So machen Sie den Kollegen Dampf, damit diese ihre Termine und Fristen vor Weihnachten einhalten

Wenn doch alle so zuverlässig wären wie Sie selbst. Sind sie aber leider nicht. Deshalb müssen Sie den Kollegen mit klaren Worten Termine setzen und sie mitunter erinnern.

Auf der einen Seite möchten Sie es sich nicht mit den Kolleginnen und Kollegen verscherzen. Auf der anderen Seite wünschen Sie sich, dass man Sie ernst nimmt und dass gesetzte Termine eingehalten werden. Wie um alles in der Welt kommunizieren Sie so, dass Sie respektiert und gleichzeitig gemocht werden?

Beginnen Sie doch einfach damit, klar und auf den Punkt zu kommunizieren. Vermeiden Sie Weichmacher und übertrieben rücksichtsvolle Formulierungen.

So nicht: Ich würde mich freuen, wenn ihr mir diese Infos bis zum 11. November schicken würdet.

Das sagt die Sekretärinnen-Handbuch-Redaktion dazu: Sie kommunizieren vermutlich größtenteils mit Männern. Und für einen Mann ist der Konjunktiv ,,ich würde mich freuen, wenn” tatsächlich nur ein Wunsch. Eine Frau würde diese Formulierung mit dem damit verbundenen Termin eher als definitiv betrachten, aber nicht zwangsläufig. Deshalb müssen Sie konkreter formulieren.

Besser so:
Bitte schickt mir diese Informationen bis zum 11. November 2013, 11 Uhr. Danke schön.

Das sagt die Sekretärinnen-Handbuch-Redaktion dazu: Die Nennung der Uhrzeit ist mitunter wichtig. Denn für einige Kollegen ist um 23 Uhr immer noch der 11. November. Gegen diese Argumentation kommen Sie dann nicht an, wenn Sie sie darauf hinweisen, dass Sie die Unterlagen zu spät erhalten haben.

Helfen Sie den Kolleginnen und Kollegen mit einer Outlook-Erinnerung

Damit Ihre Kolleginnen und Kollegen trotz vieler Termine daran denken, können Sie ihnen statt einer einfachen E-Mail mit Angabe eines Termins auch gleich eine Outlook-Aufgabe schicken. Diese Aufgabe erscheint im Posteingang der Kolleginnen oder Kollegen als E-Mail, die sie durch Annehmen zu ihrer Aufgabe machen.

So funktioniert es in allen Outlook-Versionen:

  •  Legen Sie eine neue Aufgabe an und klicken Sie dann auf ,,Aufgabe zuweisen”
  • In dem Feld ,,An:” tragen Sie nun die E-Mail-Adressen aller Kolleginnen und Kollegen ein, denen Sie diese Aufgabe per E-Mail zuschicken möchten.

Diesen Text können Sie ergänzen

Falls Sie den Kollegen zum ersten Mal Aufgaben zuweisen, könnte es passieren, dass der eine oder andere sich angegriffen fühlt und ungehalten reagiert. Ergänzen Sie die Aufgabe also um einen Text, den Sie unten in das Textfeld schreiben. So könnte er aussehen:

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

ich weiß, dass Ihr sehr viel zu tun habt, und das ist vor Weihnachten nicht anders. Trotzdem muss ich euch bitten, mir bis zum 6. Dezember die Stundenübersichten für eure jeweiligen Projekte zu schicken. Der Termin ist absolut verbindlich.

Damit ihr auf jeden Fall daran denkt, mir alles bis zum 6. Dezember zu schicken, erhaltet ihr heute von mir eine Aufgabe, die ihr ganz leicht in Outlook einpflegen könnt. Einfach ,,annehmen” und bitte Erinnerungshäkchen setzen, damit ihr auch erinnert werdet.

Ich werde an die Abgabe der Stundenübersichten nicht erinnern und verlasse mich auf euch.

Danke und Gruß

Sabine

Was tun, wenn einmaliges Erinnern nichts bringt?

Nehmen Sie die Situation an, wie sie ist. Wer sich nicht zur Weihnachtsfeier anmeldet, kann sich auch nicht nachmelden. Wer seine Belege nicht rechtzeitig einreicht, erhält sie nicht erstattet.

Es ist die Entscheidung der Kolleginnen und Kollegen, nicht auf Ihre E-Mail zu reagieren, und damit fallen die sich daraus ergebenden Konsequenzen auch in deren Verantwortung. Nehmen Sie sich also ,,Nicht-Reaktionen” nicht zu Herzen. Nehmen Sie sie einfach an.

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