Sicher ist: Ein Telefon darf nie ins Leere klingeln! Und trotzdem passiert das in sehr vielen Unternehmen und Behörden. Ein Apparat klingelt, die Kollegin ist nicht am Platz und andere schauen desinteressiert weg.
Wenn Sie sich in einem solchen Umfeld befinden, stellen Sie durch Ihre aktivierte Voicemail sicher, dass Ihre Anrufer eine Nachricht hinterlassen können.
Darauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihre Voicemail besprechen:
1. Lächeln Sie
Lächeln Sie, wenn Sie den Text aufnehmen. Der Anrufer hört Ihr Lächeln.
2. Sagen Sie einen Tagesgruß
Sagen Sie „Guten Tag“, „Grüß Gott“ oder „Hallo“, bevor Sie so richtig loslegen. Ein Gruß gehört dazu.
3. Vermeiden Sie Witziges
Von privaten Anrufbeantwortern kennt man das zuhauf: vermeintlich witzige Ansagen, die spätestens beim zweiten Anruf nerven. Im Geschäftsleben haben gewollt witzige Ansagen nichts verloren.
4. Erwähnen Sie den Piepton nicht
Dass man nach dem Piepton sprechen soll, weiß mittlerweile jedes Kind. Ersparen Sie sich deshalb den Hinweis darauf.
5. Wiederholen Sie nicht andauernd den Namen Ihres Unternehmens
„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Meyer GmbH. Die Meyer GmbH macht Urlaub …“ Achten Sie darauf, dass Sie den Namen nicht unnötig oft wiederholen – einmal reicht.
6. Gestalten Sie den Text persönlich
Handelt es sich um Ihre Voicemail, sollten Sie unbedingt Ihren vollständigen Namen angeben: „Sie sprechen mit der Voicemail von Verena Bertrams.“ Ansagen wie „Dies ist die Voicemail von Frau Bertrams“ sind absolut tabu und entsprechen nicht den aktuellen Umgangsformen-Empfehlungen. Wenn Sie auf Ansprechpartner verweisen, nennen Sie diese ebenfalls bei deren vollem Namen: „In der Zwischenzeit ist Maria Meyer Ihre richtige Ansprechpartnerin, Sie erreichen sie unter der Durchwahl 040 50-234.“
7. Denken Sie an Notfälle
Je nach der Branche, in der Sie arbeiten, mag es sinnvoll sein, eine Notfallnummer anzugeben, unter der ein Mitarbeiter außerhalb der normalen Geschäftszeiten zu erreichen ist. Das ist ein schöner Service!
Halten Sie mehrere Ansagen bereit
Eine Standardansage reicht nicht aus. Wenn Sie Ihre Voicemail professionell und kundenfreundlich nutzen möchten, kommen Sie um mindestens zwei unterschiedliche Ansagetexte nicht herum, um kürzere und längere Abwesenheiten zu kommunizieren. Viele Telefonanlagen bieten mittlerweile die Möglichkeit, verschiedene Ansagen zu speichern.
So sollte Ihr Voicemail-Text nie lauten
Das ist die Voicemail von Bianca Huber. Ich bin gerade nicht am Platz. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht.
Das sagt die Redaktion dazu: Der Anrufer weiß nun nicht, ob Frau Huber nur wenige Minuten nicht am Platz, den ganzen Tag abwesend oder sogar mehrere Tage im Urlaub ist. Er weiß nicht, ob es etwas bringt, eine Nachricht zu hinterlassen. Der Anrufer ist zu Recht verunsichert.
Der Redaktions-Tipp: Sie brauchen unbedingt eine Ansage, wenn Sie nur wenige Minuten oder ein, zwei Stunden nicht zu erreichen sind. Und Sie sollten eine Standardansage haben, die der Anrufer hört, wenn er „außerhalb der Bürozeiten“ anruft. Es kann sogar erforderlich sein, dass Sie diesen Text häufiger wechseln, zum Beispiel, wenn Sie im Urlaub sind.
Textansage bei kurzer Abwesenheit vom Platz
Dankeschön für Ihren Anruf. Sie sprechen mit der Voicemail von Claudia Schneider, Meier GmbH. Ich bin spätestens in einer Stunde wieder an meinem Platz und rufe Sie dann zurück. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht. Vielen Dank!
Der Redaktions-Tipp: Wenn Sie sich für diese Ansage entscheiden, könnten Sie auch nur zehn Minuten nicht am Platz sein, oder die Stunde wäre beim Anruf gleich um. Der Anrufende weiß somit auf jeden Fall, dass er Sie heute noch sprechen kann.
Standardansage mit Hinweis auf die Bürozeiten
Sie sprechen mit der Voicemail von Claudia Schneider, Meier GmbH. Schön, dass Sie anrufen! Ich bin montags bis freitags von 8 bis 17:30 Uhr für Sie im Büro erreichbar. Bitte nennen Sie mir Ihre Telefonnummer und sagen Sie mir so konkret wie möglich, was ich für Sie tun kann, damit ich Sie schnell zurückrufen kann. Herzlichen Dank!
Der Redaktions-Tipp: Statt zu sagen, dass der Anruf außerhalb der Bürozeiten erfolgt, sagen Sie einfach kurz, wann die Bürozeiten sind.