Kennen Sie das Problem? Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen und noch lange danach erhält er E-Mails. Es ist nicht ratsam, die E-Mail-Adresse zu löschen. Dafür treffen noch zu viele wichtige Nachrichten für ihn ein.
Nutzen Sie besser die Abwesenheitsfunktion von Outlook, die automatisch Antworten auf alle E-Mails versendet.
So richten Sie die Abwesenheitsfunktion ein:
- Starten Sie Outlook und wechseln Sie in den Ordner POSTEINGANG.
- Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl ABWESENHEITSASSISTENT.
- Sie sehen ein Fenster mit zwei Bereichen: Im oberen Bereich legen Sie fest, dass der Assistent arbeiten soll. Aktivieren Sie die Option ,,Ich bin zurzeit nicht im Haus“.
- Geben Sie in dem Feld unter FOLGENDEANTWORT WIRD AUTOMATISCH EINMAL AN JEDEN ABSENDERGESENDET den Nachrichtentext ein, der auf das Ausscheiden des Mitarbeiters hinweist.
Hier unser Textvorschlag:
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Sehr geehrter Absender, Herr Meier ist nicht mehr in unserem Unternehmen tätig. Ihre E-Mail kann nicht an ihn weitergeleitet werden und wird gelöscht. Wenn Ihre Nachricht die Abteilung Vertrieb und Service betrifft, senden Sie sie bitte erneut an: vertriebundservice@meierkg.de. Wir werden uns so schnell wie möglich um Ihren Wunsch kümmern. Vielen Dank! |