Was Sie beachten sollten, wenn Sie an mehrere Personen E-Mails versenden

Wann schreiben Sie einen Empfänger nur in CC (carbon copy = weitere Empfänger) an und wann sollten Sie BBC (blind carbon copy = weitere Empfänger werden nicht angezeigt) verwenden?

Die Regelungen in der DIN 5008 zu E-Mails beziehen sich nur auf die Verwendung als Geschäftsbrief und nicht auf unternehmensinterne Mitteilungen. Dennoch sollten Sie Folgendes beachten,
wenn Sie Adressfelder verwenden:

An-Feld
Mehrere Empfänger im An-Feld: Sie dürfen eine E-Mail im Adressfeld an einen oder mehrere gleichberechtigte Empfänger adressieren:

Beispiel:
Willi.mueller@t-online.de; Karlotta.
heimeier@euromanagement.eu

 

Wann Sie mit dem An-Feld und wann mit dem CC-Feld arbeiten sollten
Die Empfehlung der DIN 5008 sieht so aus: Schreiben Sie nach Möglichkeit immer einzelne E-Mails. Wenn Sie eine E-Mail mit einer konkreten Handlungsanweisung für eine Person haben, dann setzen Sie diese in das An-Feld.

Bei einem gleichwertigen Empfängerkreis wie beispielsweise mehreren Geschäftsführern, die Sie einladen möchten, sollten Sie alle Empfänger in das An-Feld setzen. Wenn Sie diese E-Mail als Kopie an weitere Empfänger zu deren Information versenden möchten, setzen Sie die weiteren Personen in das CC-Feld.

Das bedeutet für das Beispiel, dass die Empfänger im CC nicht eingeladen sind, sondern nur informiert werden.

CC-Feld
Je nachdem, ob diese Adressen für die einzelnen Empfänger sichtbar sein sollen, sind sie in das entsprechende Verteilerfeld CC (sichtbar) oder BCC (unsichtbar) einzutragen.

Für die Adressierung an mehrere Empfänger dürfen auch Verteilergruppen genutzt werden, also zum Beispiel die Gruppe „Außendienst“, die Sie in Ihrem E-Mail-Programm zu einer Gruppe zusammengefasst haben.

BCC-Feld
Achten Sie bei der Verwendung des BCC-Feldes darauf, dass Sie dieses Adressierungsfeld nur nutzen, wenn die einzelnen Empfänger die E-Mail-Adressen der „Mit-Empfänger“ nicht lesen sollen. Fairerweise sollten Sie dem Empfänger der E-Mail (also der Person, die im An-Feld steht) einen Hinweis darauf geben, dass diese E-Mail an einen weiteren Empfängerkreis verschickt wird.

In der Praxis hat sich das BCC-Feld für Werbemailings oder größere Newsletterverteiler durchgesetzt. Es ist also eher nicht für die normale Geschäftskorrespondenz geeignet.

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