
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Gabi Müller Verteiler
Assistentin des Vorstands Adimaxx GmbH, Frank Gehra
Adimaxx GmbH, Sabine Rother
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