Wie bei einem persönlichen Kontakt ist auch am Telefon der erste Eindruck entscheidend. Je nach Situation sollten Sie so vorgehen:
Richtige Annahme des Gesprächs in der Telefonzentrale
Um deutlich zu machen, dass man mit der Telefonzentrale spricht, empfiehlt das Sekretärinnen-Handbuch folgenden Spruch: „Guten Tag, Müller GmbH, mein Name ist Meyer. Mit wem darf ich Sie verbinden?“
Diese Art, sich zu melden, ist nicht mehr ungewöhnlich, weil sie sinnvoll und nicht unhöflich ist. Dem Anrufer wird eindeutig signalisiert, dass er hier nur weiterverbunden werden kann, nicht mehr.
So melden Sie sich richtig, wenn Ihr Chef sein Telefon auf Sie umgestellt hat
Viele Vorgesetzte haben „dauerumgestellt“. Das heißt, die Assistentin meldet sich sozusagen immer für ihren Chef. Sollte sie dann sagen: „Guten Tag, Meyer GmbH, Sabine Schröder, Apparat von Herrn Dr. Seiger“?
Das sagt das Sekretärinnen-Handbuch dazu: Wir finden das zu umständlich und langatmig. Das ist sehr viel Information, und es kann Ihnen passieren, dass der Anrufer „Guten Tag, Frau Seiger“ sagt, weil er sich auf die letzte Information „stürzt“. Verzichten Sie auf die Aussage „Apparat von …“. Melden Sie sich einfach mit dem Firmen- und Ihrem eigenen Namen. Der Anrufer merkt ja sofort, dass er nicht dort gelandet ist, wo er hinwollte. Wahrscheinlich wird der Anrufer, wenn Sie auf die Angabe „Apparat von …“ verzichten, sagen: „Ich wollte eigentlich Herrn Seiger sprechen.“ Darauf können Sie souverän so reagieren: „Er ist um 14 Uhr wieder im Büro. Wie kann ich Ihnen in der Zwischenzeit behilflich sein?“
So melden Sie sich korrekt bei Anrufern aus dem fremdsprachigen Ausland
Wenn Sie auf dem Display sehen, dass Sie einen Anruf aus dem fremdsprachigen Ausland erhalten, können Sie sich selbstverständlich mit Ihrem deutschen Spruch melden. Besonders freundlich und anruferorientiert wäre es, Sie meldeten sich „international“. Unter dem Aspekt, dem Anrufer bei seinem Anruf Sicherheit zu geben, wäre das perfekt.
Selbstverständlich können Sie sich in der jeweiligen Landessprache melden, wenn Sie diese beherrschen. Mit Englisch machen Sie in aller Regel nichts verkehrt.
Und so könnten Sie sich melden: „This is Schneider Limited, Anke Meyer speaking.“ Damit signalisieren Sie, dass Sie Englisch sprechen und der Anrufer sofort loslegen kann.