So sagen Sie Termine und Einladungen rund um Weihnachten gekonnt ab, wenn Ihr Chef keine Zeit oder keine Lust hat – oder aus Compliance-Gründen nicht darf.
Wenn Sie Ihren Chef vor Weihnachten noch ab und an sehen und sprechen möchten, müssen Sie vermutlich einige Einladungen für ihn absagen. Er kann beim besten Willen nicht an allen Weihnachtsfeiern und anderen Festivitäten teilnehmen, bei denen man ihn gern dabei hätte. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Absagen für in freundlich, glaubhaft und diplomatisch formulieren.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Unterstützen Sie Ihren Chef beim Nein-Sagen. Bremsen Sie ihn, wenn er aus falsch verstandenem Pflichtbewusstsein die x-te Einladung für die er eigentlich keine Zeit hat, annehmen möchte. Bieten Sie ihm an, eine wirklich charmante Absage zu formulieren. Das ist aktive Chefassistenz.
Vermeiden Sie Floskeln
Das bedeutet für Sie: Keine Floskeln! Denn Floskeln sind abgegriffen und dadurch unglaubwürdig.
| So nicht: | Ich bedauere, Ihre Einladung aufgrund anderer terminlicher Verpflichtungen nicht annehmen zu können.
oder: |
| Besser so: | Ich wäre sehr gern zu Ihrer Weihnachtsfeier gekommen, kann aber leider nicht teilnehmen. |
Verstecken Sie sich nicht hinter abgegriffenen Formulierungen. Schreiben Sie eher so, wie Sie reden würden. Dann wirkt Ihr Text freundlicher und glaubhafter.
| So nicht: | Ich bedauere außerordentlich, nicht teilnehmen zu können, aber dringende Verpflichtungen in unserem Hause erfordern meine Anwesenheit. |
| Besser so: | Danke schön für Ihre Einladung zum Weihnachtsbaumschlagen. Da wäre ich wirklich gern dabei gewesen. Aber ich habe an diesem Tag bereits einen Termin, den ich nicht verschieben kann. |
Widerstehen Sie der Versuchung den anderen Termin zu nennen, also zu konkretisieren. Erstens denkt der Empfänger dann, „wieso ist das wichtiger?“ und zweitens laufen Sie Gefahr „aufzufliegen“, wenn Sie geflunkert haben.
Generell gilt: Lassen Sie den konkreten Grund für die Absage Ihres Chefs offen, so ersparen Sie sich und ihm eine spätere Erklärungsnot.
Selbst ist der Chef
Ihr Chef muss den Brief oder die E-Mail selbst unterschreiben beziehungsweise verschicken. Es ist unhöflich, wenn Sie im Namen Ihres Chefs absagen. Sie können und sollten den Brief oder die E-Mail für ihn schreiben. Aber unterschreiben muss er selbst.
Absagen aus Gründen der Compliance-Vorgaben im Unternehmen
Durch die in den letzten Jahren immer strenger gewordenen Vorgaben gegen Bestechung dürfen Sie/Ihr Chef Geschenke nicht mehr so ohne weiteres annehmen. Und zu den Geschenken gehören nicht nur Weinpräsente, kostbare Kugelschreiber und Co., sondern eben auch Einladungen zum Essen. Was früher gang und gäbe war, ist heute verpönt.
Wenn Ihr Chef also eine Einladung zur Weihnachtsfeier oder in ein Restaurant erhält, darf er diese Einladung möglicherweise nicht annehmen und Sie müssen sich wahrscheinlich was Nettes einfallen lassen.
| Lieber Herr Buschhoff,
herzlichen Dank für Ihre Einladung. So gern ich diese annehmen würde, mir sind die Hände gebunden. Unsere Compliance-Regelungen machen es mir unmöglich, diesen Abend mit Ihnen im Goldenen Hahn zu verbringen. Da ich jedoch nicht auf unser Treffen verzichten möchte, habe ich einen alternativen Vorschlag. Unsere Kantine ist zwar nicht der Goldene Hahn, aber das Essen kann sich durchaus sehen lassen. Besuchen Sie mich doch am Seestern und ich lade Sie sehr gern zum Mittagessen ein. Wann passt es Ihnen? Es grüßt Sie herzlich Gärtner OHG |
Wie sagen Sie ab – per Brief, E-Mail, Fax oder telefonisch?
Es gibt eine mitgeschickte Antwortkarte oder ein Faxformular? Bestens – nutzen Sie das vorgesehene Formular.
Aber: Der Einladende ist meist nicht der Empfänger dieser Antwortkarten. Je wichtiger der Gastgeber für Ihr Unternehmen und Ihren Vorgesetzten, je enger oder persönlicher dieser Kontakt ist, desto eher ist es guter Stil, zusätzlich einen kurzen persönlichen Absagebrief an den Gastgeber zu formulieren.
Eine telefonische Absage kommt nicht in Frage, wenn Sie eine schriftliche Einladung erhalten haben – sei es per Brief oder per E-Mail. Wer schriftlich einlädt, hat eine schriftliche Absage „verdient“, da dies von mehr Wertschätzung zeugt.
Wenn Sie die persönliche Einladung per Brief erhalten haben, antworten Sie für Ihren Chef per Brief. Die Einladung erfolgte per E-Mail? Schreiben Sie eine E-Mail. Der Einladende gibt durch die Form seiner Einladung den Weg Ihrer Antwort vor.