„Wer schreibt Protokoll?“ Die Liste der Freiwilligen ist kurz. Am liebsten keiner. Und vermutlich gehört diese Aufgabe auch nicht zu Ihren Lieblingstätigkeiten. Da Sie aber häufig nicht drumherum kommen, versuchen Sie, diese ungeliebte Tätigkeit
mit anderen Augen zu sehen.
- Mit jedem Protokoll, das Sie schreiben, erweitern Sie Ihr Wissen.
- Sie zeigen Präsenz und gewinnen damit mehr Akzeptanz und Respekt.
Die Vorteile überwiegen
Besonders wenn Sie an wichtigen Besprechungen teilnehmen dürfen, werten Sie sich in Ihrer Position als Sekretärin/Assistentin auf. Und als Bonus haben Sie alle wichtigen Hintergrundinformationen, um Ihren Chef optimal zu unterstützen.
Und so geht’s am schnellsten
Damit das Schreiben der Protokolle nicht zum Zeitkiller wird, nutzen Sie die kürzeste und effizienteste Protokollform: das Ergebnisprotokoll, auch Beschlussprotokoll genannt. Klären Sie aber vorab mit Ihrem Chef, ob es in der Form seinen Wünschen entspricht. Im Nachgang aus den knappen Notizen für ein Ergebnisprotokoll ein Verlaufsprotokoll zu machen, bereitet Ihnen hohen Aufwand.
Und so sollte Ihr Ergebnisprotokoll aufgebaut sein
Ein Ergebnisprotokoll besteht aus drei Teilen:
A. Protokollkopf
Der Protokollkopf enthält
- den Namen des Veranstalters/ Einladenden,
- die Tagesordnung, also den zeitlichen Ablauf,
- die Namen der Teilnehmenden (entweder nur der erschienenen Teilnehmenden oder aller Eingeladenen mit Vermerk, ob und eventuell auch warum abwesend),
- gegebenenfalls auch die Namen der Personen, die darüber hinaus das Protokoll erhalten (beispielsweise der Vorgesetzte), sowie
- Ort, Datum und Uhrzeit.
B. Protokollschluss
- Ort und Datum der Protokollerstellung
- die Unterschriften der Verantwortlichen (= Sitzungsleiter und Protokollführer)
Da die meisten Protokolle heute in digitaler Form (beispielsweise als Word- oder PDF-Datei) verteilt werden, wird auf die Unterschriften in der Regel verzichtet.
Und wenn doch eine Unterschrift nötig ist?
Manchmal ist es jedoch aus innerbetrieblichen oder rechtlichen Gründen zwingend notwendig, dass das Protokoll eine Unterschrift trägt. Die Lösung ist einfach:
- Drucken Sie ein Exemplar des Protokolls aus und legen Sie es unterschrieben bei Ihren Papierunterlagen ab.
- Fügen Sie in Ihrem Word-Dokument anstelle der Unterschrift den Vermerk „Im Original unterschrieben“ ein.
- Erstellen Sie aus der Word-Datei ein PDF-Dokument und verschicken Sie dieses als E-Mail-Anhang.
C. Wiedergabe von Ergebnissen und Beschlüssen der Besprechung
Verfassen Sie Ihr Ergebnisprotokoll in einem sachlichen Stil. Es sollen nur die Ergebnisse als Information oder Beweis festgehalten werden.
Auf emotionale Formulierungen, mit denen Sie beim Empfänger ein bestimmtes Verhalten erreichen wollen, können Sie im Ergebnisprotokoll verzichten.
Beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Nur die Ergebnisse und die sich daraus eventuell ergebenden Aufgaben mit Terminierung sind in einem Ergebnisprotokoll wichtig.
Formulieren Sie Ihr Ergebnisprotokoll in der Gegenwartsform (Präsens).
| Der Sekada-Redaktions-Tipp: Nehmen Sie einen Laptop mit in die Besprechung und geben Sie alles direkt dort ein. Damit sparen Sie viel Zeit und das Ergebnisprotokoll ist nachher schnell geschrieben. |
