Papierloses Büro – gut und schön. Doch in vielen Sekretariaten gibt es noch reichlich Papierablage. Nutzen Sie den Jahresbeginn, um auszumisten, und starten Sie gut organisiert ins neue Jahr.
Mit diesen Tipps erledigen Sie das spielend leicht:
- Gewöhnen Sie sich an, jedes Dokument nur einmal abzulegen. Doppelte Ablagen sind Fehlerquellen. Beispiel: Wenn Sie Rechnungen in einem Ordner „Rechnungen“ sammeln, legen Sie die Rechnung nicht zusätzlich noch zu den Projektunterlagen.
- Verzichten Sie auf Tageskopien.
- Benennen Sie Ihre Ordner in der PC-Ablage und in Outlook genauso wie die im Schrank. Was Sie im PC ablegen, drucken Sie nicht noch einmal zur Ablage aus.
- Doppelte Wiedervorlage: Viele Sekretärinnen führen ihre Wiedervorlage in einem nach Tagen geordneten Pultordner. Zusätzlich halten sie in Outlook fest, was zu tun ist, und lassen sich bei Fälligkeit daran erinnern. Damit machen sie sich doppelte Arbeit! Alternative für Sie: Notieren Sie direkt bei den Vorgängen in der Wiedervorlage, was Sie zu tun haben. Lassen Sie sich von Outlook nur an die Fälligkeit erinnern.
- Führen Sie die Wiedervorlage alphabetisch. Dann liegt das „Projekt Kollwitzstraße“ unter „K“ und nicht unter dem Datum. Damit finden Sie und Ihr Chef die Unterlagen bei Bedarf schneller.
- Chefbüro-Ablage: Legen Sie Dokumente entweder nur im Chefbüro oder nur im Sekretariat ab, nicht doppelt.
- Erklären Sie Ihrem Team die Ablage, am besten in einer Extrabesprechung. Oft bestehen Kollegen nur deshalb auf doppelter Ablage, weil sie die Systematik nicht durchschauen.