Viele Sekretärinnen finden die Vorstellung, in Besprechungen stören zu müssen, wenig reizvoll. Alle Blicke sind auf einen gerichtet, und man findet den gesuchten Ansprechpartner häufig nicht auf den ersten Blick. Und wenn man dann noch den ganzen Raum durchqueren muss, um sein Ziel zu erreichen, gibt das vielen Damen den Rest.
Wenn Sie diese Herausforderung schon auf sich nehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles richtig machen und souverän stören. Wir sagen Ihnen, wie es funktioniert.
Die grundlegenden Fragen zum Stichwort ,,Stören in Besprechungen“ lauten:
- Darf ich überhaupt stören?
- Wie darf ich stören?
- Wie reiche ich Nachrichten weiter?
- Kann ich Telefonate hineinstellen?
Hier die Antworten im Einzelnen:
1. Wann Sie stören dürfen
Je länger Sie mit Ihrem Chef zusammenarbeiten, desto besser ist Ihr Gespür dafür, aus welchem Anlass Sie stören dürfen. Falls Sie das noch nicht herausgefunden haben, besprechen Sie mögliche Unsicherheiten mit Ihrem Chef. Er wird Ihnen dann schon offen und ehrlich sagen, wann er Störungen für gerechtfertigt hält.
2. Wie dürfen Sie stören?
Klären Sie mit Ihrem Chef, ob Sie anklopfen sollen oder nicht. Folgen Sie ausschließlich der Knigge-Empfehlung, dann müssen Sie anklopfen. Das kann Ihr Chef jedoch als große Störung empfinden. Einigen Sie sich daher im Vorfeld unbedingt auf ein Zeichen, wie Sie stören dürfen.
3. So geben Sie Nachrichten korrekt weiter
Es passiert sicher nicht selten, dass Sie einen Anruf erhalten mit der Bitte, einem Konferenzteilnehmer eine Nachricht zukommen zu lassen. Am elegantesten ist es, wenn Sie die Nachricht auf einen Zettel schreiben, in eine Mappe legen und diese dem Empfänger kommentarlos übergeben. Warten Sie kurz ab, wie er reagiert. Möglicherweise ist ja eine weitere Aktion erforderlich, die Sie für ihn erledigen können.
Beachten Sie: Wir empfehlen Ihnen, den Zettel in einer Mappe hineinzureichen, weil damit die Nachricht für die neben dem Empfänger sitzenden Teilnehmer nicht einzusehen ist. Das ist diskret.
4. Wenn Anrufer jemanden sprechen möchten, der an der Besprechung teilnimmt
Bei Anrufen ist es häufig sehr schwierig zu entscheiden, ob Sie das Telefonat in den Besprechungsraum stellen sollen oder nicht. Eine vorherige Absprache empfiehlt sich auch hierfür.
Wenn ein Anrufer sagt, es sei sehr dringend, geraten Sie natürlich unter Druck. Nicht immer können Sie entscheiden, wie dringend eine Angelegenheit tatsächlich ist.
Das sagt das Sekretärinnen-Handbuch dazu
Generell sollten Sie es vermeiden, Telefonate reinzustellen. Viel besser ist es, den gewünschten Gesprächspartner herauszubitten, damit er das Telefonat entgegennehmen kann.
Wenn Sie einen Konferenzteilnehmer herausbitten, sollten Sie ihm dies auch auf einem Zettel in einer Mappe mitteilen. Schlecht wäre es, eine Nachricht, welcher Art auch immer, mündlich zu überbringen.
Ein Gespräch (auch geflüstert) zwischen Ihnen und einer anderen Person würde den gesamten Konferenzablauf stören, es sei denn, es ist gerade Pause.