Wenn Ihr Chef von seiner Geschäftsreise oder aus dem Urlaub zurückkommt, haben Sie ihm einen ersten Arbeitstag ohne Termine organisiert. Wenn er nur ein bis zwei Tage weg war, halten Sie ihm einen Vormittag frei.
Sie übergeben Ihrem Chef:
• die Postmappe, nach Prioritäten sortiert
• eine vollständige Anruferliste
• eine vollständige Vorgangsliste, falls erforderlich: Projektlisten
• eine Mappe „Erledigtes“, wenn Ihr Chef das wünscht
E-Mails: Sie haben E-Mails aus dem Account Ihres Chefs sortiert in „Bearbeitet“ und „Unbeantwortet“. Die unbeantworteten E-Mails muss Ihr Chef selbst bearbeiten. Sie können die unbearbeiteten E-Mails entweder ausdrucken und mit in die Postmappe legen. Oder Sie weisen ihn auf den Ordner „Unbeantwortet“ in seinem E-Mail-Account hin.
Wenn Sie Entwürfe für E-Mails erstellt haben, weisen Sie ihn auf den Ordner „Entwürfe“ hin.
Der Redaktions-Tipp: Schreiben Sie bei den unbearbeiteten E-Mails in die Betreffzeile oder die erste Zeile, was Ihr Chef noch zu erledigen hat und bis wann, zum Beispiel „Sehr eilig! Freigabe der Zahlen und Weiterleiten an Herrn Schmidt bis 10.01.“ Dann muss er sich nicht erst erarbeiten, was er zu tun hat.
Besonders durch die Vorgangsliste entlasten Sie Ihren Chef und sparen ihm viel Zeit und Aufwand. Wenn er ins Büro zurückkehrt, genügt es, wenn Sie ihm erst mal nur die Liste vorlegen.
Die vollständigen Unterlagen zu jedem einzelnen Vorgang kann er sich dann immer noch bei Bedarf von Ihnen geben lassen. Sprechen Sie diese Vorgehensweise vorher mit Ihrem Chef ab.
Wenn Ihr Chef an vielen unterschiedlichen Projekten arbeitet, legen Sie statt einer langen Vorgangsliste einzelne Projektlisten an. Dann hat er Einblick in die Entwicklung jedes einzelnen Projekts.
Sie fragen Ihren Chef:
• Hat er neue Termine vereinbart?
• Wie zufrieden war er mit der Reiseplanung?
• Was können Sie in Zukunft noch verbessern?
• Wurden die Ziele der Reise erreicht? Welche Aufgaben ergeben sich daraus für Sie und für die Mitarbeiter?