So beantworten Sie E-Mails für ehemalige Mitarbeiter

Kennen Sie das Problem? Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen und noch lange danach erhält er E-Mails. Es ist nicht ratsam, die E-Mail-Adresse zu löschen. Dafür treffen noch zu viele wichtige Nachrichten für ihn ein.

Nutzen Sie besser die Abwesenheitsfunktion von Outlook, die automatisch Antworten auf alle E-Mails versendet.

So richten Sie die Abwesenheitsfunktion ein:

  1. Starten Sie Outlook und wechseln Sie in den Ordner POSTEINGANG.
  2. Wählen Sie im Menü EXTRAS den Befehl ABWESENHEITSASSISTENT.
  3. Sie sehen ein Fenster mit zwei Bereichen: Im oberen Bereich legen Sie fest, dass der Assistent arbeiten soll. Aktivieren Sie die Option ,,Ich bin zurzeit nicht im Haus“.
  4. Geben Sie in dem Feld unter FOLGENDEANTWORT WIRD AUTOMATISCH EINMAL AN JEDEN ABSENDERGESENDET den Nachrichtentext ein, der auf das Ausscheiden des Mitarbeiters hinweist.

Hier unser Textvorschlag:

Sehr geehrter Absender,

Herr Meier ist nicht mehr in unserem Unternehmen tätig. Ihre E-Mail kann nicht an ihn weitergeleitet werden und wird gelöscht. Wenn Ihre Nachricht die Abteilung Vertrieb und Service betrifft, senden Sie sie bitte erneut an: vertriebundservice@meierkg.de.

Wir werden uns so schnell wie möglich um Ihren Wunsch kümmern. Vielen Dank!

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