Bei Ihrer Sekretariatsarbeit lauern einige Fettnäpfe sei es, dass man über einen Kollegen lästert, der gerade um die Ecke kommt, oder dass man nach einem Telefonat über den Gesprächspartner schimpft und Ihr Chef darüber gar nicht begeistert ist. Auch bei der Besucherbegrüßung gilt es, so manches Fettnäpfchen zu umschiffen. Diese sechs Tipps helfen Ihnen, bei jeder Begrüßung sicher und souverän aufzutreten.
1. Kräftiger Händedruck Achten Sie darauf, dass Sie kräftig zudrücken - ohne den anderen zu verletzen. Denn mit einem schlaffen Händedruck wirken auch Sie selbst schlapp. Und das sollten Sie vermeiden. Und: Schütteln Sie die Hand Ihres Gegenübers nicht, sondern drücken Sie sie nur.
2. Distanzzone einhalten Halten Sie ausreichend Abstand, zirka einen Meter. Das meistern Sie ganz einfach, indem Sie Ihren Arm bei der Begrüßung strecken und diesen Abstand im Gespräch beibehalten.
3. Ausreden lassen Geben Sie Ihrem Gegenüber die Chance, auch mal was zu sagen, statt es mit Fragen zu bombardieren, die es nur einsilbig beantworten kann.
4. Mit vollständigem Namen vorstellen Stellen Sie sich zeitgemäß mit Ihrem Vor- und Zunamen vor. Das ist professionell, höflich und freundlich. Deshalb: ,,Guten Tag, ich bin Sabine Meier.“ Oder: ,,Mein Name ist Sabi-
ne Meier.“ Statt ,,Ich bin Frau Meier“. Außerdem wäre es gut, wenn Sie Ihre Position ergänzen. Beispielsweise so: ,,Ich bin die Sekretärin von Herrn Dr. Müller.“
5. Den wichtigsten Gast zuerst begrüßen Die einfache Regel lautet: Sie sollten immer den Wichtigsten zuerst begrüßen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie nicht wissen, wer wer ist, dann gehen Sie auf die beiden oder gegebenenfalls mehrere Besucher zu und nennen fragend den Namen des vermutlich Wichtigeren. Er wird sich dann zu erkennen geben, und Sie können das Begrüßungsprogramm starten.
6. Alle Gäste auf die gleiche Weise begrüßen Sie können nicht nur einem Besucher die Hand geben und beim Rest locker in die Runde winken, wenn Sie gleich mehrere Gäste begrüßen. Entweder geben Sie allen die Hand oder begrüßen alle mit einem Blick in die Runde. Generell gilt: Bei bis zu sechs Personen geben Sie jedem die Hand. Eine größere Gruppe können Sie mit einem Blick in die Runde begrüßen.