Schiebt Ihr Chef unliebsame Aufgaben gern vor sich her? Müssen Sie dann auf den letzten Drücker Unterlagen erstellen oder ihm anderweitig aus der Patsche helfen? Ärgerlich, denn nicht selten geraten Sie durch diese kurzfristig übertragenen Aufgaben ordentlich unter Druck. Nur: Was tun?
Klar, dass Sie wichtige Aufgaben so weit vorbereiten, wie Sie können. Doch was machen Sie, wenn Sie merken, dass die Zeit drängt und Ihr Chef auf Ihre wiederholten Erinnerungen nicht reagiert?
7 Sekretärinnen-Handbuch-Tipps, wie Sie Sie Ihren Chef dazu bekommen, rechtzeitig zu delegieren
1. Bevor Sie zu irgendwelchen Maßnahmen greifen, sprechen Sie mit ihm. Erläutern Sie ihm anhand eines tatsächlichen Vorfalls, welche Konsequenzen das Vorgehen hatte. Machen Sie deutlich, dass Sie die gewohnte Qualität nur dann garantieren können, wenn Last-Minute-Aufträge vermieden werden. Zeigen Sie Verständnis für seine Situation (er macht das schließlich nicht mit Absicht), aber appellieren Sie auch an sein Verständnis für Ihre Lage.
2. Treffen Sie eine Vereinbarung. Beenden Sie ein Gespräch über das rechtzeitige Delegieren nicht nur mit einem freundlichen Lächeln und dem befriedigenden Gefühl ,,Gut, dass wir darüber gesprochen haben“. Vielmehr sollten Sie mit Ihrem Chef eine feste Vereinbarung treffen, dass er Sie mit Ihrem Anliegen ernst nimmt, wenn Sie eine Arbeit bei ihm anmahnen. Vereinbaren Sie auch, dass er Ihnen gegenüber offen ist, wenn er Hilfe braucht und Zeitmangel ihn daran hindert, Aufgaben rechtzeitig an Sie weiterzugeben. Bieten Sie ihm Ihre Unterstützung an. Machen Sie deutlich, dass Sie beide ein Team sind und dass nur eine gute Zusammenarbeit Sie beide erfolgreich macht.
3. Erläutern Sie den ,,Rattenschwanz“. Wenn Ihr Chef etwas auf den letzten Drücker erledigt haben möchte, hängen häufig auch noch andere Aufgaben davon ab, die Sie bis dahin nicht haben fertig stellen können. Machen Sie ihm klar, welche Konsequenzen es haben kann, wenn er ein Last-Minute-Arbeiter ist und wie sich das möglicherweise auf das Ansehen und den Ruf Ihres Büros oder Ihrer Abteilung auswirkt.
4. Lassen Sie ihn auflaufen. Solange Sie immer alles schaffen, sehen einige Chefs vielleicht gar nicht ein, warum sie langfristiger planen sollten. Verständlich: es klappt ja schließlich immer noch irgendwie. Den ganz Hartgesottenen kommen Sie nur bei, wenn Sie sie mal auflaufen lassen. Das hört sich gemein an, ist aber, wohl dosiert, legitim. Es müssen Unterlagen für das einmal im Jahr stattfindende Treffen der Außendienstmitarbeiter in einem Ordner zusammengestellt und 50fach kopiert werden. Trotz mehrfachen Drängens rückt Ihr Chef die Unterlagen nicht heraus wie jedes Jahr. Und auch in diesem Jahr wird er Sie am Samstag zu Hause anrufen und bitten, am Sonntag für zwei Stunden ins Büro zu kommen, um noch schnell die Unterlagen zu vervielfältigen. Eine solche Situation ist ideal, um Ihrem Chef klarzumachen, dass ,,Last-Minute- Aufträge“ doch nicht immer funktionieren. Ihre Taktik: Sie gehen an dem betreffenden Wochenende nicht ans Telefon, damit Sie sich erst gar nicht mit ihm auseinandersetzen und ihm erklären müssen, weshalb Sie nicht ins Büro kommen.Beachten Sie: Niemand kann Sie zur Verantwortung ziehen, dass Sie am Wochenende nicht einsatzbereit sind. Selbstverständlich sollten Sie vorher alles unternommen haben, dass die Unterlagen hätten pünktlich fertig gestellt werden können. Dann können Sie mit gutem Gewissen die Arbeit am Wochenende ,,verweigern“.
5. Loben Sie. Wenn Ihr Chef seine Arbeitsweise ändert und entgegen seiner sonstigen Gewohnheit rechtzeitig an Sie delegiert, loben Sie ihn dafür. Bedanken Sie sich und sagen Sie, wie sehr Ihnen das hilft. Das wird ihn freuen und hoffentlich darin bestärken, auf diesem eingeschlagenen Weg weiterzugehen.
6. Arbeiten Sie vor. Häufig können Sie viel für Ihren Chef vorbereiten. Sie wissen, dass eine Präsentation ansteht. Er liefert Ihnen trotzdem nicht die nötigen Zahlen. Erstellen Sie vorab den Präsentationsrahmen. Überlegen Sie sich: Wie viele Folien sind erforderlich, was macht am meisten Sinn? Besorgen Sie selbst Zahlenmaterial. Sagen Sie nicht ,,Das sehe ich doch gar nicht ein, dass ich das alles mache“, sondern arbeiten Sie vor, soweit Sie können. Vielleicht delegiert er diese Aufgabe dann künftig auch vollständig an Sie.
7. Nerven Sie. Wenn nichts anderes hilft: Sprechen Sie ihn unentwegt auf die bevorstehende Deadline an. Schreiben Sie ihm zusätzlich Zettel, worauf Sie um Kooperation bitten. Manchmal haben ,,Nervensägen“ Erfolg.